Du vil ikke være fyren på kontoret som må skrive alt til Microsoft Excel gang på gang.
Så det kommer en tid når du må håndtere all slags informasjon som er lagret i andre typer filer og bringe den inn i Microsoft Excel. Du kan ikke løpe bort fra en evigvarende tekstfil. Jeg vedder på at du finner noen av dem hver dag.
Her er noen daglige eksempler:
- En Excel-analyse av salgs- eller produktinformasjon lagret i en tekstfil.
- Utveksling av data mellom to forskjellige programmer (kanskje, fra en database til et regneark).
- Navn, adresser og e-post-ID lagret i et e-postprogram (f.eks. Eksport fra Microsoft Outlook til Excel Slik eksporterer du Outlook-kontakter til hvor som helst Slik eksporterer du Outlook-kontakter til hvor som helst Du må eksportere Outlook-kontaktene dine og er ikke sikker på hvor du skal begynne? Vi viser deg hvordan du eksporterer fra Outlook og importerer i destinasjonen. Les mer).
Microsoft Excel gir deg alle verktøyene for å koble til eksterne kilder til data. La oss snakke om avgrensede tekstfiler.
Dette er en avgrenset tekstfil
I dette skjermbildet av en enkel tekstfil, skilles navnene og adressene med kommaer. Dette er en enkel komma-avgrenset tekstfil . Det er enkelt å lage i et tekstredigeringsprogram.
Men i seg selv ville en hel serie av slike data ikke være så nyttig i en tekstfil hvis du måtte lage en liste eller en rapport. Å bringe det inn i et Excel-regneark vil hjelpe deg med å lage et mer profesjonelt dokument og gjøre mer avanserte operasjoner på informasjonen. For eksempel kan du enkelt se etter dupliserte adresser og fjerne dem. Deretter kan du bruke regnearket til å lage etiketter og postfusjon Hvordan skrive ut etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel Hvordan skrive ut etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel Bruker du fortsatt kopi og lim for å lage etiketter, navnemerker eller annen personlig massekommunikasjon? Mail Merge, et enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktøy, lar deg skrive ut etikettene dine på sekunder. Les mer .
Den grunnleggende ideen her er å importere informasjonen fra en tekstfil og dele opp dine ulike deler av informasjonen i separate kolonner, og navnet på hver kolonne med en passende overskrift.
La oss se på avgrenset tekstfil mer detaljert ...
De tre forskjellige typene av avgrensede tekstfiler
Avgrensede tekstfiler er laget for eksport av data fra ett program til et annet. Det er tre vanlige typer avgrensede filer per måten du separerer (avgrense) hver verdi i ren tekstfil. Ethvert tegn kan brukes til å skille de enkelte oppføringene i en fil.
For eksempel: røret eller en enkel plass. Du vil finne disse tre å være de vanligste typene avgrensede separatorer mellom hver tekstoppføring.
- Kommaseparerte verdier.
- Flikke separerte verdier.
- Kolonavskilt verdier.
På samme måte som den er oppkalt, holder tekstavgrenseren hver verdi skille fra den neste . Enhver verdi som følger avgrenseren og går foran den neste forekomsten av avgrenseren, importeres som en verdi. Husk at verdien mellom den tildelte avgrenseren kan ha et annet skilletegn, men det trenger et anførselstegn (") eller et apostrof (').
Forvirrende? Ikke så mye. La oss se hvordan med et eksempel:
I en tekstfil med by og statlige navn kan det være noen verdier som "Albany, NY". Microsoft Excel kan lese kommaet (, ) mellom de to ordene som en avgrenser. For å behandle by- og landnavnene som en verdi og importere dem til en celle, må vi bruke dobbelte anførselstegn eller en apostrof som tekstkvalifikator. Hvis ingen karakter er spesifisert som tekstkvalifikator, blir "Albany, NY" importert til to tilstøtende celler som Albany og NY.
