Online Meeting Guide: Programvare og strategi

Annonse

Innholdsfortegnelse

§1. Introduksjon

Denne veiledningen er tilgjengelig for nedlasting som en gratis PDF. Last ned Online Meeting Guide: Programvare og strategi nå . Du er velkommen til å kopiere og dele dette med venner og familie.

§2-gratis og lavpris møtetjenester

§3-Cloud Storage Services

§4-Forberedelse for og Holding Møter

§5-Online og mobil møteverktøy

§6-iPad Apps for Meetings

§-Konklusjon

1. Introduksjon

Moderne videokonferansetjenester er enkle å bruke, og tilgjengelig for nesten alle med en datamaskin eller smarttelefon. Evnen til å koble til og møte med mennesker online betyr at vi ikke lenger er begrenset av geografisk plassering. Videre gir utallige nettsteder oss et bredt utvalg av verktøy og ressurser for å gjennomføre møter, planlegge og gjennomføre prosjekter, og redusere mengden trykt papir som tradisjonelt trengs for å få ting gjort.

Formålet med denne veiledningen er å introdusere deg til mange av de populært brukte, gratis eller relativt billige, elektroniske ressursene og verktøyene for å holde møter på nettet og samarbeide på prosjekter, rapporter, presentasjoner, dokumenter og lignende. Jeg gir også tips og forslag til hvordan noen ressurser er mer nyttige enn andre, hva du kan vurdere som du gjør valg om hvilke ressurser du trenger for teamet ditt eller komiteen.

Vær oppmerksom på at mens det å holde møter ved hjelp av videokonferanser på nettet ofte kan spare tid og penger, må du fortsatt jobbe innenfor begrensningene for videokonferanse. I tillegg stiller møter på nettet fortsatt like mye møte forberedelse som for tradisjonelle ansikt til ansikt møter. I kapittel 4 gir jeg en grunnleggende oversikt for å forberede og gjennomføre møter. Jeg foreslår også bøker som går inn i mer detalj om dette emnet.

Guiden er på ingen måte omfattende. Når du forsker og prøver ulike ressurser, får du en bedre følelse av hva dine spesifikke behov er for nettmøter og prosjektbygging.

Ved å skrive denne veiledningen antar jeg at du har grunnleggende til mellomliggende å forstå hvordan du bruker en datamaskin, navigerer på Internett og registrerer deg for elektroniske tjenester. Jeg gir en grunnleggende oversikt over ulike elektroniske ressurser, og når du registrerer deg på de fleste nettsteder, ser du at utviklerne av disse nettstedene gjør en ganske god jobb med å gi trinnvise instruksjoner for bruk av verktøy og tjenester.

Men før vi begynner å undersøke nettbaserte nettsider og ressurser, er det fordeler og ulemper for videokonferansemøter, sammenlignet med tradisjonelle fysiske ansikt-til-ansiktsmøter. Du bør vurdere når du bestemmer de beste alternativene for å møte med team, komité eller gruppe .

Fordeler med nettmøter:

• Virtuelle møter kan holdes med deltagere fra tvers av geografiske områder, og reduserer reiseutgifter.
• Nettmøter er kostnadseffektive, slik at medlemmene kan dele dokumenter, nettsteder og andre medier via skyttjenester eller over Internett, og redusere behovet for papiragendinger, rapporter og andre dokumenter.
• Nettmøter kan registreres og arkiveres for senere gjennomgang.
• Nettmøter kan gjennomføres i komfortable omgivelser, for eksempel deltakerens hjem eller kontor, eller til og med i en internettkafé.
• Videokonferanser tillater visuell kommunikasjon mellom deltakerne, noe som gjør det mulig å gjenkjenne ikke-verbal kommunikasjon.

Ulemper ved online møter:

• Virtuelle møter kan avbrytes av tekniske feil og problemer (f.eks. Dårlige internettforbindelser, dårlig lyd eller videokvalitet, problemer med nettleseren og feil på datamaskinen.)
• Noen virtuelle møtedeltakere kan mangle den nødvendige datamaskinen og Internett-kompetansen til å delta på nettmøter på en tilstrekkelig måte.
• Virtuelle møter tillater ikke alltid ansikt til ansikt og fysisk kontakt mellom deltakerne, noe som er nyttig for å bygge mellommenneskelige forhold.
• Virtuelle møter kan ikke alltid være til hjelp for interaktive workshops, treningsøkter og store grupper av si ti eller flere personer.

2. Kostnadsfri og lavpris møtetjenester

Selv om denne veiledningen beskriver gratis og populære nettbaserte tjenester, inkludert Meetings.io, Google Hangouts og LiveMinutes, er det over et dusin flere toppkonferanse nettsteder du bør sjekke ut og vurdere. Vær imidlertid oppmerksom på at noen av disse nettstedene, for eksempel Tinychat, Sifonr og Faceflow, egentlig er for meget personlige videoklipp, og kanskje ikke passer for formelle nettmøter. Andre nettsteder som Skype og Go To Meeting er kraftige, men krever premium, betalt kontoer for gruppemøter. Nettstedene jeg dekker i denne veiledningen er stort sett gratis og tilgjengelig via alle dataplattformer. Her er en liste over andre nettsteder jeg ikke dekker i guiden, men alle fungerer på lignende måte som de jeg beskriver i de følgende avsnittene.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Funksjonene å se etter

Følgende er funksjoner du vil vurdere når du velger et online videokonferanseverktøy.

• Er tjenesten kryssplattform? Dette betyr at det kan nås på Windows, Mac OS X og Linux operativsystemer. De fleste tjenestene er tverrplattform, men ikke alle av dem.
• Hva er maksimalt antall deltakere for tjenesten? For eksempel er Google Hangouts begrenset til 10 deltakere om gangen.
• Hva er prisen på tjenesten, og hvor begrenset er de gratis alternativene?
• Kan URL-linker deles for å invitere andre til møtene, eller krever tjenesten at deltakerne skal ha en registrert konto for å kunne delta i en videokonferanse?
• Tillater tjenesten å få tilgang til nettmøter via en smarttelefon eller nettbrett?
• Tillater tjenesten å innebygde konferansesamtaler?
• Tjenesten inkluderer innebygde samarbeidsverktøy for å lage dokumenter, brainstormingslister og ta avstemninger?
• Er videokonferanseverktøyet en del av en større gruppekonto som gjør det mulig for medlemmer å legge til meldingstråder, dokumenter, oppgaver, etc?
• Tjenesten inkluderer en direktemeldingsfunksjon, slik at deltakere i videokonferansen kan dele meldinger privat og offentlig med hverandre?
• Kan videokonferansemøter lagres og arkiveres for senere visning?
• Tjenesten inkluderer alternativer for deling av skrivebordet, slik at deltakerne kan se hverandres datamaskinstasjon?
• Tjener tjenesten deg til å planlegge og sende linker til konferansesiden flere dager før møtet? Gir det en permanent kobling for individuelle møterom?
• Er det innebygde fildelingsfunksjoner som kan brukes under et videokonferansemøte?
• Tjenesten inkluderer en innebygd kalender og adressebok, eller integrerer den i det minste med slike verktøy som Google Kalender eller Exchange?

Hvilken elektronisk tjeneste du bruker vil avhenge av typen møter du holder, dvs. formell eller uformell; permanent eller skiftende gruppemedlemmer; privat eller offentlig. Hvis du bruker tjenesten for en permanent gruppe eller komité, bør du og noen andre medlemmer diskutere hvilken type onlinefunksjoner du tror du trenger for å holde online møter. Hvis du ønsker å holde offentlige møter og presentasjoner, bør du vurdere en tjeneste som er lett tilgjengelig for nye brukere.

Å holde nettmøter kan spare mye tid og utgifter, men du vil også huske på antall andre elektroniske verktøy som team- eller komitémedlemmer må ha tilgang til for å møte og arbeide med prosjekter. Jo flere verktøy gruppemedlemmene må få tilgang til, desto vanskeligere er det å håndtere meldinger og samarbeide på dokumenter. Av denne grunn kan Google og dets Google Hangouts-funksjon for eksempel tilby noe av det bredeste spekteret av verktøy og tjenester for registrerte Google-medlemmer.

Brukergrensesnittet til Google-tjenester kan imidlertid ofte være utfordrende å bruke, spesielt for de nye til Google. Hvis du har gruppemedlemmer som ikke er eksisterende Google-brukere, må de ikke bare konfigurere og lære å bruke en Google-e-postkonto, men de må også lære å bruke Google Disk-applikasjonene, konfigurere videokonferanser, og muligens bruk Google+ sosiale nettsider og fellesskap. Således, hvis du stadig legger til nye deltakere for hvert møte, vil du ønske å velge en tjeneste som deltakerne raskt kan få tilgang til uten å opprette et medlemskap og bli kjent med alle verktøyene. Meetings.io er en gratis tjeneste som gjør det mulig for denne typen rask oppsett.

