Generelt finnes programvareprogrammer for å gi bekvemmelighet og for å effektivisere arbeidet. De tilbyr vanligvis en rekke effektive verktøy for å hjelpe deg med å øke produktiviteten.
Men hva om jeg fortalte deg at uansett hvilken app du bruker, er det sannsynlig at du ikke bruker det til sitt fulle potensial?
For å få mer ut av dine daglige verktøy, lær å låse opp maktens kraft .
Hvorfor maler?
Ta for eksempel tekstprosessorer. Hver gang du oppretter et nytt dokument, starter du fra begynnelsen. Det er ideelt og nødvendig hvis du lager noe nytt, nyskapende eller friskt. Men hvis du lager et dokument som har et universelt design, slipper du bare tid.
Uansett hvilken app du bruker, og uansett hvilken type prosjekt du går på, har det sannsynligvis allerede en forhåndsdefinert mal tilgjengelig. Hvis ikke, kan du vanligvis lage dine egne maler for å ringe på senere.
Ta denne tilnærmingen til daglig produktivitet Hvordan 6 enkle Evernote-maler øker min daglige produktivitet Hvordan 6 enkle Evernote-maler øker min daglige produktivitet Opprett egendefinerte maler i Evernote. Med disse malene kan du øke produktiviteten på jobben og i ditt personlige liv. La oss se hvordan du kan lage dine egne evernote-maler raskt. Les mer kan forbedre livet ditt ved å spare deg tid, hjelpe deg med å produsere godt arbeid, og kanskje til og med ved å hjelpe deg med å oppdage nye formler for de daglige oppgavene du ikke hadde tenkt på.
Så når du forplikter deg til å bruke maler, er det viktig å vite hva som gjør en mal verdt tiden din i utgangspunktet.
Slik spotter du en god mal
Det første skrittet for å velge en mal er å bestemme nøyaktig hva du trenger ut av det. Hva skal du bruke den til? Hva slags informasjon skal du inkludere?
Selvfølgelig vil dette også avhenge av appen du planlegger å bruke. Det bringer meg til mitt neste punkt:
Pass på at du forstår det fulle omfanget av søknaden du får malen for. Forsikre deg om at du forstår det fulle omfanget av malen. Opprett din egendefinerte PDF-mal for å planlegge noe. Lag din egendefinerte PDF-mal for å planlegge noe. Maler er viktige tidsbesparende enheter du kan bruke til nesten alle situasjoner i livet. Når den spesielle situasjonen kommer, kan du lage din egen mal? Det er lett. Vi viser deg hvordan. Les mer, så vel.
Med andre ord, hva slags ting vil du kunne gjøre med det? Er det noen endringer eller endringer du ikke kan gjøre? Hvilke begrensninger eller begrensninger må du være oppmerksom på? Er det elementer som må presenteres på en bestemt måte?
En hvilken som helst god mal er både fleksibel og tilpassbar. Du bør kunne forme det til akkurat det du trenger, hvis det ikke er den veien allerede.
Foreløpig synes disse tipsene generalisert, men du forstår deres verdi så snart du dykker inn og begynner å lete etter en mal. Husk å skrive ned og spesifiser hva du trenger ut av malen først, og gå derfra.
Maler for populære applikasjoner
Deretter tar vi en titt på noen eksempler på maler for flere populære apper. Vær oppmerksom på typen maler som er uthevet, og prøv å gjøre det samme for dine egne apper - spesielt hvis de ikke er på listen.
Gjennom effektive maler kan du låse opp det virkelige potensialet i appene dine og ta programvareopplevelsen til neste nivå.
asana
Asana, hvis du ikke allerede er kjent, er et teambasert prosjektstyringsverktøy. Enda viktigere er det et sosialt organisasjonsverktøy for små til store lag, komplett med inline chatting, interaksjoner og mer.
Det lar deg holde kontakten med teamet ditt, lage og organisere prosjekter og tilordne oppgaver til lagmedlemmer. Du kan organisere prosjekter på en rekke måter, med ulike oppgaver å gjøre opp en helhet. Det er flere verktøy og funksjoner for å øke din erfaring også. For eksempel kan noen legge ved filer fra cloud storage-tjenester, som Dropbox, eller laste dem opp for tilgang til Internett. Dette lar deg enkelt dele filer mellom lagmedlemmer.
