Det er alltid en god ide å ha en fullstendig utfylt kontaktliste knyttet til din e-postkonto. Navn, adresser, telefonnumre, e-postkontoer, fødselsdager ... .Du kan chucke de tatoverte papiradressebokene unna.
Det er altså teorien.
Fra Gmail er det imidlertid notorisk vanskelig å holde ting rent og organisert. For å gi kreditt til Gmail der kreditt skyldes, har den nye versjonen av Kontakter gjort en mye bedre jobb med å tømme ting. Med den eldre versjonen ble ting bare kastet inn, blandet om og burped ut.
Med den nye versjonen er det mye lettere å holde ting ryddig. Spesielt når du prøver å finne dupliserte oppføringer. Dette er bra fordi når du har en smarttelefon, blir Google-kontaktlister ofte synkronisert. Hvor lett er det å synkronisere Google Mail, kontakter og kalender til iPad? Hvor lett er det å synkronisere Google Mail, kontakter og kalender til iPad? Du kan bruke Apples iCloud til e-post og kontakter på iPad, men det er en god sjanse for at du allerede bruker Gmail og Google Kalender. Les mer i. Hvis din kontaktliste er et rot, så vil telefonen din.
Så la oss se hva vi kan gjøre for å holde vår digitale sorte bok ren og ryddig. Deretter vil du kanskje finne telefonnummeret til den varme fyren eller jenta du møtte i en bar i forrige måned. Er " beklager, Google-kontakter spiste nummeret ditt " teller som en gyldig unnskyldning for ikke å ringe tidligere?
Først, flytt til den nye versjonen
Siden den eldre versjonen av Kontakter fortsatt er i bruk, ville det være ganske vanskelig hvis jeg måtte dekke begge versjoner. Så siden den nye versjonen er mye bedre, anbefaler jeg at du bytter over. Du må bytte over manuelt, siden den nye versjonen fortsatt teknisk kalles en "forhåndsvisning".
Så å flytte over, se i venstre sidebjelke, og du vil se et alternativ som sier:
Klikk på den lille mesteren, og du vil bli flyttet til den nye versjonen med en gang. Nettadressen for kontaktene dine vil nå være https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (selv om http://www.google.com/contacts automatisk omdirigerer det også).
Når du har importert noen e-postadresser En hurtigveiledning for å importere og eksportere e-postkontakter En hurtigveiledning for import og eksport av e-postkontakter Ville mister e-postkontakter være et mareritt? Bedre tilbake dem opp! Vi viser deg hvordan du bruker Outlook, Gmail og Thunderbird. Kontaktbackupprosessen bør være lik for andre klienter. Les mer fra andre webposttjenester, så kan du begynne å våren ren.
Deaktiver kontaktlisten Auto-Complete
Det første du må gjøre er å deaktivere automatisk fullføring i Gmail- innstillingene . Gå til Gmail og klikk på Cog Wheel. Gå til Innstillinger> Generelt> Opprett kontakter for å fullføre automatisk .
Denne funksjonen (når den er aktivert) vil sette alle e-postadressene du mottar i adresseboken. Dette vil raskt gjøre kontaktene dine et absolutt rot. Så det er best å aktivere "Jeg legger til Kontakter meg selv". Lagre og gå tilbake til kontaktsiden din.
Finn duplikatene og slå dem sammen
Det neste trinnet er å finne duplikatene, og det er her den nye versjonen av Kontakter skinner. I den gamle versjonen måtte du lete etter dem selv. I den nye versjonen finner du duplikatene automatisk, og du blir spurt om du vil fusjonere dem. Du kan enten undersøke og slå sammen hver enkelt enkelt, eller du kan stole på Google og klikke på " Merge all ".
Umiddelbart vil du legge merke til en stor forbedring i kontaktlisten din. Ikke flere fem versjoner av moren din. Nå er hun alle gjemt i fint og ryddig inn i en oppføring.
Slett crap
OK, her er en av de kjedelige delene. Du trenger nå å gå gjennom den gjenværende listen og slette all crap. Vi snakker spam-adresser, fortsatt får spam? 4 Email feil å unngå i dag fortsatt får spam? 4 Email feil å unngå i dag Å unngå spam er umulig. Men det er noen mindre kjente tips, triks og hemmeligheter som kan hjelpe deg med å bekjempe kampen mot mistenkelig e-post. Les mer som i både Viagra-typen spam og også fra personer du ikke ba om å høre fra (Jeg ser på deg Nigerian bankansvarlig med en død klient. Gjør Nigerian Scam Emails Skjul en forferdelig hemmelighet? Scam Emails Skjul en forferdelig hemmelighet? [Opinion] En annen dag, en annen spam e-post faller inn i innboksen min, på en eller annen måte jobber seg rundt Windows Live spamfilteret som gjør en så god jobb med å beskytte mine øyne fra alle de andre uønskede ... Les mer verdt $ 50 billioner), folk du ikke lenger kommuniserer med, e-postadresser som du bruker til å sende kontakt til webapper (forutsatt at du ikke bruker dem selvfølgelig) ... .. utgangspunktet alt som gjør at listen din ser ut som en digital deponi .