Vær også oppmerksom på at de fleste online videokonferansetjenester ikke tilbyr verktøyene du trenger for å faktisk planlegge og gjennomføre møter. Så vil jeg se på tjenester som yaM.com eller MyCommittee.com, som jeg diskuterer i kapittel 5.

I de følgende avsnittene i denne veiledningen gir jeg en oversikt over gratis populære onlinemøtetjenester. Hvilken tjeneste du velger, vil selvfølgelig avhenge av dine unike behov, men forhåpentligvis vil denne veiledningen være nyttig for å gjøre disse overvägelsene. Jeg anbefaler at du prøver ut noen tjenester før du setter deg på en, slik at du får alle funksjonene du trenger for din gruppe eller klienter.

Meetings.io

Et av de raskeste og mest elegante nettmøteverktøyene jeg anbefaler er Meetings.io. Tjenesten gjør det enkelt å møte opptil fem personer online om gangen, og nettstedet fungerer godt for presentasjoner, produktdemonstrasjoner, klientkonferanser og bare gammelt sosialt nettverk.

Meetings.io krever ikke nettstedregistrering, med mindre du vil sette opp din egen tilpassede profilside med en permanent nettadresse. Du kan dele den tildelte nettadressen med andre, og etter at de kobler til den, trenger de ganske enkelt å konfigurere sine video- og lydforbindelser. Dette nettkonferanseverktøyet er en fin måte å koble til med klienter eller eksisterende grupper uten at de føler seg overveldet av for mange elektroniske funksjoner og tjenester.

Du kan også opprette en egendefinert Meetings.io-side med et navn og en undertittel, der nettadressen inneholder et navn du gir den (f.eks. Https://meetings.io/bakari). En personlig side er som å invitere klienter til ditt virtuelle kontor eller demo rom. Du kan også sende direkte linker til dine sosiale nettverkssider fra din Møteside-side.

Du kan planlegge øyeblikkelige, uplanlagte møter, eller du kan sette opp en dato, klokkeslett og varighet for fremtidige møter. I tillegg kan du sende inn en forespørsel til andre til å delta i et møte du er vert for, og mottakere trenger bare å koble til og sette opp sitt webkamera og mikrofon for å bli med.

Funksjoner inkluderer:

• Del en permanent nettadresse til planlagte møter.
• Evnen til å nevne møter.
• Evnen til å kreve tillatelse til å delta i et møte.
• Live desktop skjerm deling.
• Live chatbox.
• Innebygd personlig notisblokk for hver deltaker.
• Fildeling mellom deltakere.
• Muligheten for deltakerne å slå av mikrofonen eller webkameraet.
• Innebygd møte timer som begynner når hver deltaker logger på møtet.
• Muligheten for deltakerne til å sette skjermbildet for videokamera til liggende eller stående modus.
• Muligheten til å bytte til en annen tilkoblet kamera eller mikrofonkilde.
• Muligheten til å justere høyttalervolumet og mikrofonforsterkningen.
• Muligheten til å sette møterommet til fullskjermmodus.

Funksjoner ikke inkludert:

• Ingen innebygde verktøy for dokumentskaping, unntatt notisblokkfunksjonen.
• Ingen verktøy for å sette inn agendaer eller holde møter.
• Ingen evne til å samarbeide på dokumenter.
• Ingen mobil app tilgang, selv om utviklere sier støtte kommer snart for iPhone.
• Ingen privat chat-funksjon.

Google Hangouts

Google lanserte Google+ i 2011 for å være et sosialt nettverk i tradisjonen Facebook og Twitter. Når du registrerer deg for en e-postkonto hos Google, får du automatisk oppsett for en Google + -side, som er et nettrom der du kan koble deg til andre Google+ brukere, delta i aktuelle fellesskap og holde det som kalles Google Hangouts og hendelser - både gratis videokonferanseplattformer nyttig for å holde private og offentlige møter.

Jeg har skrevet i detalj om hvordan du bruker Google Hangouts til å holde møter. Tips om planlegging og holdbare effektive møter med Google Hangouts Tips om planlegging og holdbare effektive møter med Google Hangouts Med dagens Internett-teknologi kan det være både effektivt og kostnadseffektivt å holde online møter. spesielt hvis du forhåndsplanlegger dem og bruker tidsbesparende verktøy. I de siste par månedene har jeg deltatt i nettmøter ... Les mer - programvaren har utviklet seg siden, men kjernevennene er igjen.

Brukere av Google Hangouts kan holde videokonferanser med opptil 10 personer. Hvis du er vert for en Hangout, sender du en invitasjon til medlemmer av Google + -kretsene dine og / eller direkte e-postmeldinger for planlagt Hangout. Personer som ikke er medlemmer av Google+, kan også delta i Hangout videokonferanser hvis de blir sendt en invitasjon i form av en URL-kobling. En Hangouts-vert eller en annen deltaker kan også legge til deltakere ved telefonsamtale, men denne funksjonen er begrenset til én telefondeltager om gangen. (Se ytterligere instruksjoner under oppsett av Hangouts-møter.)

Google+ og alle dens funksjoner er tilgjengelige i iOS-appene (iPhone og iPad) og Android-smarttelefoner, som brukerne kan bruke til å delta i Google Hangouts så lenge enheten inneholder et videokamera og en mikrofon.

Før en Hangouts-møter holdes, må du huske påminnelsene om at det er best å bruke en hodetelefon med en mikrofon for å unngå omgivende støy eller lyd tilbakemelding under videokonferansen.

Deltakerne trenger bare å sette opp sitt webkamera og mikrofon for å delta. Men hvis de ikke allerede har gjort det, må deltakerne installere en Google Voice og Video plugin på datamaskinen. Hvis du har teammedlemmer som er nye for Google, bør du gi dem denne linken for instruksjoner om hvordan du kommer i gang med Hangouts.

Google+ og Google Hangouts er begge en del av et slags økosystem som inneholder følgende funksjoner som er nyttige for private og offentlige nettbaserte møter:

• Google+ fungerer som Facebook ved at den lar brukerne bygge et følgende og dele innhold på nettet.
• Google-brukere kan enkelt planlegge hendelser og møter i Google-kalenderen og dele datoer med andre gruppemedlemmer eller klienter.
• Google Hangouts er en øyeblikkelig videodelingstjeneste som gjør det mulig for opptil 10 personer, inkludert verten å bli med.
• Google inneholder en Google Disk-tjeneste, som består av verktøy for dokumentskaping som kan brukes i Hangouts-området for videokonferanser.
• Hangout-deltakere kan bruke innebygde delte notater og en whiteboard under nettmøtene.
• Deltakere kan se en YouTube-video samtidig i Hangouts-området, og bruk nettpratboksen til høyre på Hangouts-siden for diskusjon.
• Hangouts inkluderer en chatbox for gruppedeltakere.
• Hangouts-møterommet inneholder også innebygd skjermdeling.

Starter en Hangout

Du starter en hangout ved å gå til Google+ Plus-siden din og klikke på den gule Hangouts-knappen på venstre side av siden. Hvis det ikke er der, bør du finne det gjemt inni menypunktet "Mer" på venstre side av siden. Deretter klikker du på den røde knappen "START A HANGOUT" øverst på siden.

Hvis du har riktig Google-plugin allerede installert på datamaskinen din, kan du fortsette ved å gi Hangouten et navn, og legge til inviterte etter individuelle navn, en eller flere av kretsene dine og via e-postadresser. Personene du inviterer til en Hangout, vil motta Google+ varsel hvis de er medlem av en av kretsene dine, eller via e-post.

Merk at hvis du skal ha vanlige Hangouts-møter med samme gruppe mennesker, bør du opprette en Google+ sirkel for gruppemedlemmene dine, slik at du enkelt kan sende invitasjoner.

Planlegger Hangouts

Vanligvis sendes invitasjoner til Google Hangouts på omtrent den tiden de holdes, men det er en måte å forutse invitasjoner til Google Hangouts. Dette er hvordan:

1. Klikk på hendelses-knappen på venstre side av Google + -siden.
2. Klikk på Create Event.
3. Legg til relevant informasjon for arrangementet og deltakerne (i kretsene dine eller e-postene) du vil invitere.
4. Klikk på hendelsesalternativer-knappen og velg de aktuelle alternativene under Grunnleggende.
5. Klikk på Avansert-knappen og velg Google+ Hangout.
6. Klikk på Inviter-knappen, og alle deltakerne dine vil motta et Google+ varsel der de kan RSVP for Hangouten.

Hvis du vil at Hangouten din skal vises av publikum, og automatisk lagres på YouTube-kanalen din, kan du aktivere Hangouts On Air, en annen funksjon i Google+.