I motsetning til noen av de andre appene på denne listen, kan du ikke laste ned forhåndsdefinerte maler for bruk i Asana. Men du kan lage dine egne maler for å bruke når du trenger dem.
Det er et par måter å gjøre dette på. Du kan enten lage en mal fra begynnelsen, med full intensjon om å bruke den som en mal fra fargekartet, eller du kan slå et eksisterende prosjekt eller en oppgave i en mal, slik at du kan lagre den nåværende strukturen.
Dette er flott for oppgaver som å skape nye klient sjekklister, produktmarkedsføring innhold, kvalitetssikringsplaner, onboarding materialer for nye ansettelser og mer. Du kan lagre gjeldende struktur eller layout som en base for å gjenbruke og modifisere for fremtidige oppgaver og prosjekter.
Den fullstendige ressursen for å arbeide med maler i Asana finner du her.
Asana er gratis å bruke for lag på opptil 15 personer, eller $ 8.33 (fakturert årlig) per medlem for større lag.
Lerret
En av de beste tingene med Canva, et online bilderedigering og designverktøy, er at det er massevis av maler tilgjengelig for å jobbe med.
Canva er i utgangspunktet den mindre kompliserte Photoshop av moderne grafisk design. 6 Awesome steder å finne gratis InDesign-maler. 6 fantastiske steder å finne gratis InDesign-maler. Hva med å bruke en profesjonell InDesign-mal i stedet for å lage din egen? Denne artikkelen diskuterer de beste gratis malingssider på nettet. Les mer . Det er kraftig, og det er massevis av ressurser tilgjengelig fra appen for å lage grafikken du trenger for blogginnlegg, skrive ut ressurser og mer. Du kan utnytte eksisterende former, clipart, skrifttypestiler og visuelle elementer for å produsere nøyaktig hvilken type grafikk du trenger.
Å velge en eksisterende mal for å jobbe med i Canva er gledelig enkel. Bare start programmet, og du vil bli presentert med en rekke alternativer å velge mellom.
Det du kanskje ikke vet er at, med en Canva for Work-konto, kan du opprette og lagre dine egne merkede maler for bruk når som helst. Dette er greit da alternativene er der rett foran deg.
Det finnes en løsning du kan bruke for standardversjonen av Canva til personlig bruk. Appen lagrer automatisk alle tidligere dokumenter du har opprettet, forutsatt at du logget på. Sørg for å gjøre det, opprett et nytt dokument, og fyll det med generiske bilder og innhold.
Senere kan du redigere det eksisterende dokumentet ved å lage en kopi og gå derfra. Det er akkurat som å ha en egendefinert mal!
Canva Basic er gratis å bruke, men det er begrensninger på innholdet du kan inkludere i grafikken din. Du kan betale individuelt for å bruke visse grafiske elementer fra appen, og kostnadene vil variere.
Canva for Work er $ 12, 95 per måned for hver designer på et lag som trenger tilgang til verktøyet, og at prisen er nedsatt til $ 9, 95 i måneden hvis du betaler på årsbasis.
Kanbanize
Kanbanize, et populært Kanban og fleksibelt styringsverktøy, har innebygd støtte for tilpassede korttyper og maler.
Verktøyet brukes til å strømlinjeforme arbeidsprosesser ved å gi et visualisert fremdriftsbord. Det er egentlig en digital versjon av Kanban-prosessen. Du lager det som heter et prosjektkort som fungerer som en tavle eller tavle. Deretter oppretter du oppgavekort for alle de forskjellige trinnene som må gjøres for å fullføre prosjektet ditt - disse fungerer som klebrig notater. Disse oppgavene blir tildelt individuelle lagmedlemmer og hjelper deg med å holde oversikt over hva som er gjennomført og hva som fortsatt må gjøres.
Vanligvis trenger du å lage oppgavekort og prosjektbrett fra grunnen, og redigere alle de individuelle attributter, felt og detaljer når du går. For å gjøre ting enklere, kan Kanbanize du opprette maler av disse elementene.
