I digital alder, hvem har tid til papir signaturer? Kanskje du er en liten bedrift som ønsker å beholde alle dokumentene dine digitalt, eller en freelancer som sliter med produktivitet. Uansett er elektroniske signaturer så mye enklere enn å holde rede på harddisker.
Ikke prøv å holde oversikt over alt for hånd og la apps gjøre jobben i stedet. Møt eversign, den eneste tjenesten du trenger for å administrere alle signaturene dine.
Sette opp Eversign
Gå over til eversigns registreringsside for å komme i gang. Skriv inn e-postadressen din og et passord, og fyll ut noen grunnleggende info som ditt navn og adresse. Etter dette vil eversign spørre deg hvilken plan du vil prøve, men klikk på Hopp til nå- knappen for å prøve gratis planen først. Endelig angi din forfengelighet URL ved hjelp av din bedrift eller eget navn. Bekreft e-postadressen din, og du er helt klar.
Dashbordet ditt viser alt du trenger å vite ved et øyeblikk. Du kan se hvor mange dokumenter som venter på en signatur, hvor mange elementer du har sendt denne måneden, og hva som skjedde nylig med kontoen din. Det er en god ide å få signaturen din rett før du begynner å sende ut dokumenter, så klikk på feltet Mine signatur for å se på.
Du ser allerede en standard signatur og innledende sett. Klikk på Legg til nytt i øverste høyre hjørne for å legge til en ny. Her kan du velge mellom tre alternativer for både signatur og initialer. Uansett hva du velger, bekrefter du at det er en juridisk representasjon av signaturen din:
- Skriv inn navnet ditt og velg en håndskriftstil for å representere den.
- Tegn signaturen din med musen eller berøringsskjermen, hvis du har en.
- Last opp et bilde av signaturen din.
For å fullføre oppsettet ditt, bør du også endre noen alternativer ved å klikke på brukernavnet ditt øverst til venstre på siden. Velg deretter Brukerinnstillinger, og du kan endre dato / klokkeslettformat og angi tidssone. Du kan også bestemme om du vil motta varsler når folk åpner dokumenter og en daglig oversikt over dine utestående dokumenter.
Opprette og sende dokumenter
Når du har fullført det opprinnelige oppsettet, vil du opprette noen dokumenter. Den frie planen kan ikke bruke noen maler, så du må opprette et nytt dokument hver gang. Klikk Dokumenter i venstre sidefelt, deretter Nytt dokument øverst til høyre for å legge til den første.
Eversign kobles sømløst med tjenesten som Dropbox, Google Drive og Evernote, slik at du kan importere dokumenter hvis du allerede har dem klar. Hvis ikke, skriv ut skjemaet ditt i Microsoft Word eller Pages og last det opp her.
Øverst på skjermen, velg om dette dokumentet trenger å signere bare av deg, deg og andre, eller bare andre. Skriv deretter inn hver parts navn og e-postadresse. Du kan spesifisere om disse personene trenger å signere eller bare mottar en kopi som referanse. Hvis du vil, kan du også velge hvilken rekkefølge mottakeren må signere kontrakten. Endelig, for ekstra sikkerhet, kan du angi en PIN-kode slik at ingen kan åpne den med mindre de kjenner koden.
Angi en tittel og melding for dokumentet, og klikk deretter Klargjør- knappen. På høyre side kan du dra og slippe mange felt for mottakeren å fylle. Drop mellomrom for signaturer, datoen for signering, firmanavn og andre lignende alternativer hvor du vil. Når du er ferdig, klikker du Send i øverst til høyre. Du kan også klikke på Lagre utkast og gå tilbake til det senere.
Mottakeren din vil motta en e-post som ber dem om å signere dokumentet. Når de klikker på Sign Now- knappen i e-posten, kan de lese over skjemaet og fylle de uthevede områdene med den informasjonen du ba om. Når de klikker på feltet som ber om signatur, kan de velge mellom de samme alternativene som er beskrevet ovenfor. Når de er ferdig, klikker de Fullfør, og du får et varsel om at de har signert skjemaet. Signers kan også laste ned en PDF eller skrive ut det hvis de liker det, sammen med å redusere det hvis de nekter kontrakten.