Hangouts On Air fungerer på samme måte som vanlige Google Hangouts, og kan inneholde opptil 10 deltakere, men på Air-arrangementer kan også bli vist offentligheten av alle som har en link til arrangementet.

Funksjoner ikke inkludert:

• Forhåndsplanlegging av Hangouts er ikke så grei som det burde være.
• Det er ingen innebygd privat meldingsfunksjon for Hangouts-deltakere; men Google+ medlemmer kan bruke den private chat-funksjonen ut av Hangouts-området.
• Det er ingen innebygde maler for å lage agendaer eller holde minutter.
• Hangouts-møter kan ikke arkiveres offline uten å lagre dem på YouTube først.

LiveMinutes

Selv om Google Hangouts kan være en nyttig tjeneste for å henge ut med Sirkelkontakter, kan en mer formell og mindre påtrengende tjeneste som LiveMinutes være bedre for formelle nettmøter. Og mens Google Hangouts setter deltakere i midten av plattformen, setter LiveMinutes teamsamarbeidverktøy i sentrum. LiveMinutes er mer som et virtuelt kontor enn et sosialt nettverk. Den har et rent brukergrensesnitt, og det er enkelt å sette opp en videokonferanse med noen få enkle klikk.

Funksjoner inkluderer:

• Deltakere kan koble seg sammen med et LiveMinutes-møte via en nettleser, telefon eller Skype. Opptil 9 personer kan delta i et møte om gangen.
• Hvert møte er tildelt en unik Room Link, som kan deles.
• Besøkende kan besøke et møte uten å registrere en konto; De vil imidlertid ikke kunne vise møterapporter på nettet eller motta invitasjoner til å gjøre det.
• Deltakerne kan også koble seg til et møte via telefonsamtale og pin.
• Evnen til å dele, annotere og samarbeide på importerte dokumenter i møterommet. Dokumenter kan komme fra hvilken som helst kilde på datamaskinen din, og de kan lagres i LiveMinutes arbeidsområde.
• Instant chat mellom deltakerne.
• Integreres med Evernote og Dropbox, noe som gjør det enklere å importere og eksportere dokumenter.
• Live skisseverktøy for samarbeid mellom alle deltakere.
• Alle LiveMinutes møter lagres og arkiveres for senere visning.
• Etter at et møte er stengt, kan en profesjonell rapport, inkludert alle dokumentene som samarbeides, deles og lastes ned som PDF.

Funksjoner ikke inkludert:

• Ingen skjermdeling på skjermen.
• Ingen dedikerte maler for å utvikle dagsordener, ta minutter eller lage en oppgaveliste.
• Ingen privat chat-funksjon for deltakerne.
• På grunn av dette skrives ikke støtte for mobil app.

Wiggio (arbeider i grupper)

Wiggio er et annet program for videokonferanser som gir en kontorlignende plattform og flere praktiske verktøy (f.eks. Kalender, oppgaveliste, avstemningstaker, dokumentdeling) for planlegging og styring av prosjekter. Wiggio Ta din gruppe til neste nivå med Wiggio for å få ting ferdig Ta din gruppe til neste nivå med Wiggio for å få ting ferdig Jeg frykter å jobbe og samarbeide om et gruppeprosjekt der gruppemedlemmene insisterer på å bruke fysisk ansikt-til- ansiktsmøter, papirhåndbøker og utallige e-postutvekslinger. Det er så mange online ressurser som kan ... Les mer er en god samarbeidstjeneste for klubber, skoler og klasserom, og bedrifter og organisasjoner. Dets videokonferansefunksjoner tillater møter på opptil 10 deltakere om gangen.

Funksjoner inkluderer:

• Enkel oppsett av en gruppekonto med en dedikert gruppe-e-postkonto.
• Flere grupper kan opprettes.
• Dokumenter kan lastes opp til grupper og deles.
• Hver gruppe får sin egen kalender for planlegging av hendelser, møter og forfallsdato.
• Gruppedeltakere kan holde virtuelle nettmøter og konferansesamtaler.
• Virtuelle møter kan planlegges, og potensielle møte datoer forespørsler kan sendes til gruppemedlemmer bestemme seg for.
• Deltakere kan bli med på møter via egendefinert nettadresse og passord, telefonsamtale og pin, eller ved å legge inn en møte-ID.
• Lenker til nettmøter kan deles til Twitter og Facebook fra møtet.
• Deltakerne kan bli varslet om et møte via tekst og e-postmelding fra med gruppekontoen.
• Skjermdeling er tillatt.
• Instant chatting mellom online deltakere.
• Whiteboard samarbeid mellom medlemmer.
• iPhone-appstøtte som inneholder de fleste funksjonene som finnes i nettplattformen, bortsett fra videokonferansefunksjonen.

Som du kan se, er Wiggio en av de mest funksjonelle av tjenestene som er skissert her. Nettstedet inneholder korte opplæringsprogrammer om hver av funksjonene, som kan ses innenfor møtestedet. Den elektroniske applikasjonen kan ikke være like lett å bruke som Meetings.io, men det er veldig nyttig for grupper, komiteer og lag som jobber sammen regelmessig. Det brede utvalget av funksjoner som Wiggio tilbyr, betyr at deltakere kan planlegge og samarbeide lettere på prosjekter uten å måtte bruke flere andre elektroniske verktøy.

Funksjoner ikke inkludert:

• Ingen dedikert maler for å utvikle dagsordener og minutter.
• Ingen integrasjon med Evernote, Dropbox eller Springpad.
• Kan ikke bruke iPhone Wiggio-appen til å delta i videosamtaler.

3. Cloud Storage Services

Cloud Services og dokumentdeling

De fleste møter - både online og offline - dreier seg om å få ting gjort. Når vi møter for å planlegge arrangementer, jobbe med prosjekter, vurdere budsjetter og brainstormideer, samarbeider vi som et lag eller en komité for å oppnå enighet om mål og oppgaver. Når det gjelder samarbeid og lagarbeid, gir Internett noen fantastiske verktøy for å jobbe og samarbeide mer effektivt, samtidig som du reduserer mengden papir, e-post og telefonsamtaler vi trenger for å få ting gjort.

Når jeg starter et nytt prosjekt, lager jeg vanligvis en ny Evernote, Springpad og / eller Dropbox-mappe. For meg er disse skylagringstjenestene hovedsakelig for å synkronisere dokumenter, notater og bokmerkede nettsider mellom min datamaskin og mobilenheter. Jeg bruker sjelden de lokale dokumenter-mappene på datamaskinen min lenger. Det er ikke fornuftig å gjøre det når jeg jobber mellom flere enheter.

Men jeg bruker også disse lagringstjenestene fordi de er en praktisk måte å dele dokumenter med personer jeg jobber med. Jeg deler innholdet i mine elektroniske mapper med noen få enkle klikk. Hvis de andre gruppemedlemmene jeg jobber med, er Internett-kunnskapsrike, kan vi dele mapper og redusere mengden e-poster for å dele og kommunisere dokumenter og notater.

Med skybaserte tjenester som Evernote, Dropbox, Google Disk og SpringPad kan du dele koblinger til notater, filer eller mapper i kontoen via e-post, et sosialt nettverk eller et hvilket som helst nettsted.

Velger en Cloud Service

Den beste måten å velge og bruke en skygtjeneste på for teamet eller gruppen din er å undersøke hvilke skygtjenester de allerede bruker. det vil si, med mindre din bedrift eller organisasjon allerede bruker en bedriftsplattform som Dropbox, Evernote eller Google Drive. Hver av disse skyttjenestene har sine fordeler og ulemper, men jeg vil si at Google og dets skyplattform Google Drive har, på dette punktet, det bredeste utvalget av gratis verktøy og tjenester - selv om brukergrensesnittet til Google Disk, etter min mening, Kan ikke være så intuitiv og attraktiv som Evernote og Springpad.

Hvis hvert medlem av teamet ditt allerede har en Google-konto, gjør Google Disk det enkelt å dele Google-kalenderhendelser og samarbeide på dokumenter. De fleste av Googles kontorsykkel tjenester integrerer også med Google Hangouts. Google er allment tilgjengelig, og de fleste av tjenestene er gratis, så lenge du ikke har noe imot sporadiske annonser.

Hvis gruppemedlemmene dine bruker forskjellige skygtjenester, vil du kanskje bestemme deg som en gruppe for å bruke en enkelt tjeneste for gruppeprosjekter og møter, slik at samarbeidet mellom medlemmer er mer effektivt. Vær også forberedt på å bytte til en annen tjeneste etter at du har funnet ut hva teamsamarbeidet ditt egentlig trenger. Hvis dine hovedbehov er fildeling mellom gruppemedlemmer, bør Dropbox være tilstrekkelig. Men hvis du vil samarbeide om å skrive dokumenter, kan Google Disk, Evernote eller Springpad være bedre valg fordi hver av disse skyttjenestene har et innebygd dokumentskapningsprogram som jeg diskuterer mer i følgende avsnitt.