Avhengig av størrelsen på kontaktlisten din, kan dette ta alt fra noen minutter til 30 minutter for å fullføre. Vær hensynsløs. Sviske! Kutte opp! Skråstrek!. Tenk på deg selv "trenger jeg virkelig å få denne e-postadressen til å rote opp min liste?". Jeg klarte å få min liste ned fra bare under 500 til like under 100. Det var faktisk ganske frigjørende. Google sier at den øvre grensen er 25 000 kontakter, men kom igjen, hvem har i deres rette sinn 25 000 legitime kontakter?
Å gå gjennom telefonkontaktlisten min nå er det digitale svaret på å få det nøyaktige stykket du vil ha i Tetris. Med andre ord, perfekt!
Ekskluder Google Plus-følgere fra listen din
Google Plus Plus: En guide for alle Google Plus: En guide for alle Hvis du leser denne veiledningen, har du sikkert lurt på: "Hvorfor skal jeg registrere meg for Google+?" Svaret er enkelt: Google. Du har kanskje hørt om dem. Les mer er sannsynligvis en av de mest skandaløse tingene som Google noensinne har oppfunnet. Min opprinnelige takknemlighet for det ble raskt surt da Google bestemte seg for å presse Plus i hver eneste krok og kran av et Google-produkt. Heldigvis ruller de nå tilbake, men notatet ser ikke ut til å nå Gmail-teamet, fordi kontaktlisten din har Plus-tilhenger i den (forutsatt at innstillingen er aktivert).
Hva er enda verre er at alternativet " Finn duplikater " ikke teller en Plus-tilhenger som en duplikat, hvis de allerede er i kontaktlisten din.
For å illustrere dette, her er vår administrerende redaktør, Ryan Dube, i kontaktlisten min. Den første er hans riktig oppføring, og den andre (uten bildet) er hans Plus-oppføring. To separate oppføringer, men i henhold til Kontakter, har jeg ingen duplikater.
Så for å være produktivitet, ryddighet, korthet, hva du vil kalle det, utelukker du "Sirkler" fra Plus. Google Plus er et døende dyr Google Plus: Den nyeste i lang linje med sosiale flops Googles pluss: Den siste i lang linje med sosiale flops Googles historie om lansering av sosialt nettverk er en rekke feil. Les mer uansett. Hvilken bruk er det i adresseboken din?
Fyll ut alle feltene for hver kontakt
Nå har du slått sammen duplikatene, fjernet crap, og nuked Google Plus, det er på tide å jobbe med hver gjenværende kontakt. Dette vil være den lengste delen og krever mest engasjement. Det vil være fristende å kutte hjørner og hoppe over noen skritt, bare for å få det ferdig. Men hold deg til det. Du vil sette pris på det senere. Ta litt kaffe, ta litt god musikk, og snu ned for lang tid.
Dobbeltklikk på en kontakt for å åpne den og klikk på blyanten i øverste høyre hjørne for å redigere. Nå er det mer enn sannsynlig at noen felt kommer til å være et komplett rot, mens andre blir helt tomme.
Også, som du kan se fra et av skjermbildene i forrige avsnitt, kan du angi en landskode for telefonnumre. Hvis tallene dine i kontaktene dine er hovedsakelig fra ett land, kan du angi landskoden og Google vil automatisk sette inn den for deg. Ulempen er selvfølgelig når du har et nummer fra et annet land. Plutselig begynner ting å komme inn i et rot, og disse tallene må løses.
Der du ser felt som inviterer deg til å " Legg til en ... .. ", dobbeltklikk på dem og begynn å skrive. Hvis du ruller ned til bunnen av boksen, vil du se en lenke som heter " Vis alle felt ". Hvis du klikker på det, plutselig er du bortskjemt for valg, inkludert å legge til hvordan man uttaler navnet. Du kan til og med lage egendefinerte felt, hvis du vil spesifisere om en kontakt foretrekker bokser eller trusser.
Til slutt, hvis kontakten er veldig viktig for deg, har du muligheten til å markere dem med en gul stjerne, akkurat som Gmail.
