Livet dreier seg om kommunikasjon og bokstavelig talt blir ingenting fullført uten det. E-post er et kommunikasjonsverktøy som er ment å gjøre livet enklere. I stedet for å skrive inn et brev eller prøve å fange noen på telefonen eller personlig, kan du raskt skrive noen linjer og være over det.
Men e-post kan også være en betydelig tidssynk. Dette skjer vanligvis når det brukes på feil måte. Mange sender deg e-postmeldinger du ikke trenger, med emnelinjer som ikke gjenspeiler innholdet, og i flere ord enn nødvendig. Men det kan også være din egen feil, for eksempel hvis du ikke behandler e-postmeldinger, eller misbruker innboksen som en Til-eller leseliste. Fakta er at du kan komme raskere gjennom dine e-postmeldinger ved å forbedre vanene dine og nøye vedta noen viktige e-post effektivitetstips.
Planlegg Email Time
Hvis du frykter å e-poste dine, eller hvis du regelmessig bruker alt for mye tid, fjerner du innboksen din, prøv å forplikte seg til en tidsplan. Noen anbefaler at du sender e-post til en bestemt tid to ganger om dagen. Planleggingstid er smart fordi det skaper tidsramme og sinnsro for å konsentrere seg om å få oppgaven gjort. Dessuten vil du finne ut hvor mye tid du virkelig bruker med e-post.
Det går ikke bare å sjekke e-postmeldinger to ganger om dagen. Hvis du trenger å holde deg oppdatert og sjekke e-postene dine flere ganger i løpet av dagen, gi deg selv noen få minutter hver time i tillegg til å sjekke og behandle e-postmeldinger om morgenen og kvelden. Disse korte e-postsprintene er en mulighet til å svare på presserende epost eller svare på en e-post som du først trengte å hente informasjon for.
Tanken er å ...
- opprett en tidsbegrensning ved å planlegge e-posttid,
- har ambisjoner om å holde seg innenfor denne grensen,
- bli raskere, og
- gradvis frigjøre tid på timeplanen din.
Denne tankegangen hjelper deg med å fokusere og bli mer effektiv. Kombiner det med alle de andre e-post effektivitetstipsene i denne artikkelen, og du vil snart få fart gjennom e-postene dine som aldri før.
Behandle hver e-post du åpner
Hver e-post du åpner krever at du opptrer på en eller annen måte. Gjør dette umiddelbart sparer tid fordi du ikke trenger å håndtere den e-posten igjen. Du vil også fjerne innboksen din minst en gang om dagen, noe som er en frigjørende følelse.
For hver e-post du åpner, handle umiddelbart hvis det er mulig, eller planlegg en oppgave om nødvendig, og arkiver eller slett e-posten. Å handle umiddelbart kan bety at du svarer raskt, foreta en kort telefonsamtale, overføre datoer til kalenderen din, legge til oppgaver i din å gjøre liste, fil e-post eller innhold som skal leses senere. Når du ikke kan reagere eller handle umiddelbart, utarbeide et svar og planlegge en oppgave for å løse hva det er som du trenger å gjøre. I alle fall, få alle e-postmeldinger ut av innboksen din.
Merk at i Gmail har hver e-post en unik URL Viste du at du kan bokmerke bestemte Gmail-meldinger? Her er hvordan og hvorfor visste du at du kan bokmerke spesifikke Gmail meldinger? Her er hvordan og hvorfor Mange saker har blitt gjort for hvorfor Gmail er en genial webmail klient. Nå selv om det er nesten trivielt å finne e-postmeldinger i Gmail, vet du at du kan finne dem, betyr det ikke at du vil ... Les mer. Bruk ikke det for å bokmerke e-postene dine! I stedet legger du til lenken til den respektive oppgaven på din Til-å-liste eller kalenderoppføring. Det er mye bedre enn å holde styr på disse e-postene i innboksen din.
For å få mest mulig ut av din tid ...
- handle på hver e-post du åpner,
- overfør oppgaver og datoer til din å gjøre liste eller kalender og
- legg til e-postadresser for referanse,
- svar umiddelbart hvis mulig
- utkast til svar hvis det er nødvendig,
- arkiver eller slett hver e-post du åpnet og,
- behandle Utkast mappe og oppgaveliste en gang om dagen.
Filter og etikett e-post
Mange mennesker holder e-postmeldinger i innboksen fordi de ikke vet om en bedre måte å holde styr på dem. Det bidrar til rot og med tiden blir det vanskeligere å finne ting. I Gmail kan du enkelt finne e-post ved hjelp av den kraftige søkefunksjonen 5 Avanserte Gmail-søkoperatører Du bør vite 5 Avanserte Gmail-søkoperatører Du bør vite Gmail er en genial webmailklient med mange fantastiske funksjoner. Å være en Google-tjeneste, er en av dens styrker åpenbart Søk. Og dette er akkurat hvordan Google revolusjonerte e-post. I Gmail har du egentlig ikke ... Les mer. Alternativt kan du merke e-postmeldinger for å raskt finne dem hvis du må beholde dem i innboksen din eller sortere dem i mapper for å hente dem senere.
