Fjernarbeid er et praktisk oppsett å ha, takket være sin fleksibilitet. Men hvis det ikke er noen go-to systemer på plass, kan nettverkssamarbeid med klienter og lag raskt bli komplisert og stressende for alle involverte.
For å unngå et slikt scenario i arbeidet ditt hjemmefra, trenger du en pålitelig arbeidsflyt. Fjernoperatørens MacBook Survival Guide. Fjernarbeiderens MacBook Survival Guide. Du kan ikke forestille deg å gjøre jobben din uten Mac, men kanskje kjører du ikke helt på maksimal effektivitet. Les mer og et sett med gratis, grunnleggende verktøy, som de som vi har oppført nedenfor. Disse verktøyene har de riktige funksjonene som en fjernbetjent (deg!) Trenger for å samarbeide med letthet og effektivitet.
En tidszoneomformer
Det er en smerte å spore tidssoner for å planlegge samtaler og møter til tider som passer for alle på laget. Hold en tidszonesomformer praktisk for å visualisere tidszoner og finne ut de ideelle tider for å komme i kontakt med dine lagkamerater eller klienter. Prøv hver tidssone. Det er en web-basert app som holder tidszonen matematisk enkel og vakker.
Alternativer til hver tidssone: World Time Buddy, Timezone.io
Et samarbeid og fellesskap plattform
Teamet ditt trenger et virtuelt kontor Team Spirit Trumps Technology: Hvordan mestre eksternt samarbeid for online lag Team Spirit Trumps Technology: Hvordan mestre ekstern samarbeid for online lag Samarbeid blir ikke enklere hvis du må jobbe sammen eksternt og bare dele Internett som en felles forbindelse. Teknologi kan hjelpe navigere kaoset. Men det er bare glasur. Les mer - et sted for alt fra viktige lagmeldinger til arbeidsrelaterte diskusjoner til vannkjøler. Det er her du kan begynne å føle en verdifull del av laget, i stedet for å føle at ingen lekker bort i isolasjon.
Jeg tror @SlackHQ løst det virtuelle vannkjølerproblemet for oss @universalmind #startupchats
- Joe Johnston (@merhl) 25. september 2015
Slakk har fungert ganske bra Slakk gjør gruppekommunikasjon raskere og enklere Slakk gjør gruppekommunikasjon Raskere og enklere gruppemeddelelser kan virkelig drepe produktiviteten. Det er på tide å legge postklienter til å hvile og bruke samarbeidstjenester som nylig lansert Slack. Les mer for oss på MakeUseOf. Vi har ikke oppgitt e-post, men vi reserverer nå det for valgmeldinger. Vi foreslår at du gir Slack et skudd.
Hvis teamet ditt bestemmer deg for å gå med Slack, trenger du disse slanke tipsene Få mer ut av slakk med disse 7 tipsene, få mer ut av slakk med disse 7 tipsene Med et smart brukergrensesnitt, gjør Slack en potensielt komplisert arbeidsflyt enkelt og intuitivt. Den har omdefinert kommunikasjon. Gjør bedre bruk av Slack med disse tipsene. Les mer og Ryans veiledning om hvordan du gjør slakk arbeid med favoritttjenestene dine Den ultimate måten å gjøre slakk arbeid med dine favoritttjenester Den ultimate måten å gjøre slakk arbeid med dine favoritttjenester I tillegg til kommunikasjon er det mange måter å bringe informasjon på innsiden Slakk, men det er få integrasjoner som lar deg kontrollere eksterne tjenester fra Slack - til nå. Les mer .
Selv om du er en solopreneur, kan et sentralisert instrumentbrett som Slack fortsatt fungere for deg. Forsøk å se om det kan forbedre samarbeidet med kundene dine.
Vil du gi noen på laget ditt et klapp på ryggen for en god jobb? Vi har en dedikert slakk kanal kalt shoutout for det.
Du kan vedta vårt Slack-kanaltrick, eller prøve et verktøy som Små forbedringer, som lar deg få en tilpasset tilbakemeldingsprosess.
Alternativer til slakk: HipChat, Pie
En prosjektstyringsoppsett
Å velge et prosjektstyringsoppsett som passer godt med lagets spesifikke arbeidsflyt krever noe av en prøve- og feilsøking. Men Trello er et godt valg for mange lag, takket være allsidigheten og brukervennligheten. 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse Trello er en listelovers glede. Dens Kanban-stil tilnærming var ikke ment bare for prosjektledelse. Tror ikke på oss? Se på disse ti unike bruksområder av Trello. Les mer .
