Outlook er fortsatt en av de mest populære e-postplattformene på arbeidsplassen, og den er fullpakket med mange flotte produktivitetsverktøy som kan spare deg for massevis av tid. Hvis du er på utkikk etter flere tips for å legge til i Outlook-arsenalet, er det tre måter du kan bruke e-postklienten til å holde på sporet.
1. Merk e-post som lest omgående
Når du klikker på en ulest e-post i Outlook og sletter den uten å flytte til en annen melding, blir den ulest. Dette er spesielt irriterende fordi du vil slutte å tro at det er uleste meldinger i søpla.
Gå til Fil > Valg > E-post . Under Outlook-rutene klikker du på Leser- knappen, og en dialogboks vil dukke opp med noen alternativer. Den eneste innstillingen du må endre er Marker elementer som lest når de vises i leseruten . Pass på at boksen er merket, og skriv inn 0 for antall sekunder å vente før du merker et element som lest.
Klikk OK i dialogboksen, og igjen på Mail-innstillingene. Nå når du klikker på en e-post i Outlook, blir den merket lest umiddelbart.
2. Opprett øyeblikkelig nye e-poster med kopiert tekst
Hvis du har kopiert tekst fra nettleseren din, et dokument, fra en annen e-post eller fra et annet sted på datamaskinen, kan du umiddelbart opprette en ny e-post med den teksten i e-postens kropp ved å bare trykke på snarveien Ctrl + V hvor som helst i Outlook.
For e-poster, vil du være på Mail-fanen. Hvis du er på fanene Kalender, Kontakter eller Oppgaver, vises teksten i en ny gjenstandsdialogboks for den respektive fanen.
3. Slå av varslinger med unntak
Hvis du trenger å fokusere og Outlook-e-postvarsler forstyrrer deg, kan du slå dem av. Men hvis du fortsatt vil holde øye med e-postmeldinger knyttet til prosjektet du jobber fra, eller fra bestemte personer, kan du opprette unntak fra regelen.
Gå først til Arkiv > Valg > E-post . Under Melding ankomst, kontroller at alle valgmulighetene for varsler er fjernet, og klikk deretter OK.
Deretter skal du lage unntak for bestemte kontakter. Det er flere måter du kan gjøre dette på.
Hvis du bare er interessert i varsler for bestemte kontakter, er den enkleste måten å gjøre dette på å navigere til en e-post fra dem, høyreklikk den og velg Regler> Opprett regel . I dialogboksen som dukker opp, må du kontrollere at under Når jeg får en e-post med alle de valgte forholdene, er alternativet Fra valgt. For Sørg for at Visning i vinduet Nytt elementvarsel er merket. Hvis du vil, kan du også aktivere lydvarselet, og også gå inn i Avanserte alternativer for flere forhold som tekst i emnelinjen og nivået av betydning.
Hvis du vil, kan du velge mellom flere forhold ved siden av avsenderen, men for dette må du gå til fanebladet øverst på skjermen, klikke på Regler- knappen og gå til Administrer regler og varsler . Klikk på knappen Ny regel . Under Hold deg oppdatert, klikk på alternativet Vis e-post fra noen i vinduet Nytt elementvarsel og klikk på Neste .
Du finner en liste over ulike forhold for typer e-postmeldinger du mottar: av avsender (en person eller en gruppe), ved bestemte ord i emnet, kun sendt til deg, merket som viktig eller flagget, med bestemte ord i kropp, med vedlegg, og mye mer.
Merk av i boksen for tilstanden du vil bruke i trinn 1, og i trinn 2 vil du se koblet tekst for hvert element. Klikk på hver lenke og følg instruksjonene angående typen innhold som skal angis. Når du har gjort alle dine valg, klikker du Neste .
Du kan deretter velge handlingen din. For varsler kan du sette det slik at Outlook viser en bestemt varselmelding etter eget valg, en stasjonær melding og / eller en lyd. Når du har valgt ditt valg, klikker du på Fullfør . Du vil se at regelen vises i listen Regler og varsler.
Hvis du er ferdig med å fokusere og ønsker å slå varslinger tilbake, går du bare tilbake til Fil > Valg > E-post og under Meldingen, kom igjen varslinger om igjen.
Hvilke Outlook tips og triks bruker du å være produktiv? Del dem med oss i kommentarene.