Det er litt mer frustrerende enn å forsøke å skrive en presserende epost, bare for at svaret kommer for sent. Men problemet kan ikke ligge hos mottakeren. Det kan ligge med deg og hvordan du har laget meldingen din.
Forskning har avdekket mange innsikter om hvordan å overtale flere medlemmer av en adresseliste for å åpne, lese og klikke på linker innen e-post. Men det er mindre informasjon om å oppnå lignende mål for personlig eller arbeids-e-post.
Hvis du har et presserende problem på jobben, vil du introdusere deg selv til en influencer 6 måter å få travle mennesker til å svare på dine e-poster. 6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dine. Det er et helt annet sett med regler når det gjelder å sende e-post til det vil oppmuntre eller motvirke en person til å trykke på "svar" -knappen og svare deg. Lær regler for e-post suksess. Les mer, eller organiser et møte, hvordan gjør du det mer sannsynlig at du mottar et raskt svar på e-posten din?
Følgende er en liste over hvorfor svar på e-postene dine fortsatt kommer sent, eller ikke i det hele tatt. Ved å være oppmerksom på disse vanlige feilene og tipsene, vil du kunne kultivere en raskere og mer konsistent responsrate til hver av e-postene dine.
Du CC'd personen du trenger svar fra
Hvis du CC folk inn i din melding, vil de ofte anta at de var inkludert bare for å bli holdt i løkken. Dette reduserer sjansen for at de individer reagerer, da de ikke føler at de var hovedmottakeren. Hvis du trenger alle til å svare, unngå å bruke CC-funksjonen. Ideelt sett bør du sende e-post til en person om gangen. Men hvis du må CC, gjør det klart tidlig i e-posten at du trenger alle til å svare, inkludert de som er CC'd.
Din Subject Line Sucks
En kvalitetslinje Slik får du din e-postmelding i en rotete innboks Hvordan får du din e-postmelding i en rotete innboks Har du noen gang sendt en epost du følte var viktig bare å bli besvart mange dager senere, eller verre glemt om ? Gitt, noen ganger er det utenfor kontrollen din, men det er ting du kan gjøre ... Les mer må fortelle folk at du trenger et svar raskt. Dette betyr mer enn motbydelig titling e-posten "URGENT". Og det betyr ikke at du må være latterlig detaljert.
Noe så enkelt som "Stevo, vi må ta denne beslutningen i morgen" fungerer bra. For det første adresserer den personen, så de vet at ansvaret ligger hos dem . For det andre gir innholdet i denne emnelinjen en følelse av både haster og nysgjerrighet. Dette øker sannsynligheten for at meldingen åpnes med en gang.
Du oppgir ikke raskt din etterspørsel
Vi vet alle at e-postadresser skal holdes konsistente. Men hvis dine er mer enn noen få korte avsnitt, må du sørge for at forespørselen din er i fokus fra begynnelsen, ellers kan det bli oversett.
Dette betyr høflig å komme over det du trenger i første eller andre setning. Du kan gå inn i flere detaljer senere, men premissene for hva du etter trenger må komme først.
Dine meldinger er kjedelige
Hvis alle forventer at meldingene dine blir kjedelige, waffling, jargongfylte og for detaljerte, vil de avsky ideen om å åpne e-postene dine.
I stedet gjør folk ser frem til å motta en e-post fra deg. Bruk humor. Adress mennesker personlig. Unngå corporate-speak. Hold setningene korte og punchy. Inkluder en morsom GIF Finn de beste GIF-ene på nettet med Giphy, en dedikert søkemotor for animerte bilder Finn de beste GIF-ene på nettet med Giphy, en dedikert søkemotor for animerte bilder GIF er vanlig på nettet, men det er noen ganger vanskelig å finn den rette for den rette situasjonen. Heldigvis er det kommet en ny dedikert søkemotor bare for GIF-er. Dets navn er Giphy og ... Les mer. Du er fortsatt i stand til å lyse på en persons dag, selv om du ber dem om en tjeneste.
Du angir ikke en frist
Hvis du trenger noe, la mottakeren vite nøyaktig når det trengs. Alt for ofte blir vi bedt om å gi et svar "ASAP", eller "snart". Dette gjør fristen subjektiv. Hvis du sier "Jeg trenger virkelig et svar på dette spørsmålet innen 4pm i dag", er det imidlertid ikke noe rom for tvetydighet.