Trello er i stand til å håndtere alt du kaster på det. Du kan kartlegge lagets strategier, sette mål, diskutere ideer, tilordne oppgaver, følge opp på dem og gjøre mye, mye mer.
Bestem på arbeidsmønster på forhånd og vær nøye med klare merking og organisering. Dette vil holde Trello prosjekter fra å bli rotete. Og ikke glem å legge til smart søk i Trello-arbeidsflyten din!
Alternativer til Trello: Asana, Quip, Podio (våre Podio-tips Hvordan bedre spore og administrere dine prosjekter med podio. Hvordan bedre spore og administrere prosjektene dine med Podio. De beste prosjektstyringsverktøyene er enkle å starte med og fleksible nok til å vokse med din prosjekt. Vi viser deg hvordan Podio kan oppfylle dine prosjektbehov. Les mer)
Et beslutningstakerverktøy
Generelle gruppediskusjoner kan gå av på tangenter og snurre ut av kontrollen super fort. De bidrar ikke til å stille klare samtaler på et gitt forslag.
For å holde beslutningstaking strømlinjeformet, er en stemmeapplikasjon av forskjellige typer mye bedre. Vi anbefaler Loomio, en åpen kildekode, nettbasert app som gir klarhet i beslutningsprosessen.
Med Loomio kan du starte et forslag, sette en frist for utfallet, og invitere lagkameratene dine til å stemme om det. Folk er fri til å utdype sine valg, samt endre deres stemme. Det som betyr noe er at alle på laget kan se et øyeblikk der forslaget er på vei .
Alternativ til Loomio: Tricider
En Audio / Video Chat App
Det er tider når du må ha ansikt til ansikt samtaler med en eller flere personer i teamet ditt. Selvfølgelig, hvis du er en kamera-sjenert introverte som meg, kan du fryde slike samtaler, men det kommer ikke til å rømme dem til tider. Og når du trenger å ha en video (eller lyd) -chat, er Google Hangouts et pålitelig valg, så lenge du har en anstendig Internett-tilkobling .
Så jeg vet at dette er super gammel teknologi, men J / brukte @Google Hangouts 4 en jobbsamtale, følte at vi var i samme rom! #DeskJockeyChronicles
- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15. oktober 2015
Hangouts gjør videosamtaler enkle Google Endelig laget en Hangouts Web App, og det er verdt det. Google gjorde endelig en Hangouts Web App, og det er verdt det. Hangouts på skrivebordet var lengst et mareritt. Nå har den fått en stor oppdatering på nettet i form av en helt ny dedikert webapp. Les mer, krypterer kommunikasjonen din, lar deg invitere opptil 10 personer til en gruppechatt, og støtter skjermdeling. Det fungerer også på mobilen.
Alternativer til Google Hangouts: Skype, Appear.in, Sqwiggle
En fildelingstjeneste
Et lager for å lagre og dele prosjektfiler er et must-ha for et lag, og en sky-lagringstjeneste er det perfekte valget for den rollen. Vi anbefaler Dropbox, fordi det fortsatt er den mest intuitive sikre fildelingsløsningen rundt, og den legger til nyttige dokumentsamarbeidsfunksjoner. Forbedre samarbeidsredigering av Office-filer med Dropbox & Project Harmony. Forbedre samarbeidende redigering av Office-filer med Dropbox & Project. Harmony Dropbox har gjort en lovende bevege seg mot samarbeidsteknologi og redigering. Project Harmony tilbyr Dropbox for Business-brukere tidlig tilgang til et nytt skrivebordssamarbeid. Les mer fra tid til annen.
Dropbox svar på Google Docs samarbeidspapirredigering kalles Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk
- The Verge (@verge) 18. oktober 2015
Velg en Dropbox-plan, avhengig av lagstørrelsen og kravene til fillagring. Du kan velge fra Dropbox Basic, Dropbox Pro og Dropbox for Business.
Du kan også gjøre Dropbox kraftigere ved å legge til tredjepartstjenester. For eksempel, med Balloon.io, kan du få kunder til å slippe filer direkte inn i Dropbox.
