Bruk metoden for prosjektledelse til å organisere livet ditt

Annonse

Verktøyene vi vanligvis bruker til å håndtere personlige prosjekter, har en stor ulempe. Oppgavelister To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Noen å-do list apps står hode og skuldre over resten. Men hvordan sammenligner de og hvilken er best for deg? Vi hjelper deg med å finne ut. Les mer og deres variasjoner (som Kanban boards Hvordan administrere oppgaver ved hjelp av japansk Kanban-teknikk Hvordan administrere oppgaver Bruke japansk Kanban-teknikk Kanban er en japansk oppskrift for å få ting gjort. Det er en organisasjonsteknikk opprinnelig utviklet for toyota produksjonslinje. Vi viser deg hvordan du kan implementere det selv eller i teamet ditt. Les mer) er fint å spore hva som skal gjøres og (kanskje) hvem som skal gjøre det. Men de er ikke så gode til å planlegge når . Dette er domenet til forretningsorienterte verktøy, som for eksempel vannfallsprosjektets tilnærming.

En av de viktigste grunnene til at selskapene bruker et sett med verktøy og prosesser for å styre prosjektene, er for lønnsomhet. Når ledelsen bestemmer at et bestemt prosjekt vil gi mer verdi til virksomheten, er det en kostnad for hver time at prosjektet ikke er ferdig. Som enkeltpersoner er det imidlertid veldig enkelt å la personlige prosjekter skyve. Vi er syke, eller for trette, eller arbeidet er for opptatt, eller det er for mange kattevideoer på internett. En del av prosjektledelsens disiplin er ikke bare å drive prosjekter til ferdigstillelse, men også å sette opp dem først, slik at de blir ferdige i en akseptabel tidsramme.

I denne artikkelen ser vi på hvordan du kan bruke forretningsverktøy for å holde deg på sporet og få dine prosjekter ferdig.

Prosjektstyringsprinsipper for vannfall

Det er et par viktige tenenter for prosjektledelse du må lære:

Arbeidsavbruddskonstruksjoner

Gitt et ønsket mål, er det første trinnet i de fleste prosjekter å bryte det målet ned i oppnåelige oppgaver. For eksempel, hvis du ønsker å spinne opp en WordPress-blogg, kan høynivået inkludere å skrive noe innhold, utforme en logo og WordPress-installasjon / distribusjon til serveren din. Å opprette en arbeidsavbruddsstruktur (WBS) innebærer å dele og dele opp dem til du er igjen med oppgaver som er enkle for noen å se på, forstå og utføre.

Den faktiske WBS for dette enkle prosjektet kan se slik ut:

1. Lag innhold
   1. Brainstorm noen innlegg ideer
   2. Skriv innhold for innlegg (separate oppgaver for innlegg 1-6)
   3. Rediger / vis alle innlegg
2. Kreativ
   1. Visuell design (velg en fargepalett, etc.)
   2. Kontakt logotype artister
   3. Velg designer
   4. Logo utkast
3. Installasjon og distribusjon
   1. Installer WordPress
   2. Installer / konfigurer tema og plugins
   3. Last opp logo
   4. Opprett innlegg
   5. Endre DNS-innstillinger

Jo mindre oppgavene er, jo bedre. For eksempel kan "skriveinnhold for innlegg" -elementene deles videre en per post. Å gjøre dem mindre lar deg ikke bare se fremgang før. Det gir også fleksibilitet i å blande dem rundt for å møte en måldato. Du bør også ha et konsept om hva som må fylles ut før noe annet kan begynne. 6 Prosjektstyringstips du kan bruke til å organisere livet ditt 6 Prosjektledelse Tips du kan bruke til å organisere livet ditt Prosjektledelse er yrket for å få ting gjort. Våre tips vil hjelpe deg å bruke prosjektlederens perspektiv, ferdigheter og verktøy for å organisere ditt eget liv. Les mer, kjent som forgjengere eller avhengigheter .

