E-post er tøft. Det er veldig vanskelig å komme over det du virkelig vil si i en e-post, og halvparten av tiden vil folk nesten alltid misforstå deg. Mye av problemet kommer ned til det faktum at folkene du skriver til, ikke kan se ansiktet ditt. De kan ikke se smilet på ansiktet ditt, og du kan ikke se uttrykket i ansiktet. Den naturlige menneskelige evne til å forstå følelsen i ord gjennom ansiktsuttrykk, er helt tom i en e-post.
Så, hva kan erstatte ansiktsuttrykk og tonefølge? Hvordan får du effektivt beskjeden din uten å få alle dine venner eller alle på kontoret royalt krysset av deg?
Forfatteren Peter Drucker skrev en gang: "Det viktigste i kommunikasjon er å høre hva som ikke er sagt ." Jeg ville gå et skritt lenger enn det, og si at det viktigste ved å sende en e-post er å klargjøre akkurat nok slik at mottakeren hører ikke hva som ikke er sagt. Faktisk er det som forårsaker de fleste problemer med e-postkommunikasjon, når personen som mottar e-post tolker alle slags forferdelige ting du har underforstått, selv når du bare har skrevet en enkelt linje.
Dette fører til hat og utilfredshet. Dette er det som bygger vrede. Det er derfor fyren over bordet på morgenmøtet er strålende på deg, fordi du hadde gitt ham en e-post som du sendte ut i går ettermiddag, og han tok det som et personlig angrep.
Utarbeide din perfekte e-post
Her på MUO har vi dekket mye om det tekniske aspektet ved å sende e-post, som å sende e-post anonymt. Slik sender du helt anonyme e-poster: 5 effektive metoder Slik sender du helt anonyme e-poster: 5 effektive metoder I dag er det enkelt å sende e-postmeldinger uten avsløre din sanne identitet. Her er noen av de mest effektive måtene å sende og motta anonym e-post. Les mer eller min epost ved å sende e-post fra Excel Hvordan sende e-post fra et Excel-regneark ved hjelp av VBA-skript Hvordan sende e-post fra et Excel-regneark ved hjelp av VBA-skript Vi viser deg hvordan du konfigurerer automatiserte e-poster fra Excel ved hjelp av samarbeidsdataobjekter, (CDO) og VBA-skript. Våre kodemaler gjør dette mye enklere enn det høres ut! Les mer . Men hva med følelsessiden av e-post? Hva med hvordan du kommer over i e-postene dine, og bedre måter å presentere deg selv i det skrevne ordet som ikke får alle så krysset av deg hele tiden?
Vel, det er ikke uten mye smerte og lidelse som jeg kan stå her i dag og fortelle deg at jeg nå er i stand til å hjelpe. Jeg har gjort nesten enhver feil som kan gjøres med e-post, fra de tidligste dagene på høgskolen, da jeg forsøkte å starte en multilevel markedsføringsvirksomhet ved massemelding på alle på campus. Innen en dag hadde jeg kontoen min lukket i 24 timer og en stor, stygg advarsel fra IBM mainframe-administratoren om hva som definerer "spamming".
Det var ikke så mye en leksjon i e-etikette, da det var et våkneopp som e-posten virkelig kan få deg i trøbbel hvis du håndterer det galt. Gjennom årene har jeg fornærmet folk, jeg har blitt fornærmet, og jeg har kommet inn i episke slash-and-burn-ordspill med mennesker. Jeg vil gjerne si at noen vant - men ingen vinner aldri. Det er derfor jeg står her i dag, og håper å hjelpe fremtidige legioner av e-posten, bedre forbered deg på disse e-postene før du klikker på send-knappen.
1. Sende en roman
En av mine første skyldige synder da jeg først begynte å jobbe som ingeniør var at jeg nesten alltid ville skrive e-postmeldinger som strekte seg ut over tre eller fire avsnitt. Årsaken var ikke bare fordi jeg kan skrive ganske fort, men fordi jeg alltid følte at hvis jeg forlot noen detaljer, ville folk egentlig ikke forstå hva jeg snakket om. Det kan være sant i noen grad - og vi kommer til e-postmeldinger som er for korte om et minutt - men det er noe å si for enkelhet.
Når du skriver slike kompliserte e-poster, feiler du ikke meldingen din på en rekke måter. For det første betyr det faktum at du skrev så mye at personen som du har liten respekt for sin tid, og hvis du gjør det for ofte, er du bundet til å få dem irritert. For det andre, mens en 500-ords e-post som er organisert i flere avsnitt, gir stor fornuft til deg, er det mest sannsynlig at du forvirrer alle - og gir dem en migrene.
Hvis du er en ordsmed og har en tendens til å skrive over, må du alltid gå tilbake og komme på jobb med å "hakke opp" disse setningene. Kom opp med nye og kreative måter å forkorte dem, eller kanskje du kan fjerne dem helt. Kanskje du tilbyr alt for mye informasjon. Fortell folk hva de trenger å vite, ikke hva du vil at de skal vite du vet. Du vet?
2. Sende en to-ord-e-post
Den motsatte lovbruddet mot romanens e-post er det ene eller to ordet e-postmeldinger som ikke forklarer noe i det hele tatt. Det er beslægtet med når jeg spør barna mine ved middagsbordet, "Så hvordan var dagen din? "Etter et øyeblikk, et motvillig svar, " Fine. "Ikke sikker på hvorfor jeg engang plager, jeg trykker på. " Hva gjorde du, noe gøy? "Det uunngåelige svaret, " Nei, egentlig ikke. ”
Jeg forstår ærlig ikke hvorfor noen selv bry seg med å bruke e-post. Hvis du er heldig, vil en e-post fra denne personen inneholde en enkelt full setning. Hvis du er uheldig, vil personen spørre deg om å gjøre noe for dem, men forstyrrer ikke nøyaktig hva de vil at du skal gjøre. Det er som å sende ut en nødmelding over en radio når du er tapt midt i villmarken, og ikke å informere redningsbesetningen hva dine koordinater er.
