Oppfølging er vanskelig. Det høres ut som en enkel, enkel ting å gjøre - men det er alle slags ting som gjør det vanskeligere. Det tar tid. Du må huske å gjøre det. Du vil ikke komme over som påtrengende. Et svar synes lite sannsynlig.
Men oppfølging er viktig i mange situasjoner. Fra å følge opp på et jobbintervju for å minne noen om deg, spurte du dem om litt veiledning. 4 Tips for å kontakte noen og be dem om å være din karriere mentor. 4 tips for å kontakte noen og be dem om å være din karriere mentor For de som ønsker å utvikle seg på et felt, mentorer er avgjørende. Akk, du kan ikke plukke opp en mentor fra hyllene til Walmart. Her er noen tips når du ser etter karriereveiledning. Les mer, godt utførte oppfølginger kan gi stor suksess.
Hvorfor følge opp er viktig
Kort sagt, fordi folk glemmer. De vil lese din epost og glemmer å svare på det. Eller glem at de lovte å ringe deg tilbake. De kunne glemme at de skulle møte deg med kaffe. Med alvorlig informasjon overbelastning Håndtering av digital overbelastning av informasjon - Er teknologien årsaken og kur? [Opinion] Håndtering av digital overbelastning av informasjon - Er teknologien årsaken og kur? [Opinion] 'Drikke fra brannslangen' er et uttrykksendring du kanskje ikke er kjent med. Men tro meg, hvis du leser denne bloggen og mange andre som dette, er det akkurat det du gjør ... Les mer blir mer vanlig, det er ikke en overraskelse.
Folk håndterer altfor mange stimuli i en gitt dag og til og med med et flott oppgavehåndteringssystem. Hvordan lage det siste perfekte tidsstyringssystemet du vil bruke. Hvordan lage det siste perfekte tidsstyringssystemet. Du vil aldri bruke produktivitet et konstant søk etter mer organisasjon med mindre arbeid. En måte å oppnå alt du drømmer om å oppnå, uten å miste i søvn. Kan dette automatiserte tidsstyringssystemet gjøre alt? Les mer, de er bundet til å glemme ting. Og noen av disse tingene kommer sannsynligvis til å være din e-post og samtaler. Det er bare livet.
Men det betyr ikke at du må godta det. Oppfølging på e-postene dine, samtaler, diskusjoner, tilkoblinger og handlinger gjør deg skilt fra hundrevis av andre mennesker der ute, og be om oppmerksomhet. Steli Efti, for eksempel, fulgte opp med en investor 48 ganger før han møtte. Det fungerer.
I det minste vil mange oppfølginger få deg et "Nei", som er bedre enn ikke noe svar, fordi du kan flytte din innsats andre steder.
Uansett om du prøver å få en jobb, be om råd, pitch en freelance-tjeneste, etablere et forhold, eller bare få svaret på et spørsmål, er det viktig å følge opp. Og å bli bedre på det vil ikke bare gjøre livet enklere, men også hjelpe deg med å øke hastigheten på vellykket kommunikasjon også.
Her er fem ting du kan gjøre for å bli bedre til å følge opp.
1. Forplikte seg til å følge opp
Dette er muligens det viktigste du kan gjøre for å forbedre oppfølgingsevnen din. Du må forstå at hvis du ikke hører tilbake fra noen, vil du følge opp. Hvis innsatsen er ekstremt lav og du ikke er super bekymret for svaret, kan du hoppe over det. Men flertallet av kommunikasjonene dine vil kreve oppfølging.
Å vite det på forhånd er nøkkelen. Du trenger ikke å diskutere om du ikke skal sende oppfølging fordi du allerede er helt forpliktet til å gjøre det.
2. Sett opp et system
Systematisering av dine oppfølging vil være en stor hjelp. Det er ikke bare andre mennesker som glemmer ting: det gjør du også. Det betyr at hvis du ikke har et system med gode påminnelser, glemmer du å følge opp, og du kommer tilbake der du startet.