For eksempel kan designeren ikke produsere utkastet til logoen din før du har valgt henne. Så skisserer prosjektet ditt nå:

1. Lag innhold
   1. Brainstorm noen innlegg ideer
   2. Skriv innhold for innlegg 1-3 (avhengig av 1a)
   3. Rediger / bevis alle innlegg (avhengig av 1b)
2. Kreativ
   1. Visuell design
   2. Kontakt logoen kunstnere (avhengig av 2a)
   3. Velg designer (avhengig av 2b)
   4. Logo-utkast (avhengig av 2c)
3. Installasjon og distribusjon
   1. Installer WordPress
   2. Installer / konfigurer tema og plugins (avhengig av 3a)
   3. Opprett innlegg (avhengig av 1d og 2a)
   4. Last opp logo (avhengig av 2e og 3b)
   5. Endre DNS-innstillinger (avhengig av 1, 2, 3b, 3c og 3d)

Ressursforvaltning

Nå som du vet hva som må gjøres, må du finne ut hvem som skal gjøre det og når. For å tildele en oppgave til noen, må du først være sikker på at de kan gjøre det i det hele tatt (f.eks. Ikke tilordne 3, 5 til grafisk designer). Men du må også vite hvor mye de er tilgjengelige generelt, så vel som når. Dette kalles ressursadministrasjon . Det begynner med å forstå hvor mange timer om dagen noen er tilgjengelig, og deretter spore den tilgjengeligheten mot det arbeidet du tildeler.

For eksempel kan du ha en dagjobb. På din 9-til-5 er du tilgjengelig sannsynligvis åtte timer om dagen. Men for dine personlige prosjekter kan du blokkere av en time eller to Time Blocking - Den hemmelige våpen for bedre fokuseringstid - Den hemmelige våpen for bedre fokus Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv Time Blocking. Denne taktikk taktikken kan hjelpe deg med å holde deg på sporet mens du holder distraksjoner, procrastination og unproductive multitasking i sjakk. Les mer om natten. Dette betyr at du har en ukentlig kapasitet på: (2 * 5) = 10 timer i uken (fortsett, ta helgene av ... du fortjener det). Det betyr at en bestemt oppgave som en person som jobber på heltid, kan fullføre på en dag, tar deg fire arbeidsdager. Beregning av ting etter kapasitet vil fortelle deg hvor lenge prosjektene dine egentlig vil ta.

Planlegging og (optimalisert) planlegging

Vi kaller denne "optimalisert planlegging", fordi det å lage WBS faktisk også planlegges. Men det du kan finne er at du skal lage oppstartsplanen for "beste tilfelle scenariet." Det vil være en og en eneste oppgave som skjer på en gang (lett å administrere), og de faller pent ut hverandre. Men dette er sjelden hvor prosjektene fungerer i praksis. I denne fasen vil du justere strukturen og oppdragene i prosjektet, avhengig av:

• Svære begrensninger på bestemte oppgaver (dvs. det kan ikke starte før en bestemt dato)
• Oppgaver som kan skje parallelt (en person gjør A, en annen person gjør B)
• Oppgaver som to personer kan jobbe med på en gang (to personer arbeider begge på A)

Det du sannsynligvis finner er at enkelte deler av prosjektet vokser i varighet, og du vil finne måter å forkorte andre på. Nå som du har en ide om hva du bør sette inn i prosjektplanen din, la oss se på hvordan du faktisk gjør det.

Administrere personlige vannfallsprosjekter med ProjectLibre

Før trinnvis, et raskt ord som forsvar for prosjektstyringsverktøy. Jeg har hørt noe som følger mange ganger når jeg foreslår eller oppfordrer noen til å lære en av disse appene:

• "Jeg trenger bare en liste."
• "Gantt-diagrammer tar for lang tid."
• "MS Project? Jeg er ute!"

Det er en grunn Gantt-diagrammer (som har eksistert i over et århundre) er fortsatt i bruk i dag - og hvorfor de er så populære i Vann prosjektstyring. De er den beste enkeltvisningen for å visualisere tidslinjen, dens status og individuelle oppgaveoppgaver, spesielt hvis du bruker Fosseprojektledelse.

Kalendere gir deg ikke en ett-visning av prosjektet ditt. Linjære oppgavelistene tar sjelden hensyn til avhengigheter, og ingen andre verktøy bidrar til automatisk oppdatering av start- og sluttdatoer som Gantt-baserte applikasjoner.

