Ifølge hver produktivitetsblogg noensinne, sjekker e-posten din første om morgenen er det verste du kan gjøre. Du kan like godt sprekke en øl og brann opp din XBox, sier de, fordi når du ser på e-posten din, kommer du ikke til å få noe gjort.
Jeg exagerate, men starter dagen din blir e-posten jevnlig lagt ned - selv om de fleste av oss gjør det. Er det å sjekke e-post etter å ha våknet virkelig så ille?
Vel, ifølge Duke Professor of Behavioral Economics Dan Ariely, de to første timene etter at du våkner er sannsynligvis den mest produktive.
En av de tristeste feilene i tidsstyring er tilbøyelighet til at folk skal tilbringe de to mest produktive timene i deres dag på ting som ikke krever høy kognitiv kapasitet.
Forskning viser at du er i beste fall de to første timene du er helt våken til, og å se på e-posten din er sannsynligvis ikke en oppgave som krever at du er på sitt beste. Så det er en viss logikk for alle de blogginnleggene som råder deg til å sette av innboksen.
Men hvis du ruller ned fra et slikt innlegg, finner du samme tilbakemelding i kommentarene hver gang: "Dette er ikke praktisk for meg." Uansett om det er kundeproblemer, direktiver fra ledelsen eller annen informasjon om dagens arbeid, for mange e-post er en nødvendig del av morgenrutinen.
Så: Er det mulig å bruke de fleste av de to første timene produktivt, mens det heller ikke mangler noe viktig? Ja, men du må ha en plan.
Du må ha en avslutningsstrategi
Det er viktig å huske at teknologien ikke trenger å kontrollere deg. Gadgetene dine ikke kontrollerer deg: Problemet med "Slå opp" [Opinion] Dine gadgets kontrollerer ikke deg: Problemet med "Slå opp" [Opinion] Smartphones gjør oss ikke dumme sosiale nettverk gjør oss ikke sosialt. Teknologi er et verktøy, og det er på tide at vi sluttet å skylle det for våre problemer og tok ansvar for våre digitale vaner. Les mer . Jo, det er mulig å miste to timer hver morgen ved å sjekke e-posten din, men det betyr ikke at du må. Å advare folk om å ignorere e-posten deres om morgenen, skyldes på en måte en kommunikasjonsprotokoll for manglende evne til å prioritere. Noen mennesker kan finne e-post så overveldende distraherende at de trenger å sette det helt av, men det betyr ikke at det fungerer for alle.
Kanskje, for deg, er e-post et viktig skritt i planleggingen av dagen. Det er helt greit. Men hvis du finner ut at e-posten dominerer morgenen, legger du ut så mye av e-postprosessen. 7 E-post effektivitetstips for å få mer e-post ferdig, raskere 7 E-post effektivitetstips for å få mer e-post ferdig, raskere. Livet dreier seg om kommunikasjon og ingenting blir fullført uten det. E-post er et kommunikasjonsverktøy som er ment å gjøre livet enklere. I stedet for å skrive inn et brev eller prøve å fange noen ... Les mer som mulig før senere. Personlig har jeg lagt merke til å gå gjennom e-post har tre faser:
- Sletter det jeg aldri vil lese. Nyhetsbrev, PR-plasser, etc.
- Leser gjennom alt annet, arkiverer alt som ikke trenger et svar.
- Å svare på alle e-postmeldinger som krever det.
Mitt knep: Jeg gjør aldri alle tre av disse tingene med en gang . Slik fungerer det for meg, men vet at for å virkelig komme gjennom e-postmeldinger raskt, bør du lære hurtigtastene Tastatursnarveier du ikke bruker i favorittwebapps Tastaturgenveier du ikke bruker i dine favoritt webapplikasjoner Tastaturgenveier er ' Ikke bare for stasjonære apper: dine favorittwebapps bruker dem også. Fra Gmail til Trello, fra Facebook til Twitter, er læring snarveier den enkleste måten å gjøre alt raskere på. Les mer for e-postklienten din.
1. Sorter det som sterkt dårlig
Hvis jeg må sjekke e-posten min om morgenen, begynner jeg med å slette det jeg ikke vil lese.
Dette tar vanligvis ikke mer enn et minutt. Når jeg er ferdig med denne morgenen opprydding, lukker jeg e-posten min og gjør noe annet. Rengjør tallerkenen, si eller gjør en 7-minutters treningsøkt. Bruk gratis 7 minutters treningsvideoer for å komme i form [ting å se] Bruk gratis 7 minutters treningsvideoer for å komme i form [ting å se] Det er mange YouTube-videoer som kan viser deg nøyaktig hvordan treningene dine skal gå, og de vil ikke koste deg en krone. Les mer . Tanken er å rydde hodet litt, før du kommer til neste stadium.
2. Les alt, mens du arkiverer
Når jeg er klar til å komme tilbake til e-post, leser jeg alt i innboksen min, men jeg svarer ikke på noe . Hvis noe ikke krever et svar fra meg, arkiverer jeg det. Hvis noen beskjeder peker på en oppgave, må jeg gjøre det senere, men trenger ikke et svar, legger jeg merke til oppgaven før arkivering. Og hvis en e-post trenger et svar fra meg, hopper jeg bare til neste e-post.
Å gjøre dette betyr at jeg kan komme gjennom alle mine e-postmeldinger om noen få minutter, og det er vanligvis ikke mange e-postmeldinger igjen: fire eller fem i gjennomsnitt. Men det viktigste er at jeg har resten av morgenen min for å være produktiv - mine svar kan vente.
Hva er din e-postplan?
Denne planen passer ikke alle sammen, og jeg sier ikke det vil. Mitt poeng er at du bør prøve å få en plan, uansett hva det kan være, for å håndtere e-post raskt. Hvis du trenger å se på e-posten din første om morgenen, finn en måte å komme inn og ut raskt, slik at du kan gjøre bruk av de to første timene som gjør noe annet.
Jeg vil vite: hva er e-postplanen din? Gjør du tiltak for å redusere overbelastningen 5 Handlingene for herding av innboksen din Null e-post Frenzy 5 Handlingene for å kurere innboksen din Null e-post Frenzy Inbox Null er et av de mest populære buzz-ordene. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og adressere de underliggende problemene. Les mer ? Hva med morgener: dykker du rett inn, eller prøver å sette av å se? Jeg vil gjerne høre om arbeidsflyten din, og potensielt lære om det, så la oss chatte i kommentarene nedenfor.