Kort sagt, for å beholde en verdi i en kolonne nøyaktig slik den er, kan du legge inn verdien i anførselstegn eller en apostrof. Som vi vil se nedenfor, gir Microsoft Excel deg full kontroll over importprosessen og en forhåndsvisningspane for å se formatet til dataene før det fyller cellene.
Konverter fra en avgrenset tekstfil til et regneark
Det er mange online-omformere Slik konverterer du hvilken som helst filformat på nettet med gratis verktøy Slik konverterer du et hvilket som helst filformat på nettet med gratis verktøy Hvis du trenger å konvertere en fil, er det den ultimate listen over nettsteder du bør slå til. Les mer som kan ta en rå CSV-tekstfil og spytte ut et XLS-regneark. Zamzar og Convertio flyter til toppen på søkesiden.
Men du trenger ikke å jakte på en online-omformer fordi Microsoft Excel har en innfødt funksjon som gjør jobben mye bedre. La oss ta en sample CSV-fil og gå gjennom trinnene for å konvertere avgrensede tekstfiler til regneark. Skjermbildet nedenfor viser en jumble av kommaseparerte verdier i en Notisblokkfil.
Microsoft Excel kan bidra til å gjøre denne forvirrede jumble inn i ryddige rader og kolonner. Du kan deretter gå på jobb med det og gjøre det til en vakkert formatert rapport Automatisk format data i Excel Regneark med betinget formatering Formater automatisk data i Excel Regneark med betinget formatering Excels betingede formateringsfunksjon lar deg formatere individuelle celler i et Excel-regneark basert på deres verdi. Vi viser deg hvordan du bruker dette til ulike daglige oppgaver. Les mer eller lag det til utskrift.
Det er to måter å bringe data inn i et Excel 2016-regneark fra en CSV-fil. Start med den enkle en først.
1. Den automatiske importen
Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Åpne .
Velg CSV-filen du vil åpne. Microsoft Excel åpner tekstfilen automatisk og viser dataene i en ny arbeidsbok.
Dette er den mest direkte (og raskeste) ruten for å åpne en CSV-fil. Microsoft Excel bruker standardinnstillingene for dataformat til å lese og importere hver kolonne med data. Men den automatiske importen gir deg ikke den fleksibiliteten du vil ha. Så, la oss se den andre måten som bruker en veiviser.
2. Veiviseren for tekstimport
Tekstimportveiviseren lar deg styre strukturen til dataene du vil importere. Den starter automatisk når du importerer tekstfiler (dvs. en fil med en TXT-utvidelse). Åpne Microsoft Excel og blar til en tekstfil. Tre-trinns prosessen hjelper deg med å kontrollere formatet til dataene du vil importere.
Trinn 1
Slik ser du tekstimportveiviseren i det første trinnet.
Men som du så tidligere starter ikke tekstimportveiviseren automatisk for CSV-filene (dvs. en fil med en .CSV-utvidelse). Åpne tekstveiviseren for tekst manuelt og kontroller formatet på radene og kolonnene. For å starte tekstimportveiviseren ...
Gå til fanen Data på båndet. I gruppen Hent ekstern data velger du Fra tekst . I dialogboksen Importer tekstfil velger du CSV-tekstfilen du vil importere. Veiviseren for tekstimport vises med alternativene du nå kan konfigurere.
Veiviseren tar deg gjennom tre skjermbilder og hjelper finjustere dataene du prøver å ta med i regnearket.
Velg Avgrenset - Når elementer i tekstfilen er adskilt av faner, kolonner, semikolon, mellomrom eller andre tegn.
Velg Fast bredde - Når alle elementene har samme lengde og er pent strukturert i romavskilt kolonner.
Noen ganger kan de rå dataene ha en headerrad. For eksempel: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ).
Bruk Start import på rad for å velge raden fra hvor importen begynner.
Filopprinnelsen kan etterlates som standard i de fleste tilfeller.
Forhåndsvisning viser verdiene som de vil vises når de er avgrenset til kolonner på regnearket.
Klikk på Neste .