Dropbox og Google Disk

Jeg anbefaler Dropbox og / eller Google Disk som slags universelle fillagringsplattformer som tilbyr de beste og brukervennlige tjenestene for lagring, administrasjon og deling av filer på hvilken som helst datamaskin - for ikke å snakke om de mest populære smarttelefonenheter og -tabletter. Vær imidlertid oppmerksom på den største manglende funksjonen for Dropbox: Den inneholder ikke et innebygd tekstredigeringsprogram som de andre cloud storage-tjenestene. Google Disk fungerer derimot som Dropbox - men det inneholder også en serie kontorapplikasjoner for å lage dokumenter, regneark, presentasjoner og mer.

Selv om jeg bruker både Dropbox og Google Disk, bruker jeg primært Dropbox for alt mitt dokument og andre mediefiler, hovedsakelig fordi den integrerer så godt med andre populære mobilprogrammer på iPhone og iPad. Da det får flere brukere, vil Google Drive til slutt ekspandere og integrere med andre mobile apper og enheter.

Dropbox gjør en fantastisk jobb med å fungere som din skybaserte Dokumenter-mappe. Du kan laste ned og installere Mac-, PC- og mobilversjonen av Dropbox til din datamaskin (er) og støtter mobile enheter, og deretter blir alle dokumentene og mediefilene du legger til i Dropbox-kontoen, automatisk synkronisert mellom datamaskinene og enhetene dine . Du kan også gå online og få tilgang til Dropbox fra en hvilken som helst nettleser.

Så si at du lager et Word-dokument på datamaskinen din og lagrer det i en mappe i Dropbox-kontoen din. Med Dropbox kan du få tilgang til og endre dokumentet på andre bærbare datamaskiner og mobile enheter, og omvendt.

Dropbox-deling

For teamprosjekter er Dropbox veldig nyttig for å dele filer og mapper. For eksempel kan du høyre- eller Kontrollklikk hvilken som helst fil eller mappe du har lagret til din lokale eller online Dropbox-konto, og få en unik nettadresse som kan deles offentlig via e-post eller hvor som helst på nettet. Lenken vil gjøre det mulig for andre å se og laste ned filen på nettet, enten de er Dropbox-medlem eller ikke.

Du kan også dele private mapper med andre medlemmer av teamet ditt, som også må registrere en Dropbox-konto for å få tilgang til mappen. For å dele en mappe i Dropbox, høyre- eller Kontroll-klikk på mappen du vil dele - enten på din lokale maskin eller online Dropbox-konto - og velg Del denne mappen. Derfra vil du bli tatt til delingsvinduet der du kan legge inn eller importere e-postadresser for de personene du vil dele mappen med. Legg merke til at du kan velge å tillate de angitte kontaktene å invitere andre til å dele mappen.

Brukere du deler mapper med, vil kunne se og redigere filer i den mappen.

Merk: Dropbox tilbyr opptil 2 GB ledig lagring, men du kan få mer ved å invitere deltakerne til å registrere deg for en konto, eller du kan betale $ 99 per år for opptil 100 GB lagringsplass.

Google Disk

Google Disk fungerer på samme måte som Drobox. Det starter deg med 5 GB ledig lagringsplass, hvor du kan lagre alle typer filer på kontoen din. Som Dropbox kan du laste ned og installere Google Disk-programmet som synkroniserer og speiler alle Google Doc-dokumenter i din elektroniske konto. Du kan også få tilgang til Google-innhold på de mobile enhetene dine som støtter Google Disk-mobilappen.

Som jeg tidligere har påpekt, er fordelen med Google Disk at den har innebygde applikasjoner for å lage tekstdokumenter, regneark, presentasjoner, elektroniske meningsmålinger og skjemaer. Disse programmene lastes ikke ned til datamaskinen din, men nås via Google-kontoen din. Du trenger aldri å installere eller oppgradere programvaren på datamaskinen. Du kan eksportere dokumenter som er opprettet i Google Dokumenter, og åpne dem i program som Word og Excel.

Du kan også dele Google Drive-dokumenter med andre Google- og ikke-Google-brukere, men prosessen er ikke så lett som med Dropbox, Evernote eller Springpad. Du må gå online til din drive.google.com-konto, merk av i boksen ved siden av filen eller mappen du vil dele. Deretter klikker du på knappen Share over de oppførte dokumentene.

Innstillingsalternativene for Deling vil dukke opp, og det vil inneholde en unik nettadresse for dokumentet du vil dele. Du kan velge å dele denne lenken offentlig eller privat med folkene på listen Samarbeidspartnere, som mest sannsynlig vil ha en Google-e-postadresse.

Dessverre kan du ikke dele dokumenter direkte fra Google Disk-programmet, mapper eller filer som er lagret på din lokale stasjon, slik du kan med Dropbox, Evernote og Springpad.

Vær imidlertid oppmerksom på at den største fordelen ved bruk av Google Disk og dens opprettingsprogrammer er at du og andre medlemmer av teamet ditt kan samarbeide på dokumenter bokstavelig talt samtidig - du kan faktisk se redigeringer som er gjort av andre i sanntid, og de kan se din. Med Dropbox må gruppemedlemmene laste ned filer og åpne dem på datamaskinen eller mobilenheten for å kunne redigere eller legge til innhold til det.

Grunnleggende Evernote-deling

Evernote og Springpad - begge populære notattjenester - tilbyr også kraftige dokument- og mappedelingsfunksjoner, som jeg beskriver i detalj i denne MUO-artikkelen, Slik deler du bærbare datamaskiner i Evernote & Springpad Slik deler du bærbare datamaskiner i Evernote & Springpad Slik deler du notatbøker I Evernote & Springpad Springpad og Evernote er flotte arkivskap for lagring og håndtering av artikler, oppskrifter, produkter og tekstutklipp vi vil lagre for senere gjennomgang. Men en ekstra måte å maksimere disse kraftige bærbare PC-ene er å ... Les mer. Her vil jeg gi en grunnleggende oversikt over disse tjenestene.

Med Evernote kan du klikke på delingsknappen for alle lagrede notater i kontoen din, og velg lenke det notatet på Facebook, Twitter eller LinkedIn-nettverk. Dette kan gjøres via e-post, eller ved å kopiere nettadressen til datamaskinens utklippstavle og lime den der du vil. Lenker til delte notater vil bli lastet ned som en nettside, som igjen kan se på Evernote-kontoen, og også dele med andre.

Du kan også dele dine individuelle Evernote-notatbøker med dine lagmedlemmer, men du trenger en premium konto ($ 45, 00 per år) for å gjøre det.

Grunnleggende Springpad Sharing

Springpad er populært for å lage notatbøker for å lagre koblinger til det du finner på internett, for eksempel oppskrifter, produktsider, filmbeskrivelser, bøker, artikler, etc. Som jeg forklarer i en MUO-artikkel, er Springpad visuelt orientert og tiltalende å bruke Springpad vs Evernote: Hvorfor Visual Orientation Matters i en online Notebook Springpad vs Evernote: Hvorfor Visual Orientation Matters i en online notatbok Det er lett å forstå hvorfor det er tonnevis av online og programvare notatbøker der ute å velge mellom: hovedsakelig fordi det er så mye informasjon å administrere, bokmerke og dele i våre online og mobile ... Les mer.

Du kan imidlertid også bruke Springpad som et notatbøker og samarbeidsverktøy for bonafide der du kan lage grunnleggende tekstdokumenter, oppgavelister og legge til filer - inkludert bilder og filmer fra datamaskinen. Som med Evernote, kan du dele koblinger til notatene og annet lagret innhold i bærbare notatbøker. Nedlastede koblinger kan ses og deles av alle du sender linkene til.

Du kan også dele hele bærbare datamaskiner med andre Springpad-medlemmer, og inviter dem til å bidra med notater og annet innhold til den delte notisboken din. I motsetning til Evernote er notatdeling i Springpad gratis. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke kan angi skrivebeskyttede innstillinger for de delte Springpad-notatbøkene dine. Når du deler dem, konfigureres de automatisk for samarbeid.

Du kan invitere bidragsytere til en notatbok ved å klikke på Innstillinger girknappen som finnes på forsiden av en notisboks forhåndsvisningssymbol, eller knappen til venstre for en åpen notisbok. I Innstillinger klikker du på Bidragsytere og sender invitasjoner til samarbeidspartnere, som også må være Springpad-brukere. Din notatbok vil ikke vises i kontoen sin før de har godkjent invitasjonen din.

Springpad inneholder flere andre gratis funksjoner som ikke er tilgjengelige i Evernote eller Google Drive. Disse inkluderer varslingsinnstillinger for dokumenter, gjøremålslister og lignende; offentlig deling av innhold og et spesielt forskningsverktøy for å finne boktitler, filmer, musikk, oppskrifter, produkter, TV-programmer og videoer.

