Hvis du noen gang måtte samarbeide med skriftlig arbeid, vil du vite hvor mange nivåer dette kan være vanskelig. Venter på din skriftlige partner (e) eller ved å fastsette motstridende versjoner av et dokument, bør være minst av dine bekymringer. Tross alt gjør Internett samarbeidende å skrive en bris.
Etter å ha skrevet en 100-siders avhandling i et lag på tre, ved hjelp av Google Disk, visste jeg at dette var sant. Likevel har jeg nylig ikke klart å skyve Google Disk for å fullføre et dokument på mindre enn 10 sider i et lag på fem. Vi endte med å sende Word-dokumenter frem og tilbake, som nesten kjørte meg gal. Hjelp teamet ditt til å unngå følgende problemer ved å gå med et samarbeidsprosessverktøy for tekstbehandling i Google Dokumenter? 5 viktige tips for å huske tekstbehandling i Google Dokumenter? 5 Viktige tips for å huske For det meste av livet mitt var Microsoft Word tekstbehandlingsverktøyet som skulle brukes hvis du skulle gjøre noe seriøst arbeid. Jo, det var alternativer som Corel WordPerfect og senere OpenOffice, ... Les mer fra starten.
Venter på hverandre
Hva skjer når du ikke bruker et verktøy som støtter samarbeidskommunikasjon i sanntid?
Du ender med å vente på hverandre. Bare en person vil kunne skrive eller redigere dokumentet, før den neste personen kan fortsette. Når du jager en frist, vil dette koste deg verdifull tid.
For effektivt samarbeid trenger teammedlemmer ubegrenset tilgang til dokumentet du jobber med. Dette vil tillate alle å skrive eller redigere på fritiden. Du vil oppdage at ingenting er kraftigere enn å bruke tid på å skrive sammen i sanntid på et enkelt dokument, spesielt hvis du ikke er i samme rom.
Paired med dårlig kommunikasjon og jobber eksternt, venter på hverandre, koster lagslagene mine. Heldigvis behøvde vi ikke å møte en hard deadline. Men det er ikke det verste problemet du kan forvente når du arbeider i et eksternt lag.
Melding oppformateringen av hverandres versjoner
Sjansene er at ikke alle dere bruker det samme operativsystemet, samme tekstbehandling, eller den samme programvareversjonen. Dette kan rote opp ting og kaste bort arbeidstimer.
Du kan unngå formatering av problemer ved å gi alle nøyaktig samme verktøy. Den enkleste måten å gjøre dette på er at alle kan jobbe i nøyaktig samme dokument på en OS-nøytral plattform, for eksempel en online tekstbehandler.
På vårt team var jeg skylden for dette problemet fordi jeg ikke bruker Microsoft Office. Hvorfor skulle jeg betale for Word hvis jeg vanligvis bare trenger det for å åpne dokumenter og hvis det er mange gode gratis Office-alternativer 9 av de beste gratis- og lavprisalternativene til Microsoft Office 9 av de beste gratis og rimelige alternativene til Microsoft Office Microsoft Office har dominert markedet for tekstdokumenter, regneark og lysbildefremvisninger i mange år, og med god grunn - det er en av de aller beste. Men det er en ulempe, og det er prisen .... Les mer? Dessverre gikk jeg med et alternativ - LibreOffice - som ikke fungerer bra med Word.
Opprette konfliktdokumenter og miste spore endringer
Når folk ikke kan vente på hverandre fordi tidsfristen trekker seg nærmere, vil du ende opp med ulike versjoner av dokumentet. Til slutt må noen sitte ned og slå sammen de forskjellige versjonene i ett dokument. Det er ikke bare en sløsing med tid, men også en kilde til feil.
Videre, når du synkroniserer motstridende versjoner i et enkelt dokument, vil du også ende opp med å miste minst noen av de spore endringene. Hvordan samarbeide med sporendringer i Microsoft Word. Hvordan samarbeide med sporendringer i Microsoft Word. Les mer og kommentarer. . Det kan forstyrre det kollektive tankegangen og føre til misforståelser. Hvordan kan du unngå dette?
Etter min erfaring skjer det ikke noe når du bruker et samarbeidende skrivverktøy. I vårt team ble folk utålmodige og den siste runden med tilbakemelding og redigering ble gjort samtidig. Dette betydde at en person måtte flette alle dokumentene, noe som nesten førte til en pinlig feil.
Fordeler ved samarbeidende skriving utover å unngå problemer
Samarbeidende skriveverktøy kan være tryggere enn å overføre filer over Internett.
På grunn av sikkerhetsproblemer (NSA et al.) Har mange institusjoner begrenset bruken av verktøy som Dropbox. Mens Dropbox ikke er ideelt i utgangspunktet, unngår det en spesielt dårlig praksis: sender frem og tilbake dokumenter via e-post.
Vanligvis er e-post ikke veldig sikker. 7 Viktig e-post Sikkerhetstips du bør vite om 7 Viktige e-postsikkerhetstips du bør vite om Internett-sikkerhet er et emne som vi alle vet å være viktige, men det sitter ofte ofte tilbake i fordypningen i våre sinn, lure oss til å tro at "det kommer ikke til å skje". Enten ... Les mer for å dele dokumenter. Ikke bare er e-post lett å avlyse, du kan også glemme å inkludere noen eller ved et uhell velge en feil mottaker. Skriv inn samarbeidende skriveplattformer, som kan løse alle disse problemene.
Hvis du ikke vil gå med tjenester fra store selskaper, som Google Drive eller SkyDrive (snart OneDrive), kan du velge mellom mange alternative online tekstbehandlere. 5 Gode alternativer til Google Dokumenter. Du bør vurdere 5 gode alternativer til Google Dokumenter du burde Vurder Google Docs har sine mangler. Kanskje du vil unngå Google for personvernproblemer. Eller det kan hende du trenger forskjellige funksjoner. Vi fant fem gode alternativer, og en av dem vil fungere for deg. Les mer . Alvorlig om sikkerhet? Bruk et verktøy som EtherPad til å sette opp din egen, egen vert, privat og skybasert samarbeidende skriveplattform.
Endelig, som tidligere nevnt, er det en ekte rush som jobber med et dokument samtidig som man ser på kreative innspill fra andre samtidig. Det er da du går inn i terrenget med ekte medskaping, og det er der lagånden er født.
Hvordan samarbeider du på dokumenter og hvilke triks eller verktøy har bidratt til å holde deg ren?
Image Credits: Man venter via Shutterstock