Vår e-post innboks kan være et produktivt svart hull i beste tider. Man har en tendens til å bli fanget i kaos av lesing, utarbeidelse og komponering av e-post. Hver e-postklient, både online og offline, har betalt oppmerksomhet og forsøkt å gjøre dagen så enkel som mulig. Noen som Gmail har lyktes.
Gjengede samtaler og smarte etiketter var en start. Den tidligere bidro virkelig til å få slutt på samtaler, og senere kom det senere inn som et e-post organisatorisk verktøy. Men hva om du vil legge til noe mer i en Gmail-samtale? For eksempel, et notat eller en merknad som forteller deg - deleger dette til Mr. Joe i regnskapsavdelingen. Gmail mangler fortsatt en notaterfunksjon for å merke en bestemt e-post med litt ekstra informasjon som hjelper deg som en fremtidig referanse.
Den enkleste løsningen - En selvstendig fremover
Du kan ganske enkelt videresende e-posten til deg selv ved å legge til litt beskrivende tekst i meldingslegemet, emnelinjen eller begge deler; og merk det med en spesiell etikett. Senere kan du klikke på etiketten for å få tilgang til alle dine egne videresendte e-postadresser og se hva de handlet om.
Den nest enkleste løsningen - Gmail-oppgaver
Gmail-oppgaver lar deg sende en hvilken som helst Gmail-tråd til oppgavelinjen ( Mer - Legg til i oppgaver ). Hvert element på oppgavelisten er koblet til den opprinnelige e-postadressen, og du må bare klikke på koblet relatert e-post for å referere til den opprinnelige e-postadressen. Enda viktigere, når du klikker gjennom til Oppgaver-detaljer (via Rediger detaljer), ser du den lille boksen som bare er for notat. Gmail-oppgaver bidrar til å aktivere e-postene dine i handlingsbare GTD-jobber, og legge til notater gir dem en ekstra dimensjon.
Du kan også ta en e-post og slå den til et Google-dokument, men det er litt for mye. Det vi leter etter er elegante løsninger. La oss nå gå til noen tredjedel verktøy og la inn nye måter å legge til notater i Gmail.
Skriv notater med Google Chat
Sticky.io (beta) er et tredjeparts webapplikasjon som etter min mening gjør at chat-klienten din som Google Chat blir et notat som tar 'sekretær'. Den lille appen lar deg ta notater mens du leser en e-post. Du kan også e-post notatene dine til Sticky.io og holde dem for ettertiden, eller hvis du er virkelig på farten - bare SMS dem på tvers.
Når du logger deg inn med Gmail-kontoen din, sender Sticky.io en invitasjon til samme kontos chatboks. Godta det, og du er god til å gå. Uansett hva du skriver inn mens du chatter med Sticky.io, lagres det automatisk i din Sticky.io-konto. Her kan du organisere notatene dine ved å utdype det (for eksempel kan du koble til mer eksternt innhold), og deretter gruppere dem i bestemte selvmerkede notatbøker.
Ja, Sticky.io gir deg ikke mulighet til å annotere en bestemt e-post med et notat, men jeg synes det er nyttig for mer forsiktig notering mens du arbeider gjennom innboksen. Du kan selvfølgelig kopiere inn den spesifikke Gmail-permalinken i notatet og koble begge deler. Notatbøkene og kodene hjelper deretter å organisere tankene bedre og holde dem ordentlig arkivert.
Notater for Gmail
Selve navnet er selvforklarende. Notater for Gmail er en Chrome-utvidelse som er i Private Beta akkurat nå. Men det er lett nok å få en invitasjon umiddelbart som jeg fant ut. Når du har installert og godkjent bruken av den med en bestemt Gmail-konto, vil du legge merke til en Add Note-knapp øverst på postene og også i tråd-e-postadressene. Ved å klikke på dette åpnes notatboksen for oppføringen. Alle notater lagres med den spesifikke e-postadressen.
Du kan redigere, slette og dele notatet ved å sveve over det med musen og klikke på et passende ikon. Enda viktigere, du kan legge til påminnelser. Notater for Gmail gir deg noen formateringsalternativer og funksjonen for å legge til bilder.
Det er fortsatt uklart om Notes for Gmail forblir gratis etter at det blir offentliggjort. Nettstedet sier at - Aktive beta brukere vil motta en gratis tjeneste for livet. Så det vil være verdt vår tid å prøve det ut.
Gmail Notes Sidebar (Firefox)
Hvorfor begrense alle løsninger til Chrome alene ... når Firefox fortsatt er rundt. Gmail Notes Sidebjel gjør det mulig å legge til notater til individuelle e-poster. Tilleggsbeskrivelsene sier at -
Gmail Notes er ikke en integrert funksjon i Gmail, men et eget webprogram som kjører på Google Application Engine Framework. Så notatene dine lagres separat fra Gmail-dataene dine, selv om de fortsatt er i Google-infrastrukturen. Og fordi notatene dine er lagret i Google Cloud, kan du se / redigere / lage dem fra forskjellige maskiner.
Gmail Notes Sidebjelke gir deg en rik tekstredigerer for å formatere notatene dine helt. En listevisning hvis også for å vise alle notatene dine i en utvidbar liste. Fanen lar også bruk av filtre for å organisere skjermen. Du stikker eksplisitt inn Gmail-linker og tidsstempler. Gmail Notes Sidebjelett anbefaler at du bruker stjerner og superstjerner til å markere en melding med et notat.
Som vi har sett så mange ganger før, er det mange måter å gjøre Gmail til et produktivitetsdyr. Slå Gmail til et produktivitetsdyr med disse Chrome-utvidelsene [Beta invitasjoner] Slå Gmail til et produktivitetsdyr med disse Chrome-utvidelsene [Beta invitasjoner] Gmail er en fantastisk e-postklient. Faktisk vil jeg gå så langt for å si at det er det beste. Med det sagt, kan det virkelig bli bedre? Med disse Chrome-utvidelsene kan det. Og ... Les mer. Notater er en av funksjonene som kan bidra til å holde beinet bedre organisert, og du blir bedre informert. Hvilke bruksområder ser du for Gmail-notater i innboksen din? Bruker du selv en løsning? Tror du at Gmail skal gjøre det til en standardfunksjon? Send oss et notat.
Bilde Kreditt: Shutterstock