Enten du bruker Gmail, Outlook, Google Innboks, Yahoo Mail eller noe annet, er e-post en e-post, og forrige eller senere blir innboksen din oversvømmet. Men ett enkelt sorteringssystem vil sikre at du aldri føler at den har gått tom for hånden, og er alltid på toppen av meldingene dine.
Har du noen gang prøvd å søke å gjøre tricks til din e-postboks? Jeg gjorde. Oftere enn ikke, de jobber ikke. Det vi ikke klarer å forstå om forskjellen mellom e-post og oppgavelister er at oppgavene bare krever en handling fra deg, mens e-postmeldinger handler om å kommunisere med mennesker.
Men å endre et populært produktivitetssystem er svaret på å tampe den konstante flurry av e-post. USAs president Dwight Eisenhowers matrise for å sortere oppgaver er fantastisk effektiv til å sortere e-postmeldinger også, hvis du justerer det riktig.
Modifisert Eisenhower Matrix for e-post
Eisenhower Matrix er hvordan han sorterte sin oppgavelisten i fire kvadranter, som hjalp ham med å finne ut hvilken oppgave han skulle gjøre neste gang. Grunnmatrisen ser ut som dette, og vi skal holde det intakt:
Du vil klassifisere hver e-post i en av disse fire kvadranter. Kvadranterne kommer til å diktere hva du gjør med den e-posten og når du handler på den. Glem "innboks null", vi skal bare konsentrere oss om å få ting gjort.
Det er best å kombinere matrisen med mapper i Outlook, eller bruk Gmail-etiketter for å tømme innboksen. Gjenoppdag Gmail-etiketter, og avslør endelig innboksen din. Gjenkjenne Gmail-etiketter, og avslør endelig innboksen. Det er mange triks for å håndtere e-postoverbelastning, men det er en rett under nesen du kanskje ikke bruker: gode gamle Gmail-etiketter. Les mer . Så hver kvadrant vil ha sin egen etikett / mappe navn og kanskje sin egen farge også.
Uansett hva du gjør, ikke endre navnet på disse kvadranter. Så dine mapper eller etiketter vil bare ha disse fire kategoriene:
- Viktig og presserende
- Viktig (ikke haster)
- Urgent (ikke viktig)
- Ikke viktig eller Uheldig
Hva er "Urgent"?
Det er enkelt å identifisere hva som er viktig - det er et subjektivt kall som vi lett kan ta avhengig av våre prioriteringer. Men "haster" setter opp et bilde av en tidsbasert beregning, og det kaster folk av.
Slapp av, ikke panikk. "Urgent" her skal bety hva du vil at det skal bety. Hvis du har en travel dag uten et øyeblikk å spare, tar "Urgent" en ny mening. Hvis du har en dag fylt med møter, tar "Urgent" en annen mening. La det være fleksibelt; Faktisk er det viktig at det er fleksibelt.
Flere produktivitetseksperter liker faktisk å sette en tidsbegrensning til "Haster" -kolonnen i Eisenhower Matrix, men det er bare ikke levedyktig med tanke på at de tidsbaserte behovene til liv og arbeid forandrer seg.
Det er ingen magisk formel eller angitt tidsgrense for å definere "Urgent". Du vet det når du ser det. Det er ikke et vanskelig ord å forstå, så ikke tenk over det.
Hold det enkelt, ikke ha "Kvadrantregler"
Du vil bli fristet til å knytte en handling med kvadranten din. For eksempel bruker Tutums Bryan Lee systemet og har satt en spesifikk handling for hver kvadrant, for eksempel "Bestem når du skal gjøre det" for "Viktig, men ikke Urgent", og "Delegere den" for "Urgent, men ikke viktig".
Motstå det. Det er to problemer med dette.
Først ender disse "handlingsreglene" med å forvirre hvordan du merker en e-post. Hvis du vet at du må handle på en e-post akkurat nå, men ikke har tid til å gjøre det, finner du at hjernen lurte deg på å klassifisere det feil.