Det er mange måter du kan gå om dette. Det enkleste er med et regneark. Her er et eksempel på et e-postoppfølgingsskjema:
Hver rad inneholder datoen jeg postet noen, hvem de er, deres e-postadresse og de planlagte oppfølgingene. Hvis jeg sendte en oppfølgings-e-post, markerer jeg cellen grønt. Hvis oppfølgingen fikk et svar, er det merket i lilla.
Dette er bare et eksempel. Du kan bruke et bredt spekter av organisasjonsmetoder for regnearket ditt. Eller spesifiser kontaktmetoden slik at du kan spore oppfølgingen av epostene dine til samtalene dine (eller omvendt). Du kan inkludere tid på dagen, slik at du kan variere kontakttider.
Det er mange andre måter å sette opp et system på. Du kan lage en Wunderlist-liste som minner deg når du må følge opp. Du kan bruke Evernote til å spore kontaktene dine.
Hvis du har en iPhone, er det et kult triks du kan bruke til påminnelser: Fortell Siri å minne deg på Mesterliste over hvert Siri-kommando og spørsmål Hovedlisten over hvert Siri-kommando og spørsmål Siri kan gjøre mye for deg, men gjorde vet du at hun kunne gjøre så mye? Her er en uttømmende liste over kommandoer Siri vil ta. Les Mer for å ringe noen som allerede er i kontaktlisten din, og du kan ringe direkte fra låseskjermbildet. Android Call Reminder app gir lignende funksjonalitet.
Og det er mange e-postprogrammer og utvidelser som vil hjelpe deg hvis du trenger å følge opp med e-post. Luftpost, min favoritt e-postapp for MacOS Søk etter den perfekte Mac Desktop Gmail-klienten Søk etter den perfekte Mac Desktop Gmail-klienten Har du behov for en stasjonær klient for Gmail på Mac-en? Her er det beste vi kunne finne. Les mer, lar deg sette påminnelser hvis ingen svarer på e-posten din. Bare velg en dato når du sender en utgående melding.
Boomerang er en populær Gmail-utvidelse som kan returnere e-post til innboksen din, og til og med lar deg planlegge automatiske oppfølging. Rebump og LeadCooker er to andre Gmail-utvidelser som gir deg lignende funksjonalitet.
Med alle disse alternativene, er du sikker på å finne (eller opprette) noe som fungerer for deg. Bare vær sikker på at du har noe som skal fungere. Forsøker å huske alt er det bare ikke å kutte det.
3. Velg de riktige datoene og tider
Dette kommer til å variere mye basert på din bransje, mål, personene du kommuniserer med, og andre faktorer. Men å ha en ide om når du skal følge opp kan øke din innsats.
Å følge opp på e-post om en freelancing-mulighet, eller noen blogger-oppsøking, kan være best servert ved å sende en e-post neste dag, for bare å holde øye med det. Noen anbefaler å følge opp neste dag, deretter to dager etter det, deretter hver femte dager etter det til du får svar.
Du vil kanskje ikke ringe så mye, men det kan avhenge av hvorfor du ringer. Venter til en uke etter et jobbintervju er sannsynligvis en god ide. Men du kan ringe noen få dager etter det hvis du ikke har hørt tilbake.
Ulike selskaper har funnet forskjellige ting når de undersøker den beste tiden til å sende en e-post. Dette er vanligvis for selskapets nyhetsbrev, men 10:00 synes å være en god tid, som det gjør sent på kvelden. Når du følger opp med e-post, er det en god ide å prøve å sende e-posten din på en annen tid. Det er mulig at du bare sendte den første til en gang da mottakeren ikke sannsynligvis vil åpne nye meldinger.
Når du ringer, er det noen andre ting å vurdere. For eksempel, hvis du ringer noen til sitt arbeidsnummer, vil du ringe i løpet av arbeidsdagen. Og sannsynligvis ikke rundt lunsjtid. Du vil også ta hensyn til deres tidssone.
Til slutt er det best å eksperimentere med noen forskjellige tidsplaner for dine oppfølging. Mitt beste råd er å gi det litt tanke før du begynner å skyte av e-post og samtaler. Spør deg selv om dagens og tid er en god ide. Hvis det er, gå for det. Hvis ikke, vent litt. Så lenge du er forsettlig med det, blir du greit.
4. Hold det raskt
Betydningen av kortfattet kommunikasjon Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postadressen (støttet av data) Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postadressen (støttet av data) Email er fortsatt den viktigste form for kommunikasjon i virksomheten. For å lykkes i det miljøet bør du lære å lage effektive profesjonelle e-poster. Vi viser deg 9 enkle triks som har vist seg å fungere. Les mer kan ikke overvurderes. Dette gjelder stort sett alle typer kommunikasjon, men det er spesielt viktig når du følger opp. Det er en god sjanse for at den som du kommer i kontakt med allerede vet hvem du er og hva du vil, fordi du fortalte dem det allerede. Bare hold deg til å spørre om et svar.
Det kan være så enkelt som "Hei, ville bare sjekke inn med deg om [hva du e-post om]. Jeg vet at du er veldig opptatt, så jeg trodde jeg ville følge opp. Ser fram til å høre fra deg!"
Du kan også lime inn innholdet i den forrige e-postadressen din under meldingen, slik at de blir minnet om hva du mailte om i utgangspunktet.
Samtaler er svært like: bare la dem få vite hvem du er, som du ringte tidligere, og hva det er som du vil.
"Hva det er som du vil" er også viktig. Hvis du ikke forteller den andre personen hva du vil at de skal gjøre neste, er det en god sjanse for at de ikke vil gjøre noe. "Jeg håpet å få tankene dine på denne artikkelen, " "Jeg vil gjerne stille deg noen spørsmål via e-post - gi meg beskjed hvis det er greit, " og "Er det greit hvis jeg gir deg et anrop neste uke?" alle gode indikasjoner på dine ønsker.
Hvis du pleier å ramle på eller få sidetracked i e-postene dine, kan du prøve å bruke et e-postverktøy. 5 Verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-post 5 verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-postmeldinger Alle forsøker fortsatt å løse e-postproblemet. Så, la oss også snakke om den mest grunnleggende vane for alle - kunsten å skrive bedre e-post. Ved hjelp av noen kule verktøy. Les mer .
5. Hold deg på den
Når du har problemer med å komme i kontakt med noen, er det lett å falle i fellen av å tenke negativt. Husk at - minst det meste av tiden - det har ingenting å gjøre med deg eller din forespørsel. Det har sannsynligvis alt å gjøre med det faktum at alle er super opptatt.
Faktisk vil mange mennesker sette pris på det faktum at du fulgte opp. Få mennesker har tid til å holde seg på toppen av alle sine e-postmeldinger og telefonsvarer, men det betyr ikke at de ikke vil snakke med deg. I de fleste tilfeller glemte de bare.
Så følg opp. Du trenger ikke å ringe hver dag eller skade noen på Twitter før de svarer. Men fortsett å sjekke inn til du får svar, selv om det er en "Nei".
Hvordan følger du opp?
Metoder for å følge opp på kommunikasjon er ganske personlige. Måten jeg følger opp på e-postene mine, kan være svært forskjellig fra hvordan du gjør det. Kanskje du ikke følger opp på anrop i det hele tatt, eller du sender bare e-post etter de to første anropene. Dine omstendigheter, bransje og mål har alle innvirkning på oppfølgingene dine. Vi ønsker å høre dine erfaringer!
Hva finner du er nyttig når du følger opp? Fortsetter du å ta kontakt før du får svar? Vent lenge før du sender en melding tilbake? Del dine beste tips i kommentarene nedenfor!
Bilde Kreditt: Gustavo Frazao via Shutterstock.com