Ved første øyekast kan Springpad ikke se ut som en sky-løsning for bedrifter eller organisasjoner. Det kan hende du vil vise SpringPad som en tjeneste gruppemedlemmene dine kan bruke til både privat og møte / prosjektformål.

Online to-do lister

Å gjøre ting ferdig krever at vi bruker verktøy for å minne oss om de tingene vi har forpliktet oss til å gjøre. Men daglige forstyrrelser og andre ansvar kan føre oss til å glemme eller overse mindre eller utfordrende oppgaver. Det er her å gjøre lister kan komme til nytte. I likhet med Internett-videokonferanse-tjenester, kan digitale oppføringslister være flere ganger mer nyttige enn gjøremålslister skrevet på papir - fordi du kan samarbeide.

Notatboken og skyttjenestene jeg beskriver i den forrige delen av denne håndboken, inneholder innebygde gjøremålslister som kan deles og brukes til samarbeidsformål. Springpad inkluderer selv en gratis "Påminn meg" -funksjon som kan legges til en notat eller oppgaveliste i notatbøkene dine, samt et dedikert alarmnotat som du kan angi for å få varsler i e-posten din. Disse funksjonene fungerer også med Springpad-mobilappene.

Wunderlist 2

Hvis du leter etter en dedikert, tverrplattform-oppgaveliste utenfor de bærbare tjenestene jeg beskrive i forrige avsnitt, vil du kanskje gi Wunderlist 2 en prøve. Wunderlist kan nås i hvilken som helst nettleser, og er tilgjengelig for nedlasting på Mac, Windows, Android, iPad og iPhone.

Funksjoner inkluderer:

• Evnen til å skape forskjellige arbeidsområder for ulike prosjekter.
• Muligheten til å invitere Facebook og Twitter-kontakter, kolleger og teammedlemmer til å samarbeide og dele oppgavelister.
• Du kan opprette gjentakende oppgaver.
• Alarmer kan legges til oppgaver som sendes via e-post og meldinger i appen.
• Oppgaver kan bli favorisert.
• Arbeidsområder og lister kan lagres og brukes til gjentatte prosjekter og arrangementer.
• Lister og oppgaver kan merkes med søkeord som "møte", "forskning", "e-post", "kontakt", "rapport", "dokument" osv.
• Arbeidsområder inkluderer en detaljvisning som viser påminnelser, sammen med gjentatte oppgaver og undertekster.
• Utformingen av arbeidsområder kan tilpasses.
• Wunderlist-kontoer er sikret ved hjelp av 128 bit SSL-kryptering over HTTPS.
• Arbeidsområder inkluderer en Sticky Notes-funksjon.
• Nettleserutvidelser kan brukes til å raskt legge til oppgaver i Wunderlist-kontoen din.

Funksjoner ikke inkludert:

• Du kan ikke importere dokumenter og andre medier til Wunderlist-oppgaver og arbeidsområder.
• Det er ingen direktemeldingsfunksjon for online-diskusjoner.
• Bilder kan ikke legges til oppgaver og notater.
• Det er ingen integrasjon med andre tjenester som Evernote, Dropbox eller Google Drive.

Husk at Wunderlist er en egen tjeneste i tillegg til de andre netttjenestene du og teamet ditt kan bruke. Hvis du for eksempel bruker Google Hangouts eller LiveMinutes til online-møter, kan det være lurt å legge til en egen tjeneste som Wunderlist. Det ville nok være bedre å få tilgang til så mange verktøy som mulig på en plattform. Med det sagt, hvis du virkelig liker Wunderlist, tror jeg det kan definitivt brukes som et primært prosjektplanleggingsverktøy.

Kanban2Go

Kanban2Go er et annet nettverksapplikasjonsadministrasjonsprogram som er et godt verktøy for å jobbe med under videokonferansemøter på nettet, på grunn av sin høye visuelle orientering og brukervennlighet.

Funksjoner inkluderer:

• Flere oppgaveadministrasjoner kan opprettes for ulike prosjekter.
• Oppgaver kan flyttes / dras fra en bretts "Til" -liste, til "I fremgang" og "Ferdig".
• Lagmedlemmer kan bli invitert til å samarbeide om oppgaver.
• Alarmer kan festes til hver oppgave.
• Oppgaver kan merkes og filtreres av koder.
• En oppdateringsstatus kan legges til oppgaver.
• Oppgaver kan eksporteres til iCal eller Google-kalenderen.
• Oppgaver kan deles via Evernote, og lenker til brett kan deles til Twitter.
• Styrene kan kobles til for offentlig visning eller holdes privat.
• Brettene kan søkes.

Funksjoner ikke inkludert:

• Du kan ikke importere dokumenter og andre medier til Kanban2Go-kortene.
• Det er ingen direktemeldingsfunksjon for nettbaserte diskusjoner.
• Bilder kan ikke legges til oppgaver og notater.
• Det er ingen integrasjon med andre tjenester som Facebook, Dropbox eller Google Disk.

4. Forberedelse for og Holding Møter

Etter min erfaring er den største utfordringen for å holde nettmøter ikke så mye å bruke online-programvaren og verktøyene, men det er å planlegge og holde møter og gjøre dem så produktive som mulig. Når jeg går på et møte, på eller offline, hvor det ikke er noen dagsorden eller utnevnt tilrettelegger, vet jeg ganske mye ikke så mye som vil bli gjort. Et dårlig planlagt møte kan være en stor tidsspredning, spesielt når deltakerne ikke er klar over sine egne roller og ansvar for å lage et møteproduktivt. De fleste liker å snakke og sosialisere seg under møter, men de klager ofte på at møter er sløsing med tid. Men hvis møtedeltakere forstår og bruker strategier for å holde effektive møter, kan møter være svært nyttige for å få ting gjort, spesielt når de arbeider sammen.

Det er flere gode bøker om planlegging og avholdelse av effektive møter som jeg anbefaler:

• Hvordan lage møter Arbeid, av Micheal Doyle og David Straus
• Boring Meetings Suck: Få mer ut av møter, eller kom deg ut av flere møter, av Jon Petz
• Meeting Excellence: 33 verktøy for å lede møter som får resultater, av Glenn Parker og Robert Hoffman

boring_meetings_suck_by_jon_petz1.png"

Jeg skjønner at bøker om å holde effektive møter ikke står øverst på leselisten din, men hvis du regelmessig deltar i møter eller er ansvarlig for å planlegge dem, vil det være veldig å lese og bruke metodene som er forklart i minst en av de ovennevnte bøkene. nyttig. Husk at selv om du som møteplanlegger kan forstå hva som trengs for å holde effektive møter, holder du ikke møter med deg selv. Medlemmer av teamet ditt, komiteen og organisasjonen bør også være oppmerksomme på og gjennomføre produktive møteoppgaver. Møter er typisk reflekterende over den samlede styrken og effektiviteten til en bedrift, organisasjon eller gruppe.

Det følgende er en oversikt over planlegging og avholdelse av effektive møter. Hvis du finner ut at møtene dine ikke er produktive som de burde være, bør du faktisk på et tidspunkt holde et møte med gruppen din for å diskutere hvordan du gjør møtet mer produktivt.

Møteforberedelse

Du vet uten tvil at alle effektive møter typisk inkluderer en dyktig tilrettelegger, noen som vet hvordan man kan bevege agendaen sammen og holde folk fokusert. Men effektive møter krever også forberedelse. Du - eller noen i teamet ditt - trenger å ta ansvar for å planlegge møter, som inkluderer å sette opp en tid og plassering for hvert møte, utvikle dagsorden og sende ut dokumenter og andre ressurser som skal dekkes av møter.

Jeg finner at effektive møter holdes best på en regelmessig planlagt dag og tid. Ukentlige eller to ukers møter er svært nyttige for å utvikle gruppedeltakelse og samhold, og hvis møtene planlegges og holdes konsekvent, bør de bli enklere å håndtere og bli mer produktive.

Agendainnstilling

Du bør mest definitivt lage en standard dagsorden for møtene dine, som bør omfatte følgende elementer og seksjoner:

Møtehode:

• Møtesdato
• Møte starttid
• Møte sluttid
• Møtested
• Møteformål
• Liste over deltakere
• Liste over møte referansedokumenter (hvis aktuelt)

Dagboksposter:

• For hvert element, oppgi følgende:
• Tittel eller emne
• Kort beskrivelse av emnet
• Person som er ansvarlig for varen (bly)
• Tidsvarighet for varen
• Liste over referansedokumenter relatert til varen (hvis aktuelt)

Kilde : MyCommittee

Agenda elementer bør være tiltak, for eksempel, gjennomgang markedsføringsplan; Brainstorm ideer for revidert markedsplan; Godkjenn kvartalsbudsjettet.