Det er ekstremt frustrerende, fordi folk må slite for å forstå hva i verden du snakker om. Enda verre, du kan faktisk tvinge dem til å kaste bort tid på å svare på e-posten din, bare for å be deg om å utdype litt mer.
Jeg mistenker at de fleste med dette problemet skriver slike korte e-poster fordi å skrive er en så omhyggelig øvelse. Ikke alle kan skrive over 60 til 70 ord i minuttet, så du må ha litt sympati for denne gruppen.
3. Sende en masse e-post til en person
Ønsker du virkelig å krysse folk av? Send en masse e-post til alle på kontoret din for å angrer en enkelt person for noe de gjorde galt. Jeg kaller dette "offentlig vern" e-post. Vanligvis kan alle på kontoret allerede vite at en bestemt person har gjort en feil, men lederen kan ikke la det være alene. Så sender de ut en masse e-post til alle som forklarer i stor og uhyggelig detalj, hvorfor en bestemt handling er så feil å gjøre, eller hvorfor den spesielle feilen er så dårlig.
Jeg må innrømme at i noen av mine ledelsesroller i det siste, gikk jeg inn i denne oppførselen. Jeg har sett andre kolleger av meg, gjør det også. Det er en lett feil å gjøre, fordi du kanskje faktisk vil sørge for at alle andre du administrerer ikke gjør den samme feilen. Virkeligheten er at hvis alle allerede vet om det, blir personen som gjorde feilen ydmyket. Hvis de ikke vet om det, er alle forvirret og usikker på om du snakker om dem eller ikke.
Gjør det enkelt - snakk om det spesifikke problemet med personen som gjorde feilen. Deretter, hvis du føler at det er viktig nok for alle, send et varsel, men gjør det høres ut som om det bare er en generell "FYI" sendt ned fra høyere ledelse - dette fjerner beskyldningen og gjør den mindre personlig.
4. Bruke dramatiske oversettelser
En annen veldig vanlig oppførsel i e-postmeldinger - vanligvis fra folk som er svært lidenskapelig om sitt arbeid generelt, eller om et bestemt prosjekt som er under diskusjon. Atferden er overdreven bruk av svært dramatiske adverb. Setninger som, "Det designet er bare forferdelig feil " eller " Denne tilnærmingen er smertefullt vag" tjener bare å introdusere følelser i diskusjonen.
Når du ser på disse setningene uten adverbene, kan du se hvor mye mer forretningsmessig - og mye mindre antagonistisk - de er. Ellers kommer du bare over som en over-dramatisk, bortskjemt brat.
Prøv det uten adverbene. At designen er feil. Denne tilnærmingen er vag.
Det kan ikke behage mottakeren - men det angriper heller ikke dem og setter dem på defensiv. Det er mer profesjonelt, og du kan faktisk passere deg selv som en moden voksen, selv når du er uenig med noen.
5. Overusing passiv stemme
Det var faktisk ikke før sent i min skrivekarriere at jeg virkelig virkelig lærte om og forstod passiv stemme. Problemet med å lære om det, er at du begynner å se det overalt. En av de mest utbredte bruken av passiv stemme er i e-post, fordi den passive stemmen tillater at en person skiller seg fra en handling.
I stedet for å si " Jeg kjørte kunden til flyplassen", som legger ansvaret direkte på skuldrene dine, kan du i stedet skrive, " Klienten ble tatt til flyplassen."
Dette er en oppførsel som er vanlig blant folk som er nervøse for å ta ansvar for omtrent alt, for hvis noe går galt, vil de ikke bli klandret. Dette er de samme menneskene som klager når risikobefolkene - de som tar ansvar for å få ting gjort - får anerkjennelse eller kampanjer. Sannheten er at folk ser gjennom passiv stemme i e-post. Hvis du har fullført en oppgave eller oppnådd et mål, ikke vær redd for å ta æren!
6. Patting deg selv på ryggen
Merkelig nok, motsatt ekstreme av folkene som bruker passiv stemme i e-post hele tiden, er de som nesten alltid skriver om alt i første person. Leser e-postene dine, du tror at et prosjekt ikke var en gruppeinnsats, det var en personlig prestasjon. Du ville tro at den personen som sendte e-posten, gjorde absolutt alt arbeidet!
Hvordan gjenkjenner du disse e-postene? Telle forekomsten av ordet "jeg".
Når du leser en epost fra denne typen person, er det klart at de føler at hele verden dreier seg rundt dem, og at alle skal gi dem konstant kudos for alt arbeidet de har gjort enkeltstående. Disse e-postene forlater alltid lagkamerater som føler seg villet og helt unappreciated. Denne tilnærmingen er den hurtige spissen til sinne og isolasjon fra dine jevnaldrende.
Jeg er sikker på at det er mange andre typer e-postmeldinger som virkelig irriterer og fornærmer mennesker. Jeg vedder på at du har din egen liste også! Hva slags e-postmeldinger setter deg virkelig av? Hvilke typer er kjæledyret ditt? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor.
Image Credit: Konsentrert forretningsmann via Shutterstock, Maths Formula via Shutterstock, Young Businesswoman via Shutterstock, Expressive Senior via Shutterstock, Military Kid via Shutterstock, Shame via Shutterstock