Hvis Dropbox for Business er overkill for oppsettet ditt, prøv Dropboxs lagfunksjon. Det gir deg et sett med samarbeidsverktøy innenfor din Grunnleggende eller Pro-konto.
Alternativer til Dropbox: Google Disk, OneDrive
En automatiseringstjeneste
Enten du jobber alene eller på et lag, er det nødvendig å være repeterende oppgaver som tar mye tid. Den smarte tingen å gjøre er å begrense de som ikke trenger innspillingen og deretter automatisere dem ved hjelp av en tjeneste som Zapier eller IFTTT.
Vi har mange ressurser her på MakeUseOf for å hjelpe deg med å automatisere ulike aspekter av arbeidet ditt. Begynn med Ryans liste over IFTTT-oppskrifter for enklere samarbeid 7 IFTTT-oppskrifter du bør sette opp for enkel samarbeid med andre 7 IFTTT-oppskrifter du bør sette opp for enkel samarbeid med andre Når du samarbeider med andre, tilbyr IFTTT enda flere muligheter til å automatisere og forenkle prosessen med å jobbe med andre. Her er 7 nyttige oppskrifter for prosjektet du administrerer med noen andre. Les mer .
OK. Jeg nerdgasm'ed bare. Du kan angi Zapier for å ta kalenderhendelser og sette dem i en Trello-liste for å automatisere arbeidsflyten. Jeg kan ha squealed.
- Elon James White (@elonjames) 12. oktober 2015
Den hemmelige ingrediensen: Et solidt støttesystem
Til tross for at det er godt forbundet med lagkameratene, kan eksternt online arbeid få deg til å føle seg ensom - som om du jobber i vakuum. Det er opp til deg å pleie deg selv og gjøre en fokusert innsats ved å bygge et støttesystem for mennesker og aktiviteter. Dette vil hjelpe deg med å holde helseproblemer Logg inn i livet: Topp 9 tips for å bekjempe datamaskinens trøtthet og beskytte din helselogg inn i livet: Topp 9 tips for å bekjempe datamaskinens trøtthet og beskytte din helse Visste du at din stillesittende livsstil kan drepe deg fra innsiden ut? Ryan har allerede presentert en sak om potensielle helserisiko ved å sitte for lenge, og for de av oss som ... Les mer i sjakk og trives til tross for presset av eksternt arbeid.
Hvis du vil ha vanlige tips om hvordan du håndterer fjernbetjening, fungerer bedre, må du registrere deg for Remotive.io nyhetsbrevet.
Hvorfor trenger du en ekstern arbeidsstrategi
En mishmash av bare-for-nå verktøy og tilfeldige aktiviteter får sikkert arbeidet ditt. Men det skaper også mye forvirring og er en drenering på tid og ressurser.
Å sette opp et system med de riktige verktøyene kan ta tid, men det er vel verdt innsatsen. Som en del av et team som har en ganske strømlinjet arbeidsflyt, kan jeg garantere fordelene med denne tilnærmingen.
Svært få ting er like tilfredsstillende som en jevn arbeidsflyt
- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13. september 2015
Poenget er at det er viktig å jobbe sammen med lagkameratene eller klientene for å sette opp delte verktøy for vanlige oppgaver. På den måten kan alle holde seg til en standard arbeidsflyt, som:
- Tar unødvendig beslutningstaking ut av ligningen,
- forbedrer sanntids kommunikasjon, og
- tillater folk å komme seg ut av "alltid tilgjengelig" modus uten å bekymre seg for at ting vil gå galt.
Merk: Avhengig av hva slags prosjekter ditt team jobber med, må du ha dedikerte verktøy for bestemte oppgaver som å samarbeide på dokumenter. Teamarbeid: 10 tips for effektiv real-time online samarbeidspartner: 10 tips for effektiv sanntid online Samarbeid Les mer og få tilbakemelding på design.
Klar til å jobbe enklere og bedre?
Verktøyene som er oppført her, er et godt sted å begynne å forbedre det eksterne samarbeidsoppsettet. Du trenger ikke å få dem alle - bare de som kan gjøre en betydelig forskjell for arbeidsflyten din. Jo færre apps jo bedre!
Hvilke digitale verktøy bruker du jevnlig til å samarbeide med personer på prosjekter? Hvilke har forvandlet arbeidsflyten din? Del med dine eksterne arbeidshemmeligheter med oss i kommentarene.
Image Credits: Samarbeidspartnere ved VoodooDot via Shutterstock