For det andre har en kvadrant ikke alltid den samme handlingen. Delegering av en oppgave vil ikke alltid være et alternativ. "Ikke haster eller viktig" betyr ikke at du må slette det, du kan fortsatt ha den e-posten senere.
I stedet stoler på Eisenhowers matrise og stoler på din egen evne til å få ting gjort. Et overkomplisert, over-spesifikt produktivitetssystem er en som du ender med å dumpe med tre-streikproduktivitetsregelen. 3-Strike-systemet: Slik prioriterer du oppgavelisten 3-Strike-systemet: Slik prioriterer du To- Gjør liste Får du ikke gjennom oppgavelisten din? Problemet er kanskje ikke produktiviteten din, det kan bare være dine prioriteringer. La oss lære å prioritere oppgavelisten, og få ting gjort. Les mer . Navnene på disse kvadranter gir deg en god ide om hva en epost handler om, og du vil kunne ta den riktige beslutningen tilsvarende.
En gylden regel: Ingen videreføring uten merking
Tanken er å sortere e-postene dine hensynsløst. Kan ikke sette av e-post hver morgen? Prøv denne ritualen i stedet kan ikke sette av e-post hver morgen? Prøv dette ritualet i stedet Start dagen din e-postadressen blir jevnlig lagt ned - selv om de fleste av oss gjør det. Er det å sjekke e-post etter å ha våknet virkelig så ille? Les mer, og involverer en handling av selvdisiplin - du kan ikke flytte til neste e-post uten å merke den du leser.
Dette er kritisk. Hver gang du åpner en e-post, må du absolutt sortere den. Ikke la deg sjekke neste e-post hvis du ikke har klassifisert denne i en kvadrant.
Som vi har diskutert før, er ikke sorteringen eller sorteringen dårlig grunnen til at produktivitetsappen din ikke virker. 5 Grunner At du skal gjøre App, gjør deg mindre produktiv 5 Grunner Du må gjøre App gjør deg mindre produktiv Å gi deg på deg -do lister? Problemet ditt er ikke din ambisjon eller oppgaveplanleggingsappen du bruker. Problemet er hvordan du bruker oppgavelisten din generelt. Les mer . Du må få sorteringstrinnet riktig, og så faller alt annet på plass.
Hvordan angripe e-postene dine
Her er skjønnheten i det: Når innboksen din er sortert, trenger du faktisk ikke mye råd om når og hvordan du skal adressere e-posten din. For de haster og viktige ting, vil du ende opp med å adressere det øyeblikket du har litt fritid.
For alt annet, som ActiveInboxs Andy Mitchell fortalte MakeUseOf Hvordan håndtere Inbox Overload og To-Do lister i e-post Hvordan håndtere Inbox Overload og To-Do lister i e-post E-post er ikke bare kommunikasjon, det bestemmer også i stor grad din gjøremål liste. La oss snakke om de beste tipsene for å koble innboksen til produktiviteten vår med Andy Mitchell - grunnleggeren av ActiveInbox. Les mer,
Velg lavt energipunkt i din dag (som den søvnige halvtime etter lunsj) og slipp inn i innboksen for å zoome gjennom den.
Hvis det allerede er prioritert, er det enkelt å få ting gjort uten å gå glipp av et må-gjøre-element.
På slutten av hver dag, handle på alle dine sorterte e-postmeldinger, selv om du er fra smarttelefonen din. Stol på meg, når det allerede er prioritert, får du det gjennom halvparten av tiden du tar ellers.
Er dette lett eller vanskelig?
Personlig finner jeg Eisenhower Matrix-metoden for sortering av e-postmeldinger for å være den enkleste jeg har brukt. Det har faktisk gjort innboksen min mye mer håndterlig for meg, og jeg har ikke gått glipp av noe på grunn av det.
Synes du dette systemet er enkelt å implementere eller vil du finne det vanskelig? Fortell oss hvorfor!
Billedkreditter: Hei Paul Studios / Flickr