Jeg vet at du tror du vet hvordan du skriver en god e-post. Hvordan skrive Amazing Emails kan videre din karriere. Hvordan skrive Amazing Emails kan videre din karriere. Sending profesjonelle e-postmeldinger gir en immateriell økning til ditt online (og offline) rykte. Den ultimate målestokken for kunstfull e-post er om du kan posere en jobb eller lande en konsert med bare en imponerende epost .... Les mer, men jeg vil gjerne ta et øyeblikk for å fortelle deg riktig måte å skrive en epost på. Hvordan gjorde den setningen deg til å føle? Det var som om jeg snakket med deg som om du er en tre år gammel, ikke sant? Det er så enkelt en e-post kan fornærme folk.
Hvis du ønsker å komme over på en positiv måte - som en lagspiller, en kompetent leder eller en pålitelig venn - ordene du velger og måten du strenger dem sammen har en enorm innvirkning. Dette gjelder enda mer i e-post, fordi i motsetning til telefon eller videochat, kan du ikke se personens ansikt. Du kan ikke se smirken som de leverer sarkasme, eller krøllet i pannen fordi noe du nettopp har forvirret dem. Noen tror at dette er grunnen til at teknologi som e-post og sosiale nettverk skader samfunnet. Den negative virkningen av sosiale nettverkssider på samfunnet. Det negative virkningen av sosiale nettverkssider på samfunnet. [Opinion] Jeg har kontoer på flere sosiale nettverk, og bruker Altfor lenge på dem skriver jeg mine egne oppdateringer og leser oppdateringer av andre. Jeg liker å gjøre det, å kunne kommunisere med venner, ... Les mer.
Med e-post er du ganske mye flyr blind. For noen mennesker fungerer det bra fordi de er de slags folk som liker å snakke hos folk, snarere enn folk. Hvis du har jobbet i et miljø der e-post er en mye brukt form for kommunikasjon, så vet du veldig sannsynlig at det er så mange forskjellige "e-postpersonligheter" som dukker opp. Det er patroniseringen, hate-bating trollen, den kronisk off-topic, Mr. (eller Mrs) negativitet ... listen fortsetter og fortsetter.
Så hvordan vet du om du kommer på feil måte uten å innse det? Hva slags regler kan du følge for å alltid sørge for at du kommer over som en snill, åpen, samarbeidende person som folk virkelig liker å jobbe med? Følgende tips bør gi deg et forsprang mot vennligere og mer produktiv e-postkommunikasjon.
Linjen mellom tillit og arroganse
Mange ganger, folkene som kommer over som arrogant i en e-post, skjønner ikke engang hvordan de kommer over. Mange ganger prøver de bare å imponere noen eller få respekt for sine kolleger eller venner. Av alle e-postfeilene folk gjør - spesielt på jobb - dette er den store. Så mange prøver å imponere sjefen at mange ganger blir det et pågående spill av enestående oppdrag mellom kolleger. Alle ønsker denne kampanjen, og ofte er det eneste utsikten over ytelse som en leder ser, som er rapportert i e-postene. Det er i det minste tankeprosessen.
Problemet starter når du ser ordet "jeg" mye. "Jeg vil at vi skal begynne å gjøre dette umiddelbart", eller "Jeg vil være klar her ..."
Setningene er ikke bare selvsentrerte. De blir også en diktatorisk samtale. Det er nesten som et foreldre-barn forhold der en person tror de skal diktere alle reglene, og du skal bare holde kjeft og høre.
Ingen liker å være på mottakssiden av det, og stol på meg, du vil heller ikke være på leveringsenden heller. Ingen vil like deg.
Carmine Gallo, en kompetanse coach konsulent og forfatter, skrev at arrogant folk har en tendens til å unngå øyekontakt. De ser ut til å snakke nesten gjennom deg, og ikke på deg. Det er fordi de ikke bryr seg om hvem de snakker med, bare det de har å si blir hørt. Dette kommer også over i e-post gjennom konstant bruk av "Jeg", med liten oppmerksomhet til hva andre sier, bortsett fra sporadiske overfladiske kommentarer om "verdsetter" dine innspill. Du kan satse på at lederen ikke vil lese hva du skriver, men vil være opptatt med å prøve å komme opp med det de vil si neste.
Ingen trenger deg til å "gå inn", Big Guy.
Et annet hint om at du har et selvoppblåst ego på hendene, er når du er midt i en e-postkonversasjon, som inneholder en CC-liste over flere personer, og deretter ut av den blå noen blir med i samtalen med uttrykket " Tillat meg å gå inn her et øyeblikk ... "
Her er hva denne typen ordlyd, som ligner på «La meg klargjøre ...» gjør til folk som leser din epost. Det forteller dem at du tror du har alle svarene. Det forteller dem at du føler at de har vært misguided og feil opp til dette punktet, og her er du - helten i skinnende rustning på en hvit hest - rir inn for å redde alle fra sin egen dumhet og uvitenhet.