Etter noen minutter fullføres dokumentet. Du kan når som helst gjennomgå det endelige skjemaet fra Dokumenter- fanen, og signatøren mottar en e-post med en lenke til dokumentet for deres poster. Enten kan laste ned en PDF-kopi om nødvendig.
Legge til kontakter
Sjansen er at du sender formularer til de samme folkene mange ganger. For å spare tid kan du legge til folk som kontakter, slik at du ikke trenger å skrive inn informasjonen hver gang. Klikk kategorien Kontakter til venstre for å legge til en ny. Hvis du allerede har sendt ut noen skjemaer, ser du at de automatisk ble lagt til her. Trykk på Ny kontakt- knappen øverst til høyre for å opprette en.
Informasjonen du oppgir her er enkel. Bare et fornavn og en e-postadresse er obligatorisk, men du kan fylle kundens adresse, telefonnummer, firmanavn og notater om nødvendig. Klikk på Lagre når du er ferdig for å legge dem til i adresseboken.
Fra fanen Hovedkontakter kan du arkivere klienter du ikke trenger lenger. Du kan også raskt lage et nytt skjema for en klient, eller se alle dokumenter du har sendt dem tidligere.
Bedriftsinnstillinger
Klikk på fanen Forretningsinnstillinger på venstre sidefelt for å tilpasse noen standardalternativer for eversign.
- Under Generelle innstillinger kan du deaktivere kravet om at alle signatører må signere for å fullføre et dokument. Du kan også endre standardfanen på Dokument- siden og justere tidsinnstillingene.
- Signeringspreferanser inneholder alternativer som hindrer signatører fra å se vedlegg som andre signatører har lagt til. Du kan også slå av signerte eller opplastede signaturer hvis du foretrekker at klienter skriver dem. Denne fanen tillater deg også å kreve signere å legge til en grunn når de nekter å signere et skjema. Hvis du har en unik forretningsvirksomhet, kan du legge til en tilpasset ansvarsfraskrivelse som signatører vil se før de får tilgang til dokumentene du sender dem.
- Leveringsinnstillinger lar deg endre om eversign sender PDF-kopier til signatører, og hvis du vil ha varsler når dokumenter åpnes først.
- Ved utløp og påminnelser kan du finjustere hvor lenge dokumenter holder seg fast før de utløper, og hvor lenge mottakerne må signere sine dokumenter. Hvis du vil, kan du også endre de automatiske påminnelsesinnstillingene som eversign sender ut.
- Med merkevarebygging kan du angi bedriftsikonikonet, og endre farger i appen.
Betalte funksjoner
Den frie planen begrenser deg til fem dokumenter per måned, og lar deg ikke lage noen maler. Det forhindrer deg også i å legge til noen lagmedlemmer som også kan fungere under kontoen din. Hvis du trenger mer fra eversign, sjekk ut de betalte planene. Den grunnleggende planen på $ 9, 99 / måned lar deg sende ubegrensede dokumenter, lage tre maler, legge til avanserte integrasjoner og få dedikert støtte når du har et problem.
Hvis du er en utvikler, kan du få tilgang til eversigns API for å automatisere tjenesten. Du må registrere deg for en betalt konto for å bruke mer enn tre API-forespørsler per måned, skjønt.
Total eSignature Solution
Vi har tatt en gjennomgang av eversign og funnet ut at det er et tilpassbart, men brukervennlig verktøy. På få minutter kan du opprette en konto, laste opp et dokument og sende det ut til kundene dine. Du og dine signatører kan få tilgang til dokumenter fra hvilken som helst datamaskin eller smarttelefon. Dens e-signaturer er juridisk bindende og håndheves i domstolene i USA og Europa. Og det er alt beskyttet med sikkerhetsinnstillinger for industrien.
Hvis du er freelancer som bare sender ut noen formularer i måneden, kan du få alle eversigns store funksjoner gratis, og de betalte planene er rimelige. Det er den enkleste måten å håndtere problemer med signaturer og glemme alt papirarbeidet, og vi vil anbefale det til alle som ser etter et kraftig verktøy for denne jobben som også er flott.
Har du prøvd eversign? Gi oss beskjed om hva du synes om det i kommentarene!