I stedet for å sortere e-post manuelt, kan du sette opp filtre for å automatisk behandle e-postmeldinger du mottar regelmessig 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen Hvilke filtre skal hver person ha i sitt arsenal så at innboksen deres er så ordentlig som min? Jeg er her for å hjelpe deg med å komme i gang med å sette opp de fem første filtene dine, eller ... Les mer, inkludert varsler, abonnementer, fordøyelser, men også e-post fra bestemte personer. I stedet for å sette opp et nytt filter for hver enkelt kilde, opprett et e-mail-alias. Del og overfør e-posten din med kraften i Gmail-aliaser. Dele og overvinne e-post med kraften i Gmail-aliaser. Når det kommer til e-postorganisasjon, er den umiddelbare reaksjonen ofte alt om mapper, koder, filtre, prioritetsmerker og ting av den typen. Ikke at noen av dem er dårlige - faktisk mesteparten av ... Les mer for typer e-postmeldinger (for eksempel forumvarsler eller nyhetsbrevabonnementer) og filtrer e-postmeldinger basert på hvilken e-postadresse de sendes til. Ved å lede disse e-postene til sin egen dedikerte mappe, vil de aldri tette opp innboksen din, du vil ikke kaste bort tid på å behandle dem, og du kan fortsatt lese dem når du har tid.
Den beste måten å administrere e-postene på er å ...
- lær å søke på e-posten din,
- etikett og
- sortere e-post,
- ideelt med automatiserte filtre hvor det er mulig, og
- gjør dem omgå innboksen din hvis du aldri trenger å håndtere dem umiddelbart.
Reduser innkommende e-post
Når du begynner å rydde innboksen din daglig, vil du legge merke til hvilke e-poster du ikke trenger. I stedet for å sette opp filtre for e-postmeldinger, ønsker du ikke å motta eller vil aldri ha tid til å lese, handle. Dette kan bety at du abonnerer på et nyhetsbrev du aldri leser, fortell en venn om ikke å videresende deg tegneserier lenger, eller be en kollega til å bare CC deg på viktige e-poster.
Kort sagt, adresser unødvendige e-postmeldinger, abonnementer strenge, og filtrer til søpla hvis nødvendig.
Sett et eksempel: Hold e-postene dine klare og korte
Det tar tid å skrive en forseggjort e-post. Og det tar tid å lese og behandle det. Spar deg selv og andre tid og lær å holde e-postene dine klare og korte.
Dette starter med en god emnelinje. Pass på at det gjenspeiler innholdet i e-posten din. Dette blir lettere hvis du holder deg til et enkelt emne per e-post. Til slutt, hold e-posten din kort. Jeg vil ikke anbefale en setningspolicy, men hverdagens arbeidspost bør være kort. Gjør tenkningen og trekk ut essensen av det du vil kommunisere før du sender.
Mottakerne dine vil elske e-postene dine hvis de inneholder ...
- en klar emnelinje,
- ett emne per e-post,
- viktige ideer uttrykt tydelig i
- ikke mer enn 1-5 setninger.
Bruk hermetiske svar
Hvis du mottar mange e-postmeldinger som mer eller mindre krever ett og samme svar, opprett en mal og sett opp et hermetisk svar. Dette kan spare mye tid og er veldig lett å gjøre med Gmail. Vi har dedikert en hel artikkel om hvordan du sender e-post raskere og bedre med hermetiske svar E-post raskere og bedre med hermetiske svar E-post raskere og bedre med hermetiske svar Har du ikke tid til å lage mat lunsj? Ikke noe problem, ta en boks. Trenger du en campingplass som ikke går dårlig? Lett, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme e-post svarene? Prøv hermetisert e-post! Tenk ... Les mer.
Bruk tastatursnarveier
De fleste e-postprogrammer tilbyr hurtigtastene. Gmail for eksempel har snarveier for å svare (a), slette (SHIFT + 3), eller arkivere en e-post (a). Vi har samlet en PDF-sammendrag av nyttige Gmail-snarveier her. Vær oppmerksom på at du kanskje må aktivere tastatursnarveier. Tilbring noen få minutter for å lære hurtigtaster for din e-postklient, og du vil behandle e-postene dine mye raskere hver dag.
Her er noen flere tips for effektivisering av e-post for å hjelpe deg med å bruke e-post mer effektivt 10 tips for å hjelpe deg med e-post mer effektivt 10 tips for å hjelpe deg med e-post mer effektivt Det beste rådet jeg har hørt om e-post og e-postproduktivitet er - ikke svar på e-post om morgenen. Det er litt paradoksalt, men sant at e-post og produktivitet er på loggerheads ... Les mer.
Konklusjon
E-post er et kommunikasjonsverktøy som skal tjene deg, ikke kontrollere livet ditt. Vær klar over hva du vil oppnå med dette kommunikasjonsverktøyet, hvordan du vil bruke tiden din, og automatiser eller eliminere alt som står i mellom deg og behandle din e-post raskt. Hvis det gjøres riktig, trenger ikke å rydde innboksen mye tid. Og når du har en god rutine, vil du ikke bekymre deg om ikke å sjekke e-postene dine i noen timer eller en dag som du gjør mer viktig arbeid. Du vil vite at rutinen din lar deg pløye gjennom en oversvømmet innboks på kort tid.
Har du noen e-postbehandlingstips som jeg har savnet?
Bildekreditter: Email Logo via Shutterstock, Klokke og Email via Shutterstock, Innboks via Shutterstock, Innkommende Email via Shutterstock, Talebobler via Shutterstock