Hva mange mennesker blir gale om disse appene, er hvordan de bruker dem. Men vi vil vise deg hvordan du gjør ting på den enkle måten. Vi bruker ProjectLibre til vårt prosjekt for vannfallsmodelleksempler, selv om trinnene skal fungere nesten identisk i alt som gir et interaktivt Gantt-diagram. Trenger du en Gantt-kartmal for Excel eller PowerPoint? Her er 10 unike alternativer Trenger du en Gantt-kartmal for Excel eller PowerPoint? Her er 10 unike alternativer Du trenger ikke Microsoft Project for å spore fremgang. Disse Gantt-kartmaler for Excel og PowerPoint vil hjelpe deg med å administrere prosjektet like bra. Les mer (skrivebord, mobil, web, til og med Excel-filer).

Installering av ProjectLibre er like enkelt som å laste ned den nyeste versjonen (1.7 på skrivingstidspunktet) og kjøre EXE-installatøren (Windows), dra DMG til mappen Programmer (Mac), eller installere RPM eller DEB-pakken via din foretrukne metode ( Linux).

Når du er installert, brann ProjectLibre opp og velg Opprett prosjekt- alternativet. Det vil gi deg en dialog for å legge inn noen foreløpige opplysninger som navn og en startdato.

Trinn 1: Lag din WBS

Det første trinnet er å lage din WBS. Start jotting alle oppgavene du vet om hvor som helst: e-postmelding, vanlig tekstfil, Word-prosessor-dokument, OneNote. Uansett hva du er komfortabel med mens brainstorming er bra. Nå åpner du ProjectLibre til Gantt- visningen, og limer teksten inn i cellene til venstre som ligner et regneark.

Mange menneskers første feil bruker disse appene i et punkt og klikk på mote. Ikke. Behandle venstre side av skjermen nøyaktig som regneark og bruk hurtigtastene. 35 Everyday Microsoft Excel Tastaturgenveier for Windows og Mac 35 Everyday Microsoft Excel Tastaturgenveier for Windows og Mac Tastaturgenveier kan spare deg for mye tid! Bruk disse snarveiene i Microsoft Excel for å øke hastigheten på å jobbe med regneark på Windows og Mac. Les mer: piltastene for å flytte, F2 for å redigere, og Enter for å begå.

De eneste ekstra tingene du trenger å vite er tastetrykk for innrykk ( Ctrl +. (Periode) for ProjectLibre, selv om det er Tab i MS Project) og outdent ( Ctrl +, (komma) i ProjectLibre, Shift + Tab in Project) oppgaver. Denne delen fungerer akkurat som en oversikt i Word. Det gir deg mulighet til å raskt lage de ulike faser og oppgaver (som er nederste nivåoppføringer) i planen.

Deretter legger du inn forgjengerne dine (det vil si at et må være ferdig før B kan starte). Her igjen, bruk piltastene og Enter / Tab for rask oppføring. Til slutt legger du til Arbeid, eller hvor mye tid du tror hvert element vil ta.

Du vil legge merke til at to ting skjer når du begynner å justere WBS. For det første blir linjer som blir "overordnede" elementer omgjort til faser, noe som betyr at de er ferdige når alle deres oppgaver er fullført. For det andre, ettersom du legger til forgjengere, vil du legge merke til at start- og sluttdatoen automatisk justeres. Mens det fortsatt kan virke som et stort foretak, se følgende for et eksempel på hvor raskt og enkelt dette kan være. (Tidspunktet for å lage denne planen var litt over tre minutter. Den eneste delen som ikke ble vist nedenfor var å skrive i tidligere oppgaver.)

Trinn 2: Registrer ressurser og tilordne oppgaver

Selv om du skrev inn Arbeid for hver oppgave, vil du legge merke til at varighetene alle viser noe som ".25 dager?" Inkludert spørsmålet.

Dette skyldes at appen antar at hver vil bli utført innen en åtte-timers dag. Men dette kan påvirkes av andre faktorer, inkludert ressurskapasitet. Din kapasitet.