En av grunnene til at jeg liker å bruke MyCommittee er at den inneholder en mal for å sette dagsordener, og alt jeg trenger å gjøre er å sjekke og fjerne merkene i malen for hvert nytt møte, og legg til nye elementer etter behov. I Mitt utvalg kan agendaen din bli omgjort til et minuttskjema før møtet starter. Minutakeren registrerer notater, oppgaver og oppgaver under møtet, og forbereder protokollen som en rapport for gjennomgang av gruppedeltakere.

Dagsordenen for et møte skal sendes ut minst 24 timer før møtene skal planlegges. Med MyCommittee kan registrerte medlemmer av nettstedet logge inn og se dagsordenen før møtet. De kan legge til notater og koblinger til dagsordener før møtet holdes.

Agendas bør også markere hvem som er ansvarlig for hver dagsorden. Oppgaver og annet ansvar bør deles mellom gruppedeltakere slik at alt arbeidet ikke faller på en eller to personer.

To nyttige apper for å opprette agendaer er møter Expectations Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige online- og mobilapplikasjoner, som AgreeDo, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter ... Les mer og yaM, som jeg diskuterer mer detaljert i kapittel 5. Med disse programmene kan agendaer deles via e-post og som PDF-filer. Se delen om elektroniske og mobile verktøy for andre anbefalinger.

Uansett hvilken app du bruker til å lage en agenda, bør du være forberedt på å legge den på nettet slik at møtedeltakerne kan se den under videokonferansemøtet. Mens gruppemedlemmer bør være ansvarlige for at en kopi av protokollene er åpen og tilgjengelig under møtet, virker det ikke alltid slik. I tillegg, hvis møtene dine ofte inkluderer gjester eller nye medlemmer, vil du ha agendaen lagt ut slik at den kan ses av alle. Hver av skyttjenestene jeg har skissert i denne håndboken, gir deg mulighet til å dele dokumenter raskt ved hjelp av en tilordnet nettadresselink.

Møterom

Hvert møte skal ha en tilrettelegger. Hvis en tilrettelegger ikke er valgt, og det er ingen dagsorden, har møter en tendens til å falle i masse sosialisering, og ikke nok blir gjort. Mens det ville være flott at hvert medlem ble svinger som en tilrettelegger, har jeg funnet ut at det er bedre for en eller to medlemmer med tilretteleggingsferdigheter for å gjøre jobben, spesielt hvis gruppen din er ny. Enda bedre, å ansette en profesjonell tilrettelegger for spesielle møter er en god investering. En profesjonell tilrettelegger er selvfølgelig ikke medlem av gruppen og kan dermed være mer nøytral når det gjelder konflikter som oppstår i møter.

En god tilrettelegger oppfordrer alle medlemmer til å delta, og prøver å holde deltakerne fokusert på en dagsorden på en gang. Ved større møter med fem eller flere deltakere er det best for underviseren å forbli en nøytral deltager, og ikke dele sin eller mening om ideer eller beslutninger som blir gjort. På denne måten kan underviseren fokusere på å legge til rette for, og ikke bli sugd inn av argumenter og konflikter. En god facilitator beskytter også enkeltpersoner og deres ideer fra angrep. Michael Wilikinson's Secrets of Facilitation: Den SMART Guide for å få resultater med grupper, og Sam Kaners Facilitators Guide til Participatory Decision Making (Jossey-Bass Business & Management) er nyttige bøker om å utvikle ferdighetene til effektiv møtefasilitering.

Minutter-Taker

Hvert møte bør inkludere en minutteropptaker eller opptaker - noen tilordnet å ta notater til de vedtakene og oppgaver som er gjort under møtet, samt lage notater på navnene til gruppemedlemmer som er ansvarlige for ulike oppgaver eller oppgaver. Hvis et møte er større enn fem deltakere, vil møteopptakeren helst også være en nøytral deltager, slik at han eller hun kan fokusere på å være en opptaker. Vanligvis bør protokollrapporten samsvare med elementene i agendaen. Med MyCommittee og yaM blir dagsordningsskjemaet omgjort til en referanseformular ved starten av møtet.

Som jeg beskrevet i avsnittet om møteverktøy, er bruk av et minutt formular anbefales på det sterkeste for effektive møter. Jeg foreslår MyCommittee eller yaM, fordi hvis gruppen din møtes regelmessig, blir protokollene automatisk arkivert i din MyCommittee eller yaM-konto. Når en rapportering er avsluttet, kan du sende en melding til deltakerne for å fortelle dem at den er klar til gjennomgang, eller i tilfelle av yaM, er protokollrapport innført direkte i e-posten som sendes direkte til deltakerne.

Agreedo Agreedo: Skriv og administrer Business Meeting Minutes For Free Online Agreedo: Skriv og Administrer Business Meeting Minutter Gratis Online I flere uker nå har jeg søkt etter et brukervennlig nettsted eller program som vil tillate meg å beholde og lagre protokollene fra møter. Den tradisjonelle tekstdokumenttilgangen er ikke lenger en produktiv ... Les mer er en annen nyttig nettkilde for opptak av minutter, og hvis du ikke har noe imot å ta minutter med iPad, er et par gode iOS-apper (se neste avsnitt) Også nyttig for å opprette og dele profesjonelle minuttrapporter.

En annen anbefaling for å ta en liten stund er å inkludere et dagsordrelement som er satt til slutten av møtene for å gjennomgå oppgavene og oppdragene som er avgjort under hvert møte. Opptakeren leser bare og klargjør oppgaver, oppgaver og forfallsdatoer som er avtalt. Den endelige rapporten bør ideelt sett være ferdig og distribuert innen 48 timer etter møtet, mens den er frisk i alles sinn.

Time-Keeper

Ideelt sett bør en dyktig tilrettelegger holde orden på den tildelte tiden for hver dagsorden, for når gruppen møtes regelmessig, er det best å starte og avslutte møter i tide. En godt gjennomtenkt dagsorden bør inkludere hvor mye tid som trengs for hver dagsorden, men vanligvis skal treneren revidere og justere tiden som møtet beveger seg fremover. For møter med mer enn 10 deltakere kan det være hjelpsomt å tilordne noen til å være en tidsbehandler.

5. Online og mobil møteverktøy

Hvis gruppen din er spredt geografisk, og / eller hvis gruppemedlemmene bruker forskjellige datoperativsystemer (Windows, Mac OS X, Linux), trenger du møteverktøy som alle gruppemedlemmene dine kan bruke. Hvis du er en Mac og iPad-bruker, kan det være et problem hvis du bruker verktøy og programmer som PC- og Android-brukere i gruppen din ikke har tilgang til under møter.

På den annen side er noen verktøy og applikasjoner på nettet ikke alltid like funksjonelle eller enkle å bruke som desktop-applikasjoner. Det samme gjelder for tavleapplikasjoner. Det finnes flere kjempebra iPad-apper for agendainnstilling, minutteropptak og prosjektplanlegging, men bruk av disse verktøyene under et møte kan noen ganger være tungvint på grunn av størrelsen på iPad. Hvis alle gruppedeltakere bruker samme mobilenhet, er det mye lettere å bli enige om møteverktøy som vil bli brukt av alle medlemmer.

I dette kapittelet anbefaler jeg elektroniske verktøy for å møte forberedelser, sette dagsordener og ta minutter. Hvilke verktøy du bruker vil være basert på behovene til gruppen din og hvilken type enheter og andre tjenester du bruker. Jeg inkluderer også lenker til MUO artikkel vurderinger som gir flere detaljer.

Merk: elektroniske verktøy som Evernote og Springpad som jeg diskuterer i prosjektplanleggingsdelen kan også brukes til å planlegge og holde møter. Verktøyene beskrevet i de følgende seksjonene er spesielt utformet for nettmøter og relaterte aktiviteter. Selv om det ikke er vurdert her, kan du også trenge andre nettbaserte verktøy under møtene dine. disse inkluderer en stoppeklokke, en online whiteboard og en online kalender der planlagte møter og arrangementer kan deles.

AgreeDo

AgreeDo er en online dagsorden og minutter som tar søknad som kan deles og samarbeides både offentlig og privat. Hvert møte du lager i AgreeDo Agreedo: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis online-avtale: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis på nettet I flere uker nå har jeg søkt etter et brukervennlig nettsted eller program som vil tillate meg å holde og lagre protokollene fra møter. Den tradisjonelle tekstdokument-tilnærmingen er ikke lenger en produktiv ... Les mer inkluderer logistisk informasjon, start- og sluttidspunkt for møtet, deltakerliste og fire typer agendaelementer å velge mellom: Info, Beslutning, Oppgave, Emne. Du kan også legge ved filer som må lastes ned til møtet.

For hver dagsordre kan minutttakeren legge til navnet på personen som er tildelt eller ansvarlig for det aktuelle elementet, og forfallsdato for oppgaven eller handlingen.