Steg 2
Velg Delimiters for filen din (komma, i vårt tilfelle). For et annet tegn, sjekk Andre og skriv inn tegnet i det lille feltet. Data forhåndsvisning vinduet gir deg et glimt av kolonne data.
Merk avkryssningsfeltet Behandle fortløpende avgrensninger som en, hvis dataene inneholder en avgrensning på mer enn ett tegn mellom datafeltene, eller hvis dataene inneholder flere tilpassede avgrensere. For eksempel hjelper dette deg med å håndtere filer som kan ha ekstra plass før eller etter en annen avgrensning. Du kan bidra til å identifisere plass som en annen avgrensare og krysse denne boksen.
Bruk rullegardinmenyen Tekstkvalifisering til å velge tegn som omslutter verdier i tekstfilen din. Vi snakket tidligere om hvordan en tekstkvalifikator kan hjelpe deg med å importere noen verdier til en celle i stedet for å skille dem.
Bruk Data forhåndsvisningsvinduet til å kontrollere utseendet. Klikk på Neste .
Veiviseren skjermen endres når du importerer fast bredde data. Data forhåndsvisning vinduet kan hjelpe deg å sette kolonne bredder. Bruk topplinjen på vinduet for å angi en kolonnekurs representert av en vertikal linje. Dra en kolonnepause for å øke eller redusere bredden. Dobbeltklikk på en kolonneavbryt for å fjerne den.
I en fast breddefil brukes ingen avgrensere for å skille verdiene i filen. Data er organisert i rader og kolonner, med en oppføring per rad. Hver kolonne har en fast bredde, angitt i tegn, som bestemmer maksimal mengde data som den kan holde.
Trinn 3
Forhåndsvisningsvinduene blir viktigere på dette skjermbildet, fordi du kan finjustere formatet for data som går inn i hvert felt med kolonnedatformatet . Som standard importerer Microsoft Excel data i Generelt format. Velg kolonnen i forhåndsvisningsvinduet og sett riktig format.
For eksempel kan du velge ...
- Tekst for tekstfeltene.
- Dato og datoformat for en kolonne som inneholder datoer.
- Generelt for å konvertere valutaer til Excel-valutaformatet.
Bruk Avansert- knappen til å angi typen desimaltall og tusen separatorer for numeriske data. For eksempel, hvis du vil vise 100.000 som 1.00.000. Excel viser tallene i henhold til formatet som er angitt i datamaskinens regionale innstillinger.
Klikk Fullfør . En endelig importdialogdialogboksen dukker opp.
Ikke bekymre deg for det for mye nå. Det gir deg noen muligheter til å sette inn data i regnearket eller opprette en forbindelse med en ekstern database. Sette inn de tekstavgrensede verdiene som en tabell i det nåværende regnearket, er standardinnstillingen.
Bare tre enkle trinn av Excel Wizardry
Noen praktiserte mestring av Microsoft Excel Trenger du å lære Excel? 10 eksperter vil lære deg gratis! Trenger du å lære Excel? 10 eksperter vil lære deg gratis! Å lære å bruke Excels mer avanserte funksjoner kan være tøft. For å gjøre det litt lettere, har vi sporet de beste Excel-gurusene som kan hjelpe deg med å mestre Microsoft Excel. Les mer kan hjelpe deg med å håndtere store biter av data. Du kan importere eller eksportere opptil 1.048.576 rader og 16.384 kolonner. Ikke la store data skremme deg. Hvis frykten for regneark fortsatt kommer til deg, se på disse tipsene for å lære Excel 8 Tips for hvordan du lærer Excel raskt. 8 Tips for hvordan du lærer Excel raskt, ikke så komfortabel med Excel som du vil? Start med enkle tips for å legge til formler og administrere data. Følg denne veiledningen, og du blir raskere på kort tid. Les mer raskt.
Så, hva slags problemer møter du når du eksporterer begrensede tekstfiler? La oss feilsøke det for hverandre i kommentarene.
Opprinnelig skrevet av Saikat Basu 8. november 2009.