Verktøyet lar deg endre forhåndsdefinerte maler av oppgavekort, slik at du ikke trenger å lage dem fra hver gang. Det er spesielt praktisk hvis det finnes attributter du bruker regelmessig, og du kan gjøre det samme med prosjektbrett for å holde felt og attributter konsistente på flere prosjekter.
Å sette opp en mal i Kanbanize er ganske intuitiv, men hvis du foretrekker detaljerte trinn, har nettstedet også enkle å følge instruksjonene på siden Korttyper og maler.
Kanbanize tilbyr en gratis prøveversjon for opptil 1000 handlinger. Etter det er det $ 9 per lagmedlem per måned (fakturert årlig) for mindre grupper på opptil 20 brukere. For større organisasjoner er det $ 15 per bruker per måned.
google Dokumenter
Google Docs er en skybasert tekstbehandling som er ekstremt allsidig. Hvis du noen gang har brukt Microsoft Word, OpenOffice eller lignende verktøy, er det nesten akkurat det, med unntak av at det er en elektronisk app. Det finnes også mobil- og nettbrettversjoner av verktøyet, slik at du kan redigere dokumenter på farten, og det er en frakoblet funksjon for når du må forlate din beskyttede Wi-Fi-boble.
Som de fleste tekstbehandlere kan du laste ned premade maler for å lage dokumenter med verktøyet. Den typen maler du trenger tydelig avhenger av prosjektet eller innholdet du planlegger å jobbe med. For eksempel er det maler for kalendere, dekselbrev, gjenopptar 3 Nyttige nettsteder for gratis nedlastbare CV-maler 3 Nyttige nettsteder for gratis nedlastbare CV-maler Les mer, fakturaer, forretningsplaner, prosjektets tidslinjer og mye mer.
Du finner noen av de beste forhåndsdefinerte Google Docs-mallene uthevet her 24 Google Dokumenter-maler som vil gjøre livet enklere 24 Google Dokumenter Maler som vil gjøre livet ditt enklere Maler kan spare deg for mye tid. Vi samler 24 tidsbesparende Google Dokumenter-maler for arbeid, helse, hjem og reise. Fortsett med dine prosjekter, i stedet for å slite med å sette sammen dokumenter. Les mer .
Du kan også lage din egen mal enkelt ved å lagre et dokument med basisinnholdet og deretter kopiere den filen senere for redigering.
Hootsuite
Hootsuite er et superkraftig sosialt markedsføringsverktøy som lar deg administrere sosiale kontoer og legge inn innhold til ulike sosiale nettverk.
Det som gjør det bra for bedrifter store og små, er at det tilbyr flere kortfattede analyseverktøy for å følge med det sosiale innholdet du legger inn. Du kan spore engasjementsnivåer, visninger, oppsummeringsprosent og mer.
En av de gode funksjonene i Hootsuite - og det er mange - er at du kan lage maler av tilpassede sosiale meldinger. Dette tillater deg å gjenbruke innhold som du kontinuerlig vil legge inn. Dette er en funksjon som mangler svært fra de fleste sosiale nettverk, spesielt fra mange bloggers og småbedriftseiere.
For eksempel, la oss si at du har en kampanje som skjer hele måneden som du vil at dine sosiale følgere skal vite om. I stedet for å lage et nytt sosialt innlegg fra begynnelsen hver gang du vil sende ut reklameinnholdet, kan du lagre meldingen som en mal for å ringe på senere. Deretter kan du i løpet av måneden åpne denne malen og planlegge sosiale innlegg - identisk eller lett redigert hver gang.
Hvis du lurer på hvordan du konfigurerer maler, finner du detaljerte instruksjoner her.
Hootsuite Pro, som tillater opptil 10 brukere, er $ 9, 99 per måned fakturert årlig. Hootsuite Business, som er for større lag, har ikke en oppført pris per bruker, så du trenger å komme i kontakt med supportteamet for mer info.