For dette prosjektet antar jeg at jeg vil være tilgjengelig for et par timer om dagen. Basert på en åtte-timers dag, svarer dette til 25 prosent kapasitet (hvis jeg var ledig på full tid, ville dette være 100 prosent). Når jeg skriver inn navnet mitt som ressurs for hver oppgave, legger jeg til "[25%]" etter det, som er ProjectLibres notasjon for kapasitet. Se på den korte skjermbildet nedenfor, hva som skjer med kolonnen "Varighet" som jeg tilordner disse oppgavene til meg selv. Med hensyn til kapasiteten min har ProjectLibre økt varigheten av hver oppgave fire ganger.

Nå kan jeg se at mens prosjektet bare er litt over 80 timer langt, vil det faktisk ta omtrent fem uker å fullføre.

Dette er en av fordelene ved vannfallsmetodikken: det viser deg mer realistiske tidslinjer.

Men ikke frykt! Det er noen justeringer vi kan gjøre for å ringe den datoen tilbake.

Trinn 3: Juster tidslinjen for en realistisk visning

Når alle ressursene dine er oppgitt, har du sjansen til å gå tilbake og undersøke planen din. For eksempel kan du se at oppgaver for Visual Design og Logo Draft ikke er tildelt meg. Dette er fordi jeg er en forferdelig kunstner, og hvis jeg prøvde å gjøre dette selv, ville det ikke gå bra. Men det betyr også at mens en talentfull artist vil jobbe med disse oppgavene, kan jeg jobbe med noe annet i mellomtiden.

Vi ville sette den første versjonen av planen vår på en strengt lineær måte: hver oppgave ble startet da den ene før den avsluttet, og også med faser. Men la oss justere forgjengerne slik at faser ikke er avhengige, og fjern dem for oppgavene jeg ikke skal gjøre. Legg merke til hvordan det beveger delene av tidslinjen rundt.

Nå har vi skalert prosjektet ned om en uke. Med tanke på at jeg gjør hoveddelen av arbeidet, er dette ikke så loslitt. Vi kan nok gjøre det enda bedre ved å flytte Creative-delen først, og jobbe med innhold mens logoen er i produksjon.

Bruk vannfallsmetodikken til å planlegge realistisk

Med dine egne prosjekter er det alt for enkelt å bare trekke ut en kalender Slik synkroniserer du Google Kalender med din gjøremålsliste Slik synkroniserer du Google Kalender med din gjøremålsliste Ved å organisere livet ditt, er to verktøy uunnværlige: din kalender og din gjøremålsliste. Men de fleste oppgavebehandlingsløsninger holder disse to tingene separate. Vi viser deg hvordan du kan kombinere dem. Les mer, velg et par datoer, og gå på god måte.

Bruke lette verktøy som OneNote (hvordan man bruker OneNote for prosjektledelse Slik bruker du Microsoft OneNote for prosjektledelse Slik bruker du Microsoft OneNote for prosjektledelse OneNote er det ideelle samarbeidsverktøyet for å håndtere enkle prosjekter i små lag. Og det er helt gratis. OneNote kan hjelpe prosjektene dine med å ta av! Les mer) eller Trello (hvordan du bruker Trello for prosjektledelse En guide til Trello for livet og prosjektledelse En guide til Trello for livet og prosjektledelse Trello kan hjelpe deg med å bli organisert. Det er et gratis verktøy å styre noen form for prosjekt. Les denne veiledningen for å forstå sin grunnleggende struktur, navigasjonen og hvordan Trello kan være nyttig for deg. Les mer) får deg litt nærmere merket, da de i hvert fall står for hvem som gjør hva .

Men å gå gjennom denne øvelsen i noe som ProjectLibre tvinger deg til å tenke på hvor mye tid du faktisk må bruke til det, hvilke flaskehalser eksisterer, og steder hvor du kanskje vil ha hjelp. Det bidrar også til å bryte prosjektene dine ned i håndterbare stykker for å sikre at du gjør fremgang. Mens du kanskje tror et verktøy som ProjectLibre var overkill, forhåpentligvis, har vi vist hvor enkelt det kan være.

Vanligvis vinger du det bare når det gjelder kjæledyrprosjektene dine? Eller bruker du et system som Waterfall prosjektledelse? Gi oss beskjed om hvordan du "selvprosjektstyrer" nedenfor i kommentarene!