Etter at agendaen er opprettet, kan du sende en invitasjon til deltakere til å gjennomgå og gi innspill til en planlagt dagsorden. Når møtet starter, kan møteopptakeren bruke dagsordenen til å legge til notater og handlinger for hver dagsorden.

Alle møter arkiveres i din Agreedo-konto, og de kan skrives ut eller eksporteres i formatet Microsoft Excel CSV (UTF-8). Jeg anbefaler imidlertid at du får gruppemedlemmer til å se minutter på nettet etter behov.

MyCommittee

MyCommittee er et av de eldste online møteapplikasjonene som gjør det mulig for brukere å lage agendaer og gjøre dem til minutter. MyCommittee MyCommittee er det beste nettbaserte verktøyet for å skape online agendaer og minutter MinCommittee er det beste nettverktøyet for å skape online agendas og minutter Online verktøy og ressurser for å organisere effektive møter er brede og varierte og ekstremt nyttige. Med nettsteder som MyCommittee.com kan du redusere behovet for frem og tilbake e-post og videresende dokumenter for å trekke sammen ... Les mer består av en standard møte mal / skjema som inkluderer logistisk informasjon; navnene på grupper medlemmer, gjester og møte deltakere; gamle og nye agenter og muligheten til å sende invitasjoner til å gjennomgå og endre agendaelementer til tildelte medlemmer som logger på kontoen sin.

Hver gang du oppretter en ny agenda i MyCommittee, kan du velge å klikke og legge til agendaelementer fra et tidligere møte, i stedet for å skrive dem igjen. Hver dagsorden inneholder en tekstboks for å skrive en beskrivelse av varen. Du kan også legge til standard agenda elementer som vises for hvert nytt møte du lager.

Når du starter møtet, setter du dagsordenen til et minuttformular, og møteregistratoren legger ganske enkelt til notater, handlinger og beslutninger under møtet.

MyCommittee inneholder en funksjon for å eksportere agendaer og minutter til PDF-skjema, men med denne skrivingen er funksjonen buggy, så jeg foreslår at gruppemedlemmer bare logger inn på gruppekontoen og vurderer dagsordenene og protokollen på nettet.

Utformingen av MyCommittee har blitt litt datert, og den integrerer ikke med noen av de populære nettsamfunnene, men den inneholder alle de tradisjonelle elementene for å lage dagsordener og minutterrapporter online.

yaM (enda et møte)

En nylig utviklet online dagsorden og minutter søknadsverktøy som du definitivt bør ta en titt på er yaM, som står for "Yet Another Meeting". yaM ligner på MyCommittee, men utformingen er mye mer oppdatert, og den inneholder noen fantastiske verktøy som hjelper møtedeltakere brainstormide ideer, gjør produkt- og kostnadsanalyse, og integrere med nettsky-kontoer, inkludert Dropbox, Google Calendar og Evernote. Som en webapplikasjon er yaM lik Agreedo, men det er mye mer avansert uten å synes mer komplisert.

yaM lar deg lage din første møte agenda så snart du registrerer en konto. Plattformen inneholder funksjoner for å lage agendaelementer, og vedlegger tidsvarigheten og personene som er ansvarlige for hver dagsorden. Din agenda kan sendes til andre medlemmer enten via e-post eller utskrift. Hvis gruppemedlemmene dine har en registrert yaM-konto, kan de få tilgang til og gi innspill til agendaen som er opprettet i yaM.

I sin tur bruker du din yaM agenda for å ta minutter. Minutter i yaM består av fire typer innhold: notater, handlingselementer, vedlagte filer og innspill basert på en samling beslutningsprosesser. yaM tillater selv mer enn en registrert bruker i et møte for å skrive inntasting til minuttene i sanntid samtidig.

Hvor yaM også skinner er samlingen av innebygde samarbeidsverktøy som gjør at medlemmer kan foreta en pro / con analyse, produktanalyse, brainstormide ideer eller stemme om viktige beslutninger. Det er også et verktøy for det som kalles SWAT-analyse, som innebærer å diskutere og registrere styrker, svakheter, muligheter og trusler av et bestemt prosjekt, ide eller beslutning.

Som med dagsordenen kan protokollene sirkuleres via e-post, trykte rapporter eller bare åpnes ved å registrere på nettet. yaM gjør det enkelt å arkivere dagsordener og minutter, og å selektivt kopiere og lime inn agendaelementer fra tidligere møter for å lage en ny agenda.

Hvis gruppen eller komiteen er seriøs om å bruke møter for å samarbeide og få ting gjort, skylder du det selv å sjekke ut yaM. Det lar deg lage opptil 10 gratis møter per måned, med opptil fem deltakere per møte. En premium-konto tillater ubegrensede møter og deltakere, tilpassbart grensesnitt og SSL-kryptering for $ 9, 99 per måned.

Doodle for planlegging møter

Planleggingsmøter kan bli svært besværlige, spesielt når de møtes med en gruppe hvis medlemmer er spredt hverandre geografisk. Dette er hvor Doodle.com kommer inn. Doodle gjør det mulig for deg å poste på nettet en hendelse eller møte Doodle fjerner frustrasjonen av planlagte møter eller hendelser Doodle fjerner frustrasjonen av planlagte møter eller hendelser Ofte planlegger et møte eller arrangement for en gruppe mennesker til å bli enige på kan være så frustrerende og tidkrevende som å finne barna dine tapt i et travelt kjøpesenter. Den elektroniske spørreundersøkelsen, ... Les mer der inviterte kan velge hvilke dato og tidspunkter de kan delta på. Alle individuelle svar vises, og du velger hvilken dato og klokkeslett som passer best for alle. Avstemninger kan gjøres både offentlige eller konfidensielle for deg bare, administratoren å se.

For flere elektroniske verktøy, sjekk ut Angela Alcorns 10 + Great Online Tools for Group Co-ordinering og møter 10+ Great Online Tools for Group Co-ordinering og møter 10+ Great Online Tools for Group Co-ordinering og møter Hvordan klarer du en team av mennesker som er spredt ut geografisk? Hvordan koordinerer du internasjonale tidssoner? Konseptet med å jobbe via Internett har begynt å krype inn i hverdagen, ... Les mer.

6. iPad Apps for Meetings

IPad og andre lignende nettbrett-enheter har blitt stadig mer populære for å få tilgang til nettet, skrive, lese og lagre dokumenter og e-bøker, og bruke utallige mobilapper som hjelper oss med å få ting gjort.

IPad er fortsatt den bestselgende og mest brukte tablettenheten. Den inneholder et tastatur på skjermen, men du kan også bruke et eksternt tastatur for raskere skriving. Nesten alle tjenestene jeg har beskrevet hittil i denne guiden, er tilgjengelig på iPad, enten via mobil nettleser eller direkte i apper som er bygget for tjenester som Google+ (som også inkluderer Google Hangouts), Google Dokumenter, Evernote, Springpad og yam. IPad er veldig bærbar, lett og ganske lett å navigere.

Imidlertid, selv om iPad kan brukes som en laptop-erstatning Hvordan lage din iPad en bærbar erstatning Hvordan lage din iPad en bærbar erstatning I et intervju sa Apple-administrerende direktør Tim Cook at han ikke hadde planer om å utvikle en iPad som forvandler seg til en bærbar datamaskin. Men det holder absolutt ikke mange iPad-brukere fra å bruke enheten som en bærbar PC ... Les mer, jeg anbefaler det ikke som en enhet for tunge møter. En faktisk bærbar PC er mye bedre.

Noen ulemper til iPad er at du ikke kan ha mer enn ett program åpent på skjermen om gangen. Det er ingen innebygd klippebordbehandling for lagring av flere tekststykker. Og selv om du bruker et eksternt tastatur for å skrive på enheten, vil det i de fleste tilfeller ikke være så raskt og effektivt som å skrive på en bærbar PC.

Til tross for disse ulempene er det mange kreative og ekstremt praktiske iPad-apper som er nyttige for planlegging og gjennomføring av møter. Faktisk de fleste av de følgende appene jeg beskriver, ville gjøre gode Mac- og PC-applikasjoner på grunn av deres nye tilnærming til å hjelpe brukerne med å produsere agendaer og referatrapporter.

Et annet pluss for å bruke iPad er at de fleste appene i iTunes App Store er relativt rimelige, i gjennomsnitt fra $ 0, 99 cent til under $ 5, 00. Etter at du betaler for og laster ned en app, er alle oppdateringer gratis. Så hvis du har en iPad eller planlegger å få en, anbefaler jeg definitivt å sjekke ut de følgende appene for å se om de kan være nyttige verktøy for møteformål.

Møter - Notatbøker for arbeid

Møter ($ 3, 99) er en elegant, ryddig minutterapp for iPad. Det er laget for å registrere tittel, dato, klokkeslett og deltagere i møter, og det inkluderer også plass til å ta notater og oppføring av handlinger som kan grupperes etter prosjekt eller på forfall. Selv om appen kan brukes til å lage dagsordener, er det ikke det beste verktøyet for dette formålet.