Freshbooks
Å drive en bedrift, stor eller liten, er ikke en lett oppgave, særlig når det gjelder økonomistyring. FreshBooks er et regnskapsverktøy som rapporterer at det kan frigjøre gjennomsnittlig to hele dager per måned for kunder som ellers ville bli brukt til å utføre vanlige regnskapsoppgaver.
Det er et QuickBooks-alternativ som fungerer bra og har et minimalt, men i stand til, grensesnitt.
Jeg kan ikke gå over hver eneste funksjon i tjenesten fordi jeg ville være her hele dagen - det er mye. Hva jeg kan snakke om, er den utmerkede malen støtte appen tilbyr.
FreshBooks har allerede et pre-laget malverktøy for å generere fakturaer og estimater. Du kan tilpasse maler direkte fra kontoadministratorpanelet. Dette gjør at du kan kutte ned på tiden du vanligvis bruker til å lage disse typer dokumenter ved å tilpasse nødvendig informasjon og felt opp foran. På den måten når det er på tide å sende ut en faktura De beste gratis måtene å opprette og administrere fakturaene dine Online De beste gratis måtene å opprette og administrere fakturaene dine Online Det er en oppgave å sikte gjennom faktureringsverktøy for å finne de som tilbyr funksjonene du trenger . Ikke la det sakte produktiviteten din. Vi ser på seks av de beste løsningene. Les Mer til en klient, eller generer estimater, du trenger bare å redigere en liten mengde info.
FreshBooks er 39, 95 dollar per måned for Premium-planen, som gjør at du kan regne et ubegrenset antall kunder og opprette et ubegrenset antall fakturaer og rapporter. Hvis du bare trenger å regning 50 kunder eller mindre, kan du nab Plus-planen for $ 24, 95 i måneden, som også inneholder et ubegrenset antall fakturaer og rapporter.
Zapier
Zapier er et kraftig verktøy som kan hjelpe deg med å automatisere oppgaver Lag fantastiske livsautomasjoner med flerstegs Zaps Opprett fantastiske livsautomasjoner med Multi-Step Zaps Zapier, den største enkeltkonkurrenten til IFTTT, kunngjorde at den nå gir brukerne muligheten til å skape flere handlinger automatisering kalt multi-trinn zaps. Les mer ved å definere en serie utløsere og handlinger. Gjennom appen oppretter du noe som heter "zap", som fungerer som en generell regel eller en mal, for handlingen du vil utføre.
Verktøyet kan brukes til å koble to Zapier-støttede apper til hverandre for å oppnå arbeid.
For eksempel kan du sette opp en zap, eller regel, som automatisk lagrer Gmail-vedlegg til Dropbox-kontoen din. Du kan også sette opp regler for å opprette et Trello-kort hver uke, fylle nye rader i Google Sheets med RescueTime-sammendragsrapporter og mye mer.
I hovedsak er hver regel eller handling du oppretter i Zapier en mal.
Dette verktøyet er uvurderlig for bedriftseiere og de som jobber i raske miljøer. Du kan automatisere en rekke oppgaver gjennom godt over 500 tredjepartsapps som Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote og mer.
Tenk på hele tiden du kan spare ved å automatisere verdslige oppgaver som du utfører med jevne mellomrom.
Zapier har et bredt utvalg av betalingsnivåer som spenner fra Basic ($ 20 per måned) til Business Plus ($ 125 per måned) og Infrastruktur ($ 250 per måned). Antall regler du kan opprette, avhenger av abonnementsplanen du velger.
Hvilke maler vil du begynne å bruke?
Maler, så lenge de er effektive, kan spare deg for mye tid og krefter. De gir deg mulighet til å hoppe over generelle trinn i dokument- og oppgaveverktøy for å komme seg rett til nitty-gritty. Med alle appene som er oppført ovenfor - og mange som ikke er nevnt her - kan du laste opp en mal og redigere bestemte felt for å få akkurat det du trenger.
Vi kan alle bruke litt ekstra tid, og ved å utnytte maler, har du råd til deg akkurat det.
Så, hvordan vil du bruke maler for å gjøre livet ditt litt lettere? Hvilke maler bruker du allerede? Fortell oss i kommentarfeltet nedenfor!
Bildekreditt: Helloquence