Du gir ikke alternativer
Fortsett med eksemplet ovenfor, kan det være tilfelle at mottakeren bare ikke kan få svar på deg innen klokken 16.00. Du må registrere denne muligheten i din første melding ved å utvide setningen:
"Jeg trenger virkelig et svar på dette spørsmålet innen 16:00 i dag. Hvis det ikke er mulig, vennligst gi meg beskjed om dagen, så jeg kan gjøre alternative ordninger. "
E-posten er ikke høy prioritet
Hvis meldingen virkelig er presserende, kan du gjøre dette mer tydelig ved å markere e-post som sådan i bestemte e-postklienter. Å kunne markere en e-post som høy prioritet er mulig i Microsoft Outlook og Apple Mail. Dessverre er det ikke mulig i Gmail, så det nærmeste alternativet er å forutse ditt emne med "URGENT:"
Dette bør bare gjøres i ekte hastende tilfeller. Hvis du er sett til å gjøre dette for ofte, vil dette tipset miste dets effekt.
Du gjør ikke en trussel
Dette høres verre ut enn det er. La mottakeren vite at hvis et svar ikke er mottatt innen en bestemt frist, vil visse konsekvenser følge. Som et eksempel: "Hvis jeg ikke har hørt tilbake fra deg innen klokken 14.00, antar jeg at alt er ok, og jeg sender $ 10.000 til entreprenøren".
Hvis mottakeren velger å ignorere spørsmålet, vet de eksplisitt at ting fortsatt vil fortsette uten deres innspill. Hvis de vil ha stemmen til å bli hørt, trenger de å snakke nå .
Du hjelper ikke
Hvis forespørselen din er svært bred, vil mottakeren ofte tro at de må lage et mer veltalende svar enn det som trengs. Gi dem beskjed om en enkel "ja" eller "nei" vil gjøre. Hvis du arrangerer et møte, tilbyr tre eller fire praktiske tider som utgangspunkt. Gjør det du kan for å svare på e-posten, som er mindre for en byrde for mottakeren.
Du sender e-post på feil tidspunkt
Hvis du vet at lederen din alltid er rushed av føttene på en torsdag ettermiddag, ikke vent til torsdag morgen for å sende e-posten hvis du kunne ha sendt den på tirsdag. Hvis du vet at kollegaen din har tonnevis av e-postmeldinger i begynnelsen av hver dag, kan du vente til du vet at de har gått gjennom innboksen. 5 Handlingene for herding av innboksen din Null e-post Frenzy 5 Handlingene for å kurere innboksen din Null e-post Frenzy Inbox Zero er et av de mest populære buzz ordene. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og adressere de underliggende problemene. Les mer før du sender meldingen. Dette gjør e-posten din mindre av en nål i en høstestakk.
Du sender for mange e-poster
Hvis du er kjent rundt kontoret som en ubarmhjertig e-postør, blir dine kolleger raskt blinde for innboksen din.
Gjør det til en vane Slik bruker du vanlige vaner og gnister Massiv personlig endring Slik bruker du vanlige vaner og gnister Massiv personlig forandring Å skape nye vaner er vanskelig. Vaner er vanligvis bygget over uker eller måneder med repetisjon, og motivasjon er utfordringen. Når det går tøft, kan mikrovaner være en stor hjelp. Les mer at e-postene du sender er viktige e-poster. Så når noen ser en melding fra deg i innboksen, er de mer sannsynlig å legge merke til det.
Du er ungratisk
Hvis du fortsetter å spørre folk om ting, og ikke vise takknemlighet, vil folk snart være villig til å hjelpe deg. I e-postverdenen oversetter dette til folk som bare ignorerer deg. De vil heller svare på og hjelpe andre mennesker som respekterer sin tid og innsats.
Så hvis noen svarer raskt, takk han eller henne. Hvis de går ut av deres måte å svare på deg, eller hjelpe deg, må du sørge for at du er takknemlig.
Gi det et forsøk
Hvis du mottar sakte svar eller ingen svar er et problem du har hatt, prøv å unngå hver av de ovennevnte feilene. Ved å gjøre dette vil alle e-postene dine sannsynligvis bli åpnet, leset og svart på raskt. Når du har gjort dette i noen uker, bør det bli andre natur. Før du vet det, vil du være en ekspert på e-post Vil du bli ekspert på noe? Prøv bevisst praksis Ønsker å bli ekspert på noe? Prøv bevisst praksis Det er altfor lett å føle deg som en crestfallen når du prøver å forbedre en viss ferdighet. Bruk kraften til "bevisst praksis" for å få deg over de sjenerende platåene. Les mer .
Hvilke andre e-postteknikker hjelper deg med å få et raskt svar? Har noen av de ovennevnte vært spesielt effektive for deg?
Image Credits: kjedelig jobb av Ditty_about_summer via Shutterstock, hver dag er Valentinsdag av Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Er vi nesten der ennå? av Stuard Richards (Flickr). Forsiktig - bratte trinn: 1 av Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage With Gmail av David Bruce Jr. (flickr).