God jobb Mr. Hero - du har bare fremmedgjort alle i teamet med de aller første ordene i e-posten din.
Her er noen av de kraftigste tipsene for høflig men profesjonell kommunikasjon.
Vær ærlig og ydmyk
Merket til en sann leder er en som ikke bare erkjenner at han eller hun ikke har alle svarene, men ytterligere stater - ofte og ettertrykkende - at de ansatte er de som har størst innsikt og ferdigheter. Den beste måten å gjøre dette på i e-post er å CC din medarbeider når du sender e-post til dine overordnede om dem og snakker godt om dem. Gjør det samme når du snakker med andre medlemmer av teamet - snakk godt om dine ansatte. Godta når de har hatt en stor suksess.
Det kan være mot-intuitivt for folk som går inn i en lederstilling for ikke å bygge seg opp. Tross alt er stillingen en av autoritet og gir seg selv selvsagt. De fleste ledere føler at for å respektere de ansatte må de opptre intellektuelt overlegen. Dessverre, i de fleste tilfeller gjør dette det motsatte.
Stille spørsmål
Det virker rart at en leder skal spørre dine ansatte for svar i stedet for å gi dem svarene, men tro det eller ikke, når du får folk til å utvikle løsninger for deg, det gjør dem også til å respektere deg. Når de oppnår oppgaven med å finne svar på et problem, vil de ikke bare føle seg mer selvsikker, men de vil også huske at du var den som inspirerte dem til å gå opp og få den suksessen. Det er hemmeligheten til ledelsen - med fokus på suksessen til individene under deg, i stedet for å fokusere på egen hånd.
Tenk på det - du har en unik posisjon til å bygge et team med selvsikker, vellykkede mennesker som jobber for deg . Tenk deg hvor mye mer et lag som det kan oppnå enn et lag som er fylt med folk som er misfornøyde og umotiverte.
Men ... Ikke bruk "men"
En annen morsom taktikk som jeg har sett opp i manager-emails under mine forskjellige reiser, er hele agn-og-bryterrutinen. Det er her sjefen starter e-posten med et kompliment, og deretter gjør en oppkobling til å klage på noe, eller å be om ekstra arbeid. Dette er spesielt skadelig fordi det gir det falske inntrykk at du skal være ærlig og ydmyk (som anbefalt ovenfor), og du bygger opp medarbeiderens forventninger om at de skal motta et kompliment, og så ødelegger du det bare ved å gjør det motsatte.
Disse er setninger som "Du gjør det bra, men ...", eller "Jeg liker det du gjorde med det diagrammet, men ..."
Dette er faktisk bastardbarnet i det gamle råd som ble gitt til ledere at de alltid skulle starte en e-post som ber om noe eller kritisere noe med noe positivt å "myke blåset". Ikke misforstå, gjort oppriktig, dette fungerer faktisk. Problemet er at folk flest ikke vet hvordan man gjør dette med vennlig hilsen, og i stedet bare komme over som en nedlatende, pompøs rumpa.
Med mindre du føler deg oppriktig som at noen gjør en god jobb - bare omgå de tomme platitudene og gå ned til virksomheten. Din medarbeider vil sette pris på å bli behandlet som en voksen i stedet for en 5 år gammel.
Vis folk du bryr deg om hva de sier
Hvis du vil at dine ansatte eller kollegaer skal sette pris på deg og føle at du er en autentisk person, er det viktig at du er ærlig og grei med folk. Å være lykkelig er flott, men å være positiv bare for å være positiv, kommer over som veldig tom og nedlatende via e-post. Hvis du må bruke "si noe positivt først" tilnærming når du leverer dårlige nyheter, gjør det autentisk. Ikke bare si "du er en fantastisk ansatt", men i stedet nevne noe de har gjort spesielt som viser det. Dette forteller dem at du faktisk tar hensyn - du bryr deg hva de gjør og hva de sier.
Managing mennesker er sannsynligvis en av de vanskeligste jobbene der ute, fordi det er menneskelig natur å misforstå og misliker myndighet. Når du er i autoritet, gjør det det mye mer nødvendig å være ydmyk, autentisk og ærlig.
Det er ikke nok å si at du bryr deg om folk. Vis det.
Det er ikke viktig nok å si at du setter pris på noen. Beskriv hvorfor.
Med e-post kommer folk til å gjøre alle slags antagelser om hva du sier - så ikke la noe rom for feilfortolkning. Folk vil sette pris på din ærlighet og ærlighet - ikke bare dine ansatte, men også dine kolleger. Hvis du drar dette bra, vil du en dag finne deg selv på mottakssiden av en "fremtredende leder" -prisen.
Hvordan prøver du å kommunisere godt med e-post? Hva slags tilnærming tar du for å sørge for at du ikke fornærmer eller fornekter folk? Del dine egne tips i kommentarfeltet nedenfor!
Bilde Kreditt: Forretningsmann egoentrisk, forretningsmann som dekker ansikt, kolleger diskuterer, sneering sjef, stor forretningsmann (alt via Shutterstock)