Ryd opp kontaktens navn og adresse
Ta en Red Bull eller to for å holde opp den flaggende energien fordi vi er nesten ferdige. De vanskeligste delene er over, og vi er nå hjemme strekningen.
Når du går gjennom hver kontakt, må du kontrollere at kontaktens fulle navn er skrevet riktig sammen med hele adressen. I tillegg til at du umiddelbart kan ringe opp den riktige personen når du skriver en e-post, har profilen riktig fylt ut, noe som gjør Google Maps til en absolutt glede å bruke.
Hvis du er på veien, og du trenger veibeskrivelse til en kontaktplass, bare skriv inn navnet sitt i Maps, og navnet fra kontaktene dine kommer opp med hele adressen. Klikk på dem, og kartet vil zoome inn på deres plassering, der du deretter kan be om retninger. Hvem trenger en dyr GPS når du har Google Maps på en dataplan?
Tilsynelatende er det 8.500 km fra mitt sted til Saikat. Hvis jeg begynner å gå nå, vil jeg være der, via en naturskjønn rute gjennom Afghanistan, om 72 dager. Det er gjennomførbart.
Opprett grupper for å kategorisere kontakter
For å være virkelig super duper organisert, kan du tilordne hver kontakt til en gruppe. Bare klikk " Ny gruppe " for å opprette en ny. Å legge til kontakter i en gruppe er enkelt. Gå ned i kontaktlisten, mus over de ønskede kontaktene, og klikk på kryssboksen på venstre side.
Det gir umiddelbart en blå bar øverst på skjermen, med flere alternativer. En av dem er å legge til i en gruppe, eller endre grupper. Ved å klikke på det får du en liste over gruppene. Klikk på gruppen du vil ha, og kontakten vil bli sendt der.
Nå kan du klikke på hver gruppe i venstre sidebjelke og se alle kontaktene som er tildelt der.
Lag en sikkerhetskopi
Etter alt dette hardt arbeid, må du sikkerhetskopiere alt Slik laster du ned og sikkerhetskopierer Gmail og andre Google-data Slik laster du ned og sikkerhetskopierer Gmail og andre Google-data Vi lagrer flere og flere data i skyen disse dager. E-post, kontakter, dokumenter, bilder, kalenderoppføringer - du heter det, det er på Googles servere. Men hva skjer når de tjenestene vi stoler på, går ... Les mer, hvis Google Kontakter går i magen. Kanskje de vil ha en glitch på slutten, eller kanskje vil du rote den opp på slutten. Uansett, å ha en backup løser alle problemer, og det er ikke vanskelig i det minste. Du trenger bare å huske å oppdatere sikkerhetskopien med jevne mellomrom.
I venstre sidefelt er et alternativ kalt " Mer ". Utvid det, og du vil se " Eksporter ". Det er ditt backupalternativ. Men når du klikker på " Eksporter ", vil du se dette.
Husk at dette er en forhåndsvisning av Kontakter, og boblebryteren er ikke tatt av ennå. For øyeblikket må du gå tilbake til den gamle versjonen av Kontakter for å eksportere listen. Ikke vær redd, når du går tilbake til den nye versjonen, vil alt være akkurat som du forlot det.
Så, i den gamle versjonen av Kontakter, se til toppen av skjermen og " Mer " -menyen. Slip det ned og velg "Eksporter".
Da får du noen alternativer. Velg hva du vil, avhengig av dine behov, og klikk deretter på " Eksporter " -knappen. Du vil da få den forespurte filen lastet ned til datamaskinen.
Bruk IFTTT & Zapier Scripts
Herfra er målet automatisering, automatisering, automatisering. Hold kontaktene dine i form og sikkerhetskopiert med så liten innsats som mulig på slutten.
Dette er hvor IFTTT og Zapier kommer inn. Du kjenner alle disse webtjenestene, slik at du kan automatisere mange aspekter av ditt onlineliv gratis. Etter min mening er IFTTT det enklere av de to å bruke, men det er bare meg.
Vær imidlertid forsiktig med noen av disse skriptene. Sikkerhetskopiering til regneark har potensial for mange duplikater, og merking av nye kontakter i Google Kalender er en oppskrift på katastrofe. Så vær veldig selektiv i hvilke du velger.
"Hei, jeg ryddet opp min adressebok og funnet nummeret ditt! Gratis kveld? "
Hvis du følger de ovennevnte tipsene, og holder deg på toppen av det, vil du ende opp med en mye bedre kontaktliste. Gi oss beskjed i kommentarene hvilke prostrategier du bruker for å holde kontaktlisten din i toppform.
Bildekreditter: xkcd: Himmelen. Andre tilskrivningsfrie bilder med tillatelse til Pixabay.