Møter er en normal del av livet i næringslivet. Dessverre er ikke alle møter vellykkede Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 reglene til din chef Fed opp av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til din chef Hvis et møte er godt organisert, er det ingen grunn til at det ikke kan øke produktiviteten, følelse av hensikt og moral. Her er noen regler å følge for effektive møter. Les mer i deres hensikt. Ofte skyldes dette mangel på møteorganisasjon.
Med følgende gratis møtemaler kan du enkelt forberede, registrere og samle møtene dine for et effektivt samlet utfall.
1. Før møtet
En av de viktigste delene av å sette opp et møte er dagsordenen. Dette gjør det mulig for møteleder å gi deltakerne objektive, diskusjonspunkter, samt hvem som skal delta. I tillegg kan en agenda som inneholder en forberedelsesseksjon være nyttig. Dette lar deg inkludere dokumenter og andre materialer som er avgjørende for diskusjonen.
Forbereder deltakerne så mye som mulig for møtet er en del av jobben som koordinator. I tillegg holder det møtet organisert og beveger seg sammen med 15 Best Meeting Agenda Maler for Word 15 Best Meeting Agenda Maler for Word Når det er på tide å planlegge et møte, bør du ikke kaste bort tid på å lage en agenda fra grunnen av. Mange møte agenda maler for Microsoft Word kan få deg til en god start. Les mer .
Malen
Denne Microsoft Word-malen fra TidyForms er et attraktivt, profesjonelt og godt lagt alternativ. Det gir et rent, bordbasert utseende for både enkel lesing og enkel skanning. Malen begynner med de grunnleggende møtetaljer som tittel, tilrettelegger, dato, klokkeslett og sted.
I neste avsnitt skal du beskrive møtemål. Dette er en sentral del av dagsordenen, slik at alle deltakerne får et klart bilde av hensikten med møtet. En til to setninger er vanligvis tilstrekkelig så lenge den er kortfattet.
Det tredje avsnittet er hvor du kan liste møtedeltakere sammen med avdeling, e-postadresse og telefonnummer. Feltene er selvfølgelig valgfrie, avhengig av bedriftens hånd og din bedrift.
Deretter vil du vise agendaen for møtet med emnet, eieren og tiden. Dette gjør at deltakerne igjen kan forberede seg på deres del av møtet. Du kan også holde møtet på sporet ved å oppgi tidspunktene tildelt for hvert emne.
Til slutt vil du fullføre forberedelsesdelen. Du bør inkludere og legge til elementer som dokumenter, diagrammer eller e-post, som eksempler, og hvem er ansvarlig for å gi hver enkelt.
Hver del av denne agendamalen tjener sin egen hensikt og lar deg samle folket og materialene, samt sette forventninger til møtet.
2. Under møtet
Fange notater under et møte er det neste nøkkelansvaret til facilitatoren, selv om du bør sikte på å utpeke en bestemt notattaker. Uansett er det viktig å ta nøyaktige møtenotater for å nå målet.
Disse notatene fungerer som påminnelser for oppfølging, handlinger, problemstillinger og konklusjoner for alle deltakere. Så, hvis du bruker et møtemålemaleri, er 12 beste møtemallsmaler for fagfolk 12 beste møtemaler for maler for profesjonelle. Ta notater er knyttestedet for å holde alle møtedeltakere på samme side. Maler gjør det enkelt å fange de møtet minutter. Vi har samlet en rekke maler for Word, OneNote, Evernote og Google Docs. Les mer, å ta disse notatene vil bli mye enklere.
Malen
Dagens mal fra TidyForms ovenfor kommer med en annen side for å møte minutter. Formatet på denne siden er det samme som dagsordenen, og tre av de fire seksjonene er nøyaktig det samme.
De eneste forskjellene er at handlingsposter erstatter forberedelsesdelen, og det er en oppfølgingsseksjon for neste møte. Hvis du er interessert i et konsekvent utseende for både din agenda og minutter, så er dette en fin måte å gå.
Det er imidlertid en annen mal for Word fra Microsoft Office-nettstedet som gir litt mer organisering av notatene dine. Du vil se at denne malen har den grunnleggende møtetinformasjonen øverst, som de fleste.
Men hva det tilbyr er en del for hvert emne som diskuteres under møtet og alle detaljer som gjelder for det aktuelle emnet rett under. Denne utformingen er mer strukturert fordi du kan inkludere emnet, tidspunktet tildelt, presentatøren, det som ble diskutert, konklusjonene og de resulterende handlingselementene per hver dagsorden på ett sted . Mens TidyForms minuttermaler har en egen seksjon nederst for alle handlingsobjekter uten mye detalj.
En annen nyttig funksjon i denne mal er delen i slutten som lar deg legge til spesielle notater. Dette kan være ganske nyttig når flere elementer kommer opp som kanskje ikke er relatert til et bestemt emne som diskuteres.
Du kan også inkludere navnene på personer som møter uventet i møtet i observatøren .
3. Etter møtet
Nå som møtet ditt har avbrutt, er det på tide å gi deltakerne en oppfølging. Dette møteoppsummeringen bør oppsummere møtedatatene og forventede tiltakspunkter.
Vær oppmerksom på at du sender en oversikt. Sannheten om møter - og det er stygg sannheten om møter - og det er stygt møte er ment å være produktivt, ikke sant? Les mer er alltid en god ide, selv om det ikke var noen handlingsposter fra møtet. Møtesammendraget kan tjene som referanse for lignende møter og emner eller problemer som gjenoppstår.
Malen
Denne malen fra Template Lab er et godt alternativ. Bare fyll ut møtetittel, dato, deltakere, plassering og notatdeler øverst. Bruk deretter tabellen til å inkludere dine oppfølginger.
Under Issues, kan du inkludere det relaterte agendaemnet, for ved å legge til presentatøren, og under diskusjon overføre fra de samme detaljene fra møtenotatene. Legg til ansvarlig person, frist, og du er innstilt.
Du kan også bruke dette til kontinuerlig oppfølging ettersom handlingsobjekter er fullført. Du kan for eksempel legge til en kolonne i tabellen og merke en X eller dato ved siden av ferdige handlinger.
Alternativt kan du slå ut en hel rad for å vise fullførelsen. Deretter lagrer du med et nytt navn eller en dato, og send til deltakerne til alle elementer er ferdig.
Hvis det ikke var noen handlingsposter fra møtet, kan du fortsatt bruke denne malen til å oppgi en sammendrag. Fyll ut tabellen med de riktige detaljene, og deretter under Deadline, skriv inn en indikator om at den ble fullført eller ikke aktuelt.
Hvis du liker denne malen, kan du laste den ned fra Template Lab-møtemålsiden. Deretter ruller du ned til Møtemøte 17 for å laste ned denne malen.
Gjør møtet til en suksess
Bedriftsmaler kan være nyttige De beste forretningsplanmaler De beste forretningsplanmaler Hver bedrift trenger en plan. Disse malene gjør det enkelt å skrive forretningsplanen din. En smart struktur, veiledende spørsmål og en smart design vil gi deg en start i din nye karriere. Les mer og for møter kan de være tidsbesparende. Ditt sinn bør være på mål og innhold i møtet, ikke å skape dokumenter. Så for ditt neste møte, sjekk ut disse praktiske maler for et godt utført utfall.
Hvis du har ytterligere forslag til å organisere møter som du vil dele, vennligst kommenter nedenfor!
Image Credits: Rawpixel.com/Shutterstock