Har du noen gang mottatt en møteforespørsel på jobb og rett og slett riper på hodet? Du lurer på hva møtet dreier seg om, hva som skal diskuteres, og kanskje selv hvorfor du ble invitert. Du ser på de andre inviterte håp om et hint, men er fortsatt uklare.
Noen sier at hvis du mottar en vag møte invitasjon, bør du bare avvise det. Nå, om du er enig med det eller ikke, hvis du er koordinator, er det verdt risikoen for at skrapeloddene vil falle bare fordi de er forvirret?
Med litt forethought og de riktige verktøyene, kan du forsikre deg om at møtet ditt er klart, Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 reglene til din chef Fed opp av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til din chef Hvis et møte er godt organisert, er det ingen grunn til at det ikke kan øke produktiviteten, følelse av hensikt og moral. Her er noen regler å følge for effektive møter. Les mer og reduser risikoen for synkende deltagere på grunn av en uklar møteforespørsel.
Planlegg med 5 Ws
Før du sender ut møteforespørslet, tenk det gjennom å bruke hvem, hva, når, hvor og hvorfor.
1. Hvem skal invitere
Mange ganger sender folk møte invitasjoner som inkluderer for mange deltakere eller bare de feilaktige. Gjør ditt legwork forut for å svare på disse spørsmålene:
- Hvem skal inviteres?
- Hvem er nødvendig for diskusjonen?
- Hvem har den kunnskapen som er nødvendig for formålet?
Ikke bare hilse på vilje. Sannheten om møter - og det er galt. Sannheten om møter - og det er galt. Møte er ment å være produktivt, ikke sant? Les mer i avdelingen fordi du er usikker.
2. Hva møtet handler om
Dette er den viktigste delen av planleggingen. Tenk på hva møtet egentlig handler om, hva målet er, og hva det forventede resultatet skal være. Hvis du ikke kan bestemme poenget for møtet selv, så er det sannsynligvis for tidlig.
3. Når møtet vil ta plass
Dette kan ikke virke som et viktig stykke hvis du jobber i et lite kontormiljø. Men for større bedrifter eller større møter, er det viktig. Har dere deltakere som er fjernt, bor de i en annen tidssone, og jobber de i samme timer som de andre?
Sørg for at du velger en tid som er tilgjengelig for alle. Unngå stresset med overplanlegging med 10 smarte Google Kalender-tips. Unngå stresset med overplanlegging med 10 smarte Google Kalender-tips. Hemmeligheten til å stresse med en kalender er enkel: kutte ut de tingene du ikke trenger, lag tid for de tingene du elsker, og hold alt organisert. Bruk disse ti tipsene. Les mer .
4. Hvor møtet vil bli holdt
Dette er også viktig når du planlegger møtet ditt hvis du har off-site deltakere. Vil det være behov for en konferansesamtale? Skulle et webmøte GoToMeeting Tips for ditt neste online møte GoToMeeting Tips for din neste online møte GoToMeeting kan hjelpe deg med å gjøre nettmøtene dine til en suksess. Det er gratis for opptil tre deltakere. Vi viser deg hvordan du konfigurerer, delta og forbereder innspilte møter. Les mer planlegges? Eller trenger du bare å reservere et konferanserom på stedet? Husk å tenke fremover for å imøtekomme de du forventer å delta på.
5. Hvorfor møtet er nødvendig
Dette er like viktig som spørsmålet. Hvorfor er et møte nødvendig? Kan målet løses uten et romfullt folk? Kunne litt forskning gi svaret? Har du nok informasjon til å holde møtet på dette punktet?
Husk at møter tar tid vekk fra plikter til alle involverte. Det siste du vil gjøre, er å kaste bort deltakerens tid. Stopp å kaste bort tid og begynn å ha produktive møter med minutter.Pad for Android. Stopp kaste bort tid og begynn å ha produktive møter med MinutesPad for Android Møter har en dårlig rap som ineffektiv tid synker. Det trenger ikke å være slik: Det kan hende at et produktivt møte ennå ikke viser seg. Les mer .