Styrken på møter er at den skaper en profesjonell rapport av dine minutter som du kan dele via trykte kopier, e-post til deltakere eller eksportere som PDF til Dropbox eller en boks-cloud storage-konto. Du kan administrere alle rapportene dine i notatbøker der de er oppført etter datoen for møtene.

Minute Taker

Minute Taker er en annen elegant app som lar deg legge til en møte tittel, dato og klokkeslett, samt dra navnene til deltakerne fra kontaktlisten din. Når møtet utvikler seg, legger du ganske enkelt til notater, oppgaver og oppgaver. Når du vil tilordne en oppgave til et medlem, kan du bare trykke på listen over deltakere og legge til navnet sitt fra listen, noe som reduserer behovet for å skrive navn om og om igjen. Hver oppgave kan også tilordnes en forfallsdato og kode.

Når minutterrapporten er klar, lager Minute Taker en profesjonelt utformet PDF som inneholder minutter fra møtet. Multikolonneoppsettet for minuttrapporter er så godt gjort at deltakerne definitivt vil se på dem.

Minute Taker fungerer best for små grupper, med svært definerte oppgaver og ansvar for hvert møte. Det er definitivt en iPad-app som skal bygges for Mac- og PC-maskiner.

Agenda Maker

Agenda Maker ($ 0.99) for iPad og iPhone er en av de få appene i iTunes App viet til å lage agendaer for møter, workshops, konferanser og arrangementer. Det er nyttig hvis du trenger å utvikle en agenda for lange komplekse agendaer, der du kanskje må flytte ting rundt og passe dem i riktig rekkefølge.

Når du brainstormer og sorterer agendaelementer i Agenda Maker, justeres det og beregner klokkeslettet for deg. Du kan dele agendaen via e-post, en HTML-side eller som vedlagt PDF.

For prisen er Agenda Maker et kraftig, tidsbesparende verktøy som er langt mer nyttig enn brainstorming og sortering av agendaelementer i en tekstbehandler eller på en tavle. Det ville være enda bedre hvis denne appen var et skrivebord eller et nettbasert program.

Møteforventninger

Møteforventninger er en annen agenda for opprettelse av apper som også kan brukes som en liten takker. Denne appen lar deg inkludere den obligatoriske tittelen, datoen, klokkeslettet og stedet for møter, samt legge til deltakere fra kontaktlisten din.

Jeg liker hvordan møterforventninger enkelt oppretter møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige elektroniske og mobile applikasjoner, for eksempel AgreeDo, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter ... Les mer inkluderer et Formål-felt, som ikke bør overses. Hvert møte skal ha en tydelig definert hensikt, og det skal oppgis at formålet i dagsordenen bidrar til å minne på deltakere hvorfor møtet holdes.

Når du lager din agenda, tilpasser møterforventningene også og beregner tiden, slik at du ikke trenger å gjøre det manuelt. Den inneholder også agendainnstillinger for å ta pauser.

Når agendaen er fullført, kan den sendes til e-post til deltakerne.

Konklusjon

Gå frem og møt

Verktøyene og tjenestene for å holde online møter vil fortsette å vokse og utvide, og de vil møte mange av de behov og utfordringer brukerne står overfor når de jobber med prosjekter og finne ut måter å kommunisere bedre med hverandre på nettet. Med denne skrivelsen har Google for eksempel lagt til et nytt notisbokverktøy som heter Keep to their Google Drive-tjenester; og Springpad vil frigjøre en 4.0-versjon av sine notatboks tjenester som lover å gjøre det enda enklere å opprette og administrere dokumenter, bokmerker og andre ressurser. På samme måte reviderer Evernote for øyeblikket sin cloud notebook service og har gitt ut en bedriftstjeneste som gjør det mulig for bedrifter og organisasjoner å sikkerhetskopiere og søke på alle sine dokumenter på nettet slik at de er lett tilgjengelige for ansatte og medlemmer.

I denne forbindelse vil MakeUseOf.com fortsette å publisere artikler og anmeldelser om de beste gratis og rimelige nettbaserte tjenestene og applikasjonene som er tilgjengelige for planlegging og avholdelse av nettmøter og planlegging av prosjekter.

Andre MUO-artikler på nettmøte og prosjektsamarbeid

• De 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratismøteverktøyene for å samarbeide med ditt team Små lag trenger ikke dyre enterprise apps for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere lagets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer
• Konfigurer et nettverksmøte på nettet Den enkle måten med ethvert møte Sett opp et flerspråklig online møte Den enkle måten med AnyMeeting Konfigurer en flersidig online møte Den enkle måten med AnyMeeting Det er mange verktøy og tjenester som kan hjelpe broen Kommunikasjon mellom eksterne parter i sanntid i disse dager. Facebook, Skype, Google Hangouts, du heter det, det finnes endeløse måter å koble sammen massene på. Avhengig av ... Les mer
• 10+ Gode nettbaserte verktøy for gruppesamordning og møter 10+ Gode nettbaserte verktøy for gruppesamordning og møter 10+ Gode elektroniske verktøy for gruppesamordning og møter Hvordan styrer du et team av mennesker som er spredt geografisk? Hvordan koordinerer du internasjonale tidssoner? Konseptet med å jobbe via Internett har begynt å krype inn i hverdagen, ... Les mer
• Tips om å planlegge og holde effektive møter med Google Hangouts Tips om planlegging og hold effektive møter med Google Hangouts Tips om planlegging og holdning Effektive møter med Google Hangouts Med dagens internettteknologi kan det være både effektiv og kostnadseffektiv å holde online møter, spesielt hvis du forbereder Planlegg dem og bruk tidsbesparende verktøy. I de siste par månedene har jeg deltatt på nettmøter ... Les mer
• 5 grunner Google Hangouts er kjøligere enn Skype for videosamtaler 5 grunner Google Hangouts er kjøligere enn Skype for videosamtaler 5 grunner Google Hangouts er kjøligere enn Skype for videosamtaler Hangouts er Googles ta på chatrom. Som mange ganger før har Google gjort en god ide til noe utrolig nyttig, samtidig som det opprettholder enkelhet og brukervennlighet og dermed gjør det fantastisk. I dette ... Les mer
• Hvorfor du ikke trenger Desktop Chat-klienter igjen Hvorfor du ikke trenger Desktop Chat-klienter igjen Hvorfor du ikke trenger Desktop Chat-klienter igjen Husk dagene til MSN Messenger og AIM? Disse to var de første chat-klientene jeg noensinne har brukt. Når jeg begynte å bruke dem mer og mer, ble det tungvint å bytte mellom klienter og kontakte ... Les mer
• Screenhero gjør at du kan dele datamaskinens skjerm med noen [Mac] Screenhero gjør det mulig å dele datamaskinens skjerm med noen [Mac] Screenhero gjør det mulig å dele datamaskinens skjerm med noen [Mac] Arbeider samarbeidsvillige på prosjekter som involverer dataprogramvare, eller hjelper folk feilsøke problemer på datamaskinen deres er vanlige praksis i disse dager. Vi har publisert artikler om flere programmer som gjør at Mac og PC-brukere kan ... Les mer
• Meet.fm: Instant Opprett Møte Online Med Andre
• Join.me: Den enkleste måten å ha en Internett-konferansesamtale mellom datamaskiner og mobilenheter Join.me: Den enkleste måten å ha en webkonferanseanrop mellom datamaskiner og mobilenheter Join.me: Den enkleste måten å ha en webkonferanse-samtale mellom Datamaskiner og mobilenheter Din venn har ringt. De har et problem med datamaskinen sin og ber om din ekspertise. Du vil hjelpe, men alt ville være så mye lettere hvis du kunne se hva som er på ... Les mer
• Få ting ferdig med oppgaveløsningsprogram Wunderkit [iPhone og Internett] Få ting ferdig med oppgavestyring Søknad Wunderkit [iPhone og Internett] Få ting ferdig med oppgavestyringsprogram Wunderkit [iPhone & Web] Tilbake i 2010 skrev jeg om en godt utformet oppgave ledelse, plattformsapplikasjon kalt Wunderlist. Det gjør hva du kan gjøre i et regneark, en papirbrev eller andre oppgavebehandlere, men det er mye bedre å ... Les mer
• Få ting gjort med disse 4 verktøyene for listeoversikt [Linux] Få ting gjort med disse 4 verktøyene for listeoversikt [Linux] Få ting gjort med disse 4 verktøyene for listeoversikt [Linux] De fleste av oss har svært travle liv som Vi forventes å holde styr på hele tiden. Enten vi har stressende jobber, skolearbeid eller mange sosiale arrangementer, er det viktig at vi husker hva ... Les mer