Før eller senere blir alles Gmail-innboks et overveldende rot. Det er mange triks å håndtere e-postoverbelastning, men det er en rett under nesen din som du kanskje ikke bruker: gode gamle Gmail-etiketter .
Etiketter har eksistert lenge, så de er nesten blitt blinde flekker for mange av oss. Jeg har vært Gmail-bruker siden begynnelsen, men jeg har aldri brukt etiketter til nylig. Det har helt forandret hvordan jeg nærmer meg e-post, og endelig hjelper jeg meg til å tømme innboksen min.
Bruke etiketter vellykket avhenger av noen kjerneproduktivitetsprinsipper, akkurat som alle gjøremålsledelsessystemer. Her er triksene som hjalp meg og kan hjelpe deg også.
Etiketter bør ikke få deg til å tenke
Bruke en etikett skal være mekanisk; Handlingen du tar basert på en etikett, skal være mekanisk.
Dette er kanskje den viktigste delen av bruk av etiketter i Gmail. I utgangspunktet vil du bli fristet til å komme opp med en lang liste med etiketter. "Hver oppgave eller e-post er unik, " forteller du deg selv. Unngå å falle inn i denne fellen. Jo flere etiketter du har, jo mer de får deg til å tenke, jo mer tid det tar deg. Du må aktivt bekjempe beslutningsutmattelse Hvordan du skal danne en ny habit når det virker for vanskelig å fortsette å danne en ny habit når det virker for vanskelig å fortsette å gå Vaner dannes ikke over natten. Hvert år gjør vi disse vedtakene som krever store endringer. Hvis du vil ha en ny vane, må du være klar for fallgruver og hvordan du kan overvinne dem. Les mer, så det er hva etiketter skal være.
Ha så få etiketter som mulig. Hver etikett skal tjene et enkelt formål. Som tommelfingerregel bruker du disse primære etikettene, og legger til fem flere som er spesifikke for arbeidets behov.
De 5 primære etikettene: I dag, Ferdig, Venter på, Gjør, Svar
Flere innbokseksperter anbefaler å gjøre en daglig skanning av e-posten din om morgenen Hvordan slå e-postavhengighet ved å spore innboksvaner Hvordan slå e-postavhengighet ved å spore innboks vaner Vanlige e-poster kaster dine dager, og det er snakkende om det. Du kan få kontroll over tiden din. Finn ut hvor mye tid du bruker til e-post akkurat nå, og stjal det tilbake. Les mer, så du vet hva du skal gjøre med hver e-post. Behandle denne skanningen som tiden for å ordne innboksen din, som om du vil ordne din gjøremålsliste.
Den zeroth-regelen for e-postadministrasjon: Hvis du kan slette den, slett den. For meldingene du ikke kan slette, kan du vanligvis kategorisere dem med disse fem primære etikettene:
- I dag: Merk dette på en e-post som har en handling som skal tas i dag. Det er greit hvis en e-post er merket i dag, så vel som noe annet; poenget er å vite at denne e-posten er relevant i dag.
- Å gjøre: Hvis en epost har et prosjekt eller en oppgave som du må gjøre i dag, merker du den med denne etiketten. Nøkkelpunkt: Oppgaven må være mer enn bare å svare på den e-postadressen. Du kan prøve å kopiere dette med Sortd for å slå Gmail til et Trello-lignende oppslagstavle Slå Gmail til et Trello-lignende Oppgaveforum med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende Oppgaveforum med Sortd I den moderne arbeidsstyrken blir e-posten din ofte til din liste over gjøremål. Nå, nå kan du få Trello-stil organisasjon rett i Gmail med en ny Chrome-utvidelse, Sortd. Les mer .
- Svar: Merk dette på en e-post som trenger svar. Så en e-post kan bli merket "I dag + To-Do + Reply" som indikerer at den inneholder en ikke-e-postoppgave, og må besvares innen utgangen av dagen.
- Venter på: Merk dette på en e-post hvor det er viktig for deg, men du må vente på at en annen person tar en handling. Jeg plukket opp dette trikset fra ActiveInbox-grunnleggeren Andy Mitchells tips om hvordan man håndterer overbelastning av e-post. Hvordan håndtere overføringslister og e-postlister i e-post. Hvordan håndtere Inbox Overload og To-Do lister i e-post. E-post er ikke bare kommunikasjon, det er også i stor grad dikterer din gjøremålsliste. La oss snakke om de beste tipsene for å koble innboksen til produktiviteten vår med Andy Mitchell - grunnleggeren av ActiveInbox. Les mer .
- Ferdig: Den viktigste etiketten. Enhver e-post der inntastingen din ikke lenger er nødvendig, merk den som Klar. Jeg er ikke en fan av å slette e-postmeldinger siden jeg foretrekker å ha det papirsporet. og selv om du arkiverer en e-post, vil et svar fra avsenderen få det tilbake i innboksen din. Du trenger den "Ferdig!" -iketten - spesielt hvis du er fan av ferdiglistingsproduktivitetsmetoden.
Etiketter er flotte som placebos!
Når jeg fikk et nytt e-postvarsel, var mitt første instinkt å åpne, lese, svare eller slette. Det var forstyrrende for arbeidsflyten min. Men det ubevisste varselet ville plage meg, så jeg endte opp med å forstyrre hva jeg gjorde for å ta det.
Nå søker jeg bare en etikett og kommer tilbake til jobb. Jeg adresserer e-posten senere, når mitt nåværende arbeid er ferdig. Ved å bruke en etikett får jeg den mentale tilfredsheten av å ha samhandlet eller adressert e-posten, uten å bruke tiden jeg ellers ville ha.
Etiketter er en fantastisk placebo for de som tvangsmessig trenger å gjøre noe med innkommende e-poster.
Etiketter bør være lett å få tilgang til, bruke og identifisere
Gmail har mange verktøy for å gjøre etiketter så brukervennlige som mulig. Tilbring litt tid på å tilpasse utseendet på etiketter, det vil øke bruken din.
Gå til Gear-ikonet> Innstillinger> Etiketter for å se alle etikettene dine og administrere dem. Her anbefaler jeg også å gjemme de fleste andre produktene du ser i venstre sidefelt, Gmail-oppgraderingsetiketter ved hjelp av to laboratorieutvidelser. [Nyheter] Gmail-oppgraderingsetiketter ved bruk av to laboratorieutvidelser. [Nyheter] Les mer, som Sendt e-post, Utkast, Viktig, Kategorier, Sirkler og mer. Hvis etikettene vises først, blir det lettere å se dem og dra og slippe på e-post.
Fargekode også etikettene dine. Klikk på den lille rullegardinmenyen i en hvilken som helst etikett i sidefeltet for å velge farger. Enkle farger brukt på dine primære etiketter hjelper deg med å identifisere dem enkelt. Jeg bruker en grønn etikett for "DONE!" - det er tilfredsstillende å se på og å vite at jeg ikke trenger å bry meg med den e-posten lenger. Tilsvarende merker jeg merket "TODAY!" Med lyse rødt, slik at det alltid fanger oppmerksomheten min.
Ingen utvidelser, uten frills
Skjønnheten av etiketter er at den er innebygd i Gmail. Du trenger ikke noen RAM-tauutvidelser som du kan bruke på Chrome, men ikke på mobil Gmail-appen. Det fungerer perfekt når du åpner innboksen din. De beste produktivitetssystemene er de som kommer ut av veien, og det er hva etikettene er.
Hvis du har et triks for å bruke etiketter mer effektivt i Gmail, vil vi gjerne høre! Slett forslagene dine i kommentarene, eller still spørsmål du har.
Image Credits: Kairo