Opprett møte agendaen
Nå som du har besvart de fem WS, bruk de til å jobbe på møteinvitasjonen og på dagsordenen. Og ja, en møte agenda er nesten alltid nødvendig av en rekke årsaker.
En møteagenda lar deltakerne:
- Kjenn formålet med møtet.
- Se diskusjonspunkter og kunne planlegge forut for deres del eller forberede spørsmål.
- Se hva som forventes ved slutten av møtet eller hva møtet skal løse.
- Følg med i hele møtet og hold deg på sporet.
Start med en mal
Den beste måten å opprette din agenda på er å starte med en mal. Dette sparer ikke bare tid, men inneholder allerede oversikten du trenger for detaljene. Her er bare noen få alternativer for å møte agendamaler. 15 Beste møteagendagsskabloner for Word 15 Best Meeting Agenda Maler for Word Når det er på tide å planlegge et møte, bør du ikke kaste bort tid på å lage en agenda fra grunnen av. Mange møte agenda maler for Microsoft Word kan få deg til en god start. Les mer du kan sjekke ut for Microsoft Word. De er fleksible nok til alle typer møter eller størrelser.
Denne agendamalen er stor fordi den inneholder et godt formatert møtemallsmal med det. Med en nedlasting får du begge. Med et fint bordoppsett kan alle tydelig se mål, deltakerliste og dagsorden for emner. En annen nyttig del viser hva deltakerne skal ta med til møtet, noe som ofte er et glemt stykke.
Denne neste agenda mal er et godt alternativ også. Som den andre kan du enkelt se mål, agenda emner og eventuelle tidligere handlinger. Men det inkluderer også områder for nye handlingstyper du kan skrive ned under møtet, samt et sted for notater.
Her er en ny mal for å se på det som er rent og klart. Som den første som vises, har den et grunnleggende tabellformat med lettlestede seksjoner. I tillegg tilbyr det området for hva deltakerne skal ta med til møtet.
Hvordan lage en effektiv agenda
Når du har bestemt deg for møtedagmalen, er det viktig å faktisk fullføre det effektivt. Vær klar, nøyaktig, og gjør ditt beste for å la ingenting være åpent for tolkning. Deltakeren er det enkleste stykket, men de andre må kommuniseres godt.
Møtemål
Dette bør være et enkelt til to setninger (høyst) mål for møtet. Dette kommer fra det spørsmålet ovenfra som du vil spørre deg selv. For eksempel, si at møtet ditt er å se gjennom de tre alternativene for brukergrensesnittlayout for det nye nettstedet.
Ditt mål bør angi nøyaktig det og ikke noe som "snakk om ny nettside". Sistnevnte er uklart, identifiserer ikke delen av nettstedet for å diskutere, og er generelt uklart.
Møte agenda temaer
Her vil du oppgi hver del som du har tenkt å diskutere. Igjen må dette være klart slik at de som forventes å ta opp et emne, kan forberede seg.
Ved hjelp av eksemplet ovenfor, hvis webutviklerens regning forventes å gi fordelene, ulemperne og de tre layoutalternativene, så si det. Ikke bare si: snakk om oppsett. Vil Bill vite hva du vil diskutere akkurat? Hvis du oppgir det, vil han.
Elementer å ta med
Hvis du forventer at deltakerne skal gi informasjon, materiale, bilder eller noe i det hele tatt, bruk denne delen. Ikke anta det bare fordi en deltaker viser seg at de vil gi det du håper.
For vårt eksempel med Bill, var du tydelig på agendaen emnet, som er perfekt. For å sikre at han bringer en liste over fordeler og ulemper for hvert layout sammen med bilder av disse layoutene, legg det til den aktuelle delen av agendaen.
Gi elementer før tid
Hvis mulig, legg agendaen til møteforespørselen når du sender den. Dette gjør at deltakerne har det greit når møtetiden kommer, og lar dem vite nøyaktig hva de kan forvente. Dette er enda viktigere hvis du planlegger et øyeblikksmøte.
Hvis du sender møteforespørselen langt på forhånd, kan du foretrekke å vente på dagsordenen. Det kan være et pågående arbeid, eller du kan vente på ytterligere detaljer for det. Hvis dette er tilfelle, bare sørg for å inkludere møtemål, en kort oppsummering av emnene, og foreløpige elementer for å få inn forespørselen.
Deretter angis at den offisielle dagsordenen vil bli sendt på X- dato, som skal være minst tre dager før møtet. Hvis du kan, er det også en smart idé å skrive ut kopier av dagsordenen. Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måte. Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måte. Det virker som om det er umulig å skrive ut dokumenter akkurat slik du vil? Vi kan hjelpe! Vi viser deg alle dine utskriftsalternativer, og hjelper deg med å velge de riktige innstillingene for trykte dokumenter. Les mer og ta med dem til møtet. Det ser alltid ut som en deltaker som glemmer deres.
Forbered deg på å fange møteminnene
Hvis du har fulgt denne planen så langt, er møtet ditt allerede på en god start. Men det er en ting du må gjøre på forhånd. Forbered deg på å fange møtemøtene.
Her er det igjen en ide å bruke en mal. Du kan skrive ut disse Microsoft Word-malalternativene 12 Beste møteminuttermaler for profesjonelle 12 Best Meeting Minutes Templates for Professionals Å ta notater er nustesteget i å holde alle møtedeltakere på samme side. Maler gjør det enkelt å fange de møtet minutter. Vi har samlet en rekke maler for Word, OneNote, Evernote og Google Docs. Les mer hvis du foretrekker å skrive eller bruke dem på din digitale enhet hvis det er aktuelt.
Denne malen, som du finner i Microsoft Word, er et kjempefint alternativ fordi det utvides på hver dagsordenemne. For hvert element kan du inkludere notater på diskusjonspunkter, konklusjoner, handlingselementer, ansvarlige parter og tidsfrister som er spesifikke for hvert emne.
Hvis du foretrekker en møteminnemal som ikke beskriver diskusjonspunktene, er dette et solid alternativ. Du kan liste agenda-elementene som faktisk ble diskutert, av hvem, og hvor lenge. Du kan deretter skrive ned beslutninger som ble gjort og nye handlingsposter med ansvarlige parter og forfallsdato.
Ta gode notater
Vi har alle muligheter for å ta notater under et møte. Men hvis du er koordinator, må du absolutt ta sterke notater. Det er ikke noe verre enn å skrive ned et notat bare for å se på det senere, og lurer på hva som står eller betyr.
Fang så mye som mulig under møtet og prøv det før avbrudd. Du bør vurdere hva som ble diskutert, noe som ble bestemt, og viktigst, de nye handlingsobjektene. Kort gå over dette høyt med deltakerne som en anmeldelse for deg så godt som dem. Hvis noe mangler eller gjør feil, er det best å finne ut før alle forlater rommet.
Gå frem og møt
Mens det kanskje ikke er en nøyaktig eller positivt perfekt måte å sikre at du har et effektivt møte. 3 Gratis maler for å holde møter på sporet og Nyttige 3 gratis maler for å holde møter på sporet og Nyttig Gjør møtene dine bedre med en godt strukturert mal. Her viser vi deg gratis møtemaler for å forberede, registrere og samle møtene dine for et effektivt utfall. Les mer, denne blueprint kan få deg på vei. Gjør det du kan for å forberede deg selv og dine deltagere godt på forhånd.
Hvilke tips har du for å planlegge et møte? Er det noe du gjør som koordinator som hjelper? Gi oss beskjed om dine forslag